9.1. Учетные регистры, их сущность, назначение и классификация

Зарегистрированное содержание хозяйственных операций в первичных учетных документах в натуральных и стоимостных измерителях подвергается бухгалтерской обработке в учетных регистрах.

Учетные регистры – это специальные таблицы, предназначенные для накопления, группировки и систематизации стоимости хозяйственных средств и их источников в результате свершившихся хозяйственных операций.

Для рационального выполнения своих функций и правильного применения учетные регистры классифицируются по следующим признакам:

по назначению или способу отражения хозяйственных операций:

• хронологические – записи производятся последовательно по времени совершения хозяйственных операций (журнал регистрации хозяйственных операций, кассовая книга и т. п.);

• систематические – записи стоимости хозяйственных операций производятся на счетах бухгалтерского учета по методу двойной записи (бухгалтерской проводки) (главная книга счетов, в которой записываются обороты по всем синтетическим счетам, журналы-ордера);

• комбинированные – совмещаются хронологические и систематические записи (кассовая книга, в которой ежедневные записи операции одновременно систематизируются по дебету и кредиту счета 50 «Касса»);

по детализации отражения учетной информации:

• аналитические – информация аналитических счетов (карточек складского учета материальных ценностей, лицевых счетов работников организаций);

• синтетические – информация синтетических счетов (Главная книга счетов, журналы-ордера);

• комбинированные – информация аналитических и синтетических счетов (журнал-ордер № 6 по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», в котором по строкам производятся аналитические записи в разрезе поставщиков, а по графам и итоговым строкам – синтетические записи);

по внешней форме:

• бухгалтерские книги – сброшюрованные учетные таблицы, пронумерованные и скрепленные печатью и подписью (Главная книга счетов, кассовая книга);

• свободные листы – учетные таблицы различных форматов (накопительные ведомости, журналы-ордера);

• карточки – такие же учетные таблицы, но изготовленные из плотной бумаги в основном небольшого формата, которые хранятся в специальных картотеках (карточки по учету материалов; для обеспечения их сохранности они регистрируются в специальном реестре (описи) под своим порядковым номером);

• машинограммы – те же свободные учетные таблицы, полученные при обработке первичных документов на ПЭВМ;

• по строению:

• односторонние (кассовая книга);

• двухсторонние (бухгалтерский баланс, где на одной стороне (или в начале) отражаются активы, а на второй стороне (или после активов) – их источники образования (пассивы));

• многографные (журналы-ордера, в которых много граф отводится для дебетовых оборотов и одна для кредитовых, и наоборот);

• шахматной формы (матричной) – это регистры, в которых на пересечении строк и граф (по типу шахматной доски) одна запись имеет одинаковое значение и для определенной строки и для определенной графы, например журнал-ордер;

• линейной (линейно-позиционной) формы – это регистры для записей с ориентацией только по строкам, например оборотно-сальдовая ведомость.

Рассмотренная классификация учетных регистров показана на рис. 9.1.

Рис. 9.1. Классификация учетных регистров

Классифицируют учетные регистры еще и по другим признакам:

• по материальной основе или виду носителя информации: бумажные и безбумажные (в памяти компьютеров или отображения их на дисплее), а также сохраненные на разнообразных электронных носителях информации (дисках, флеш-картах и т. п.);

• по продолжительности ведения записей: годовые, квартальные, месячные;

• по способам ведения на них записей: машинным (автоматизированным) и ручным способами;

• по степени унификации: типовые ведомственные (отраслевые) и типовые межведомственные, а также специализированные для отражения нетиповых, свойственных только для данной организации хозяйственных операций.

Унификация учетных регистров, так же как первичных документов, имеет большое значение для рациональной организации бухгалтерского учета и создания эффективной единой государственной системы сбора и обработки экономической информации. Важным при этом условием является увязка национальных стандартов бухгалтерского учета с международными стандартами бухгалтерского учета, в том числе с общеевропейскими актами, директивами.