Бесценное время руководителя

Умение эффективно распоряжаться своим временем – главная ценность, которой может научиться руководитель детского клуба. Масса рабочих вопросов, семья, беспрестанные думы о развитии бизнеса – так протекает жизнь любого владельца детского центра. Свободного времени не остается ни на что. Не успеешь оглянуться – опять Новый год, в клубе нужно ставить елку, заниматься подготовкой сценария, закупкой подарков, украшением территории. Время летит быстро и незаметно, груз невыполненных дел никуда не исчезает, притом что вы заняты с утра до вечера и успеваете решить огромное количество вопросов. Чем же это вызвано?

Во-первых, проблема заключается в том, что у руководителя детского клуба действительно очень много разной работы. Даже если вы не выполняете функции администратора клуба и не ведете занятия, список дел огромен. Подчиненным кажется, что управление клубом не требует особых усилий: вложил деньги – и получай прибыль. И только руководитель может понять руководителя.

Во-вторых, в большинстве случаев мы не умеем управлять своим временем. Ощущение груза неосуществленных дел возникает не случайно. Выполняя много мелкой работы, вы не успеваете решать какие-то очень важные вопросы.

Хорошо помню, как я работала в первый год после открытия детского клуба. Утром я отвозила на машине четырехлетнюю дочь в детский сад и ехала в клуб вести занятия. После утренних занятий я занимала удобное место администратора за красивым оранжевым столом. Ближе к пяти вечера я бежала в сад за Ясей, оставив в клубе клиентов. Мы возвращались в клуб и были там почти до девяти вечера, то есть пока не уходил последний клиент. Потом мы ехали с Ясей пять километров на машине, медленно поднимались на третий этаж, ужинали… и я усаживалась к компьютеру, чтобы написать к следующему дню шесть конспектов для всех групп. Семья спала, я перетаскивала эмфэушник на кухню, ставила его на диван, ксерокопировала пособия и ламинировала их здесь же на полу. Засыпала я далеко за полночь. Утром вставала невыспавшаяся, с красными глазами, и все начиналось заново.

Мне особенно запомнилась подготовка к утренникам Нового 2009 года. Мы с двумя педагогами разрабатывали сценарий, задерживаясь в клубе до 11 вечера. Мой маленький ребенок со мной, участвует во всем по-детски искренне. До праздников остается два дня, работа кипит, ведь надо все украсить, отрепетировать сценарий, упаковать подарки для детей. И в этот момент возникает новая идея с развитием сюжета новогодней сказки – мы будем катать снежки! Срочно понадобился большой кусок картона, который нужно было обклеить фольгой, чтобы получилась настоящая ледяная горка. Мы отправили мужей искать картон в ночные магазины, а сами продолжали готовиться к празднику. Четырехлетняя Яся опять со мной, поскольку няни нет, а бабушки живут далеко. Мы закончили работу в час ночи. Дочь пыталась уснуть на коврике, на диване, на ледяной горке, но так и не смогла…

У меня до сих пор есть чувство вины перед собственным ребенком за то, что своим неуемным желанием работать и неумением правильно распределить время я нарушала все режимы, нанося ущерб ее здоровью. А бесконечные дни за компьютером, когда ты не видишь свою семью? Все это происходит из-за того, что ты не можешь расставить приоритеты и разграничить дела по степени важности.

Поэтому, если вы хотите стать успешным владельцем детского клуба, надо научиться контролировать свое время. И тогда вам не придется откладывать важные дела на потом, оправдывать свою апатию, делать все и сразу, не высыпаться и переживать из-за того, что вы плохо выглядите.

Для начала необходимо выработать навык планирования своих дел. Об их распределении в течение года мы поговорим в следующем разделе «Планирование работы на год». Сейчас ваша задача – научиться составлять список дел и заносить их в свой ежедневник. Даже если вы считаете, что обладаете замечательной памятью и способны держать все вопросы в голове, ежедневник все равно понадобится, поскольку дела следует планировать не только на завтрашний день, но и забегая далеко вперед. Психологами давно доказано, что кратковременная память человека не позволяет хранить в уме информацию, включающую более семи элементов (в данном случае дел). Как только дел становится больше, часть из них забывается или вытесняется другими. Наверняка у вас тоже бывало, что вы весь день помнили о каком-то важном вопросе и были уверены, что не забудете о нем, но потом все-таки забыли. Вместо бумажного ежедневника, конечно, можно использовать телефон, но психологи считают, что самый обычный датированный ежедневник лучше подходит для формирования привычки планировать свое время.

С ежедневником нужно уметь работать. Это целая наука. Нельзя просто заносить список дел на страницу с соответствующей датой, а потом вычеркивать выполненное. Список дел следует подвергнуть анализу, чтобы определить, какие из них важные, а какие – второстепенные.

Существует ряд правил тайм-менеджмента, которые необходимо соблюдать, чтобы справиться со всеми делами.

Формулируйте задачу в ежедневнике так, чтобы был понятен желаемый результат. Например, перед праздником нужно упаковать подарки для детей. Вы можете записать в ежедневнике: «Упаковка подарков», подразумевая, что будут назначены ответственные за это дело. Однако из такой формулировки вытекают еще две задачи: определиться с сотрудниками, которые будут выполнять поручение, и известить их об этом. Скорее всего, вы уже знаете, кто будет осуществлять упаковку подарков. Поэтому запись в ежедневнике нужно конкретизировать: «Ивановой А. А., Петровой Ю. Ю. – упаковка подарков». Вот еще один пример из моей практики работы администратором. У нас сломался доводчик. Я пишу в ежедневнике: «Позвонить в ТСЖ». Позвонила. У них не было специалистов, которые бы могли отремонтировать доводчик. Выполнила ли я запланированное дело? Да. Ведь задача стояла – позвонить. Доводчик отремонтирован? Нет. То есть желаемый результат не получен.

