ЭТАП 8: СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТА ПРОЕКТА (BUDGET AND FINANCING)

ЭТАП 8: СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТА ПРОЕКТА (BUDGET AND FINANCING)

КАК ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ БЮДЖЕТ?

Фактически, мы уже начали составлять бюджет нашего проекта в процессе заполнения логико-структурной схемы – на этапе разбиения действий на задачи (мероприятия) и указания напротив каждого из них списка необходимых ресурсов, в том числе и указания их стоимости. Однако, как правило, для принятия решения по проекту требуется разработка отдельного документа – бюджета проекта, в котором все планируемые действия оценены в денежном выражении.

Сначала давайте определим, что нам НЕ надо делать при составлении такого документа. При этом нельзя не упомянуть о существующих традиционных заблуждениях, касающихся бюджета проекта:

• Бюджет – это НЕ список расходов. Если говорить о составлении бюджета с точки зрения обычного бухгалтера, в нем должны присутствовать как минимум четыре цифры: остаток средств на начало проекта (баланс открытия), доходы, расходы и планируемый остаток на конец проекта (баланс закрытия). И если остатки в большинстве случаев равняются нулю, то про доходную часть бюджета почему-то часто забывают.

• Бюджет – это НЕ список расходов, которые планируется покрыть из средств донора, для которого мы пишем заявку. Если донор серьезно относится к принятию решения по проекту, то его наверняка заинтересует наличие других источников финансирования. Иными словами, его будет интересовать общая картина бюджета проекта, а затем – место в этой картине его ресурсов.

На первый взгляд этот фактор кажется несущественным, однако на практике предоставление комплексного бюджета проекта дает вам следующие преимущества:

1. Демонстрирует партнеру серьезность ваших намерений, еще раз подчеркивает продуманность концепции проекта.

2. Показывает прозрачность вашей работы, отсутствие в проекте «двойного финансирования» и прочих нарушений.

3. Наличие нескольких источников финансирования доказывает серьезность вашего подхода к осуществлению проекта: если вам удалось найти несколько партнеров для поддержки проекта, это значит, что вы фактически уже получили несколько рекомендаций, и не словах, а на деле.

Формат представления бюджета проекта у каждого донора, как правило, свой: от простого перечисления бюджетных линий до сложных систем управленческого учета, с четкой иерархией статей расходов, их классификацией, мультивалютным учетом и т.п. В последнее время для разработки бюджета крупные донорские организации предоставляют свою собственную компьютерную программу, в которую необходимо внести данные бюджета в соответствии с внутренней классификацией донора.

Мы же в этом руководстве остановимся на универсальном формате бюджета, предоставления которого будет достаточно для большинства доноров, если, конечно, у них нет своего формата заявок (информацию о требуемом формате надо получить до того, как