8.1. Документация – основной прием регистрации хозяйственных процессов

Документация – это регистрация (фиксация) фактов хозяйственных процессов в соответствующих документах, подтверждающих их достоверность.

Документ (от лат. – доказательство, свидетельство) – это письменное удостоверение о фактическом хозяйственном процессе и его результатах.

Наиболее полное и обстоятельное определение документа дал Я.В. Соколов: «Документ – есть закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен» [50, с. 174].

Первичные учетные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа, код формы;

• наименование организации, составляющей данный документ;

• дата составления документа;

• содержание факта хозяйственного процесса (операции);

• количественная (в натуральном измерителе) и (или) стоимостная оценка (в денежном измерителе);

• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственного процесса и за правильность его оформления;

• личные подписи указанных лиц с их расшифровкой.

В зависимости от характера хозяйственной операции в этих документах могут быть и дополнительные реквизиты.

Основные требования к форме и содержанию первичных учетных документов, их составлению, обработке и хранению содержатся в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и других законодательных актах. Как правило, используются типовые формы бланков документов, содержащиеся в специальных альбомах. Составление их может быть ручным и автоматизированным способом на бумажном и машинном носителях. Они должны оформляться своевременно, достоверно отражать хозяйственную операцию, разборчиво и без подчисток, неоговоренных исправлений, которые могут допускаться в некоторых документах, кроме банковских и кассовых.

При исправлениях зачеркивается неправильная запись одной тонкой чертой, чтобы можно было ее прочесть, и сверху надписывается правильная запись (текст или сумма) с оговоркой «Исправлено» и подписью лиц, подписывающих этот документ.

Некоторые формы первичных документов по действующему законодательству относятся к бланкам строгой отчетности, имеющим свои номера и серии, например товарно-транспортная накладная, приходные кассовые ордера. Они хранятся в сейфе и учитываются в приходно-расходной книге типовой формы, пронумерованной, скрепленной печатью и подписанной руководителем и главным бухгалтером.

Первичные учетные документы, являясь основным приемом первой стадии методики бухгалтерского учета (регистрации) и имеющие юридическую силу, используются также для контроля: сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и других видов хозяйственных средств, количества и качества труда работников организации, законности хозяйственных операций, за работой данной организации со стороны налоговых инспекций, вышестоящих организаций, банков, аудиторских служб, судебных органов.