Разделяйте все задачи на «гибкие» и «жесткие». «Жесткие» задачи привязаны к определенному времени. Например, в последнюю среду месяца в 19:00 у вас открытая линия – время, когда вы находитесь в клубе и принимаете от клиентов вопросы и предложения. Иными словами, вы обязаны быть в клубе именно в это время. «Гибкую» задачу можно выполнить в течение дня, неважно – утром или вечером. Например, вы указываете в списке дел: «Провести ревизию аптечки». Сделаете вы это утром, днем или вечером, значения не имеет. Психологи советуют разделять эти задачи в ежедневнике. Одни можно записывать в левой части страницы, а другие – в правой.

Научитесь определять примерное время, необходимое для выполнения задач. Плохо, когда к концу дня оказывается, что ты не осуществил и половины запланированных дел, так как время тратилось на пробки, проверку уроков у собственного ребенка и т. п. Поэтому при формировании списка дел нужно предусматривать время на дорогу, подготовку к выполнению задачи и др. Обязательно оставляйте «окна», которые станут запасом времени на непредвиденные случаи. На первом этапе указывайте в ежедневнике предполагаемое время решения вопроса. Например: «Провести собрание в клубе – 2 часа». На само собрание уйдет меньше времени, но ведь вам еще нужно пообщаться с сотрудниками, ответить на их вопросы, обсудить какие-то проблемы.

Делите все задачи на крупные, которые надо выполнять по частям (так называемые «слоны»), и мелкие, но неприятные («лягушки»). К «слонам» я отношу написание методических разработок, текстов для сайта. Вообще, работа над сайтом – это самый настоящий «слон». Здесь можно работать беспрестанно. «Лягушкой» для меня является подписывание вороха бухгалтерских документов, когда они лежат толстыми пачками на буфете. Приходишь в клуб, смотришь на них… и хочется заняться чем-то другим. Может, завтра их подписать? Но и завтра ведь не захочется. Это подлинная «лягушка». Психологи советуют как можно быстрее избавляться от «лягушек». Зная об этом правиле, я вздыхаю, беру красивую ручку, усаживаюсь поудобнее и подписываю один документ за другим, не отрываясь. Именно несделанные «лягушки» способны испортить настроение на целый день. К «лягушкам» относятся и неприятные звонки или разговоры с сотрудниками, когда вам нужно отказать им в какой-то просьбе.

Выстраивайте порядок выполнения важных и менее важных дел. Начинать следует с «лягушек», а потом приниматься за осуществление самого важного дела на сегодняшний день. Скажем, вам нужно просмотреть присланное арендодателем приложение к договору аренды, сделать СМС-рассылку клиентам об акции, позвонить в клуб и сказать, что не можете отпустить педагога в субботу на дачу, так как нет замены, и проверить электронную почту. Что вы сделаете в первую очередь? «Лягушка» – это звонок в клуб с отказом педагогу. Затем вам необходимо выполнить рассылку клиентам, потому что письма должны прийти в определенное время, а не поздно вечером. Потом вы работаете с приложением к договору. И только в последнюю очередь просматриваете электронную почту.

Делегируйте, то есть поручайте, решение тех или иных задач другому лицу. Дел много, и успеть все невозможно. Умение делегировать имеет огромное значение для высвобождения времени руководителя детского клуба. Например, уборщица попросила приобрести средство для чистки кранов. Вы можете пойти и купить его сами, можете выдать деньги авансом уборщице или администратору. А можете позвонить бухгалтеру и сказать, чтобы она выдала деньги и сама все учла. Вашему администратору вполне по силам составить список закупок расходных материалов на следующий месяц: картриджей для принтера, стаканчиков для кулера, салфеток, туалетной бумаги. Перепоручая кому-либо решение задачи, обязательно записывайте в ежедневнике, что и кому вы делегировали.

Не откладывайте важные дела на потом. Мне очень нравится новое крылатое выражение на основе известнейшего высказывания Б. Франклина: «Не откладывай на сегодня то, что можно сделать сейчас». Лень очень тормозит нас, и часто, откладывая выполнение действительно важных дел, вы занимаетесь мелкими и ненужными. Времени на решение существенных задач остается все меньше, и вы переходите в режим аврала, вгоняя себя в стрессовое состояние.

При выполнении важных дел исключите отвлекающие моменты. Это одно из самых важных правил. Многие успешные бизнесмены при работе в Интернете отключают бегущие строки или всплывающие окна, не пользуются СМС-оповещением о поступивших на электронную почту письмах и т. п. Пока я писала данную главу, на не отключенный вовремя телефон мне позвонило пять человек с разными просьбами: помочь выбрать подходящее название для детского центра, приехать посмотреть помещение, купить фермерские продукты и т. д. Каждый раз я отвлекалась на разговор, потом заново пыталась сформулировать мысль, на которой меня прервали. Сегодня я нарушила правило, которое нарушать не стоит. Такие отвлекающие факторы съедают массу драгоценного времени, и намеченное дело остается невыполненным, его приходится переносить на следующий день, а ведь на завтра уже сформирован список других дел.

Придерживаясь этих простых правил при выполнении разнообразной работы руководителя детского клуба, в том числе не самой приятной, вы избавитесь от тяжкого груза стрессов и станете успевать больше, чем раньше. При этом появится время для собственной семьи. Ведь можно жить по обстоятельствам, ничего не успевать, а можно планировать успех, работать в удовольствие и полноценно отдыхать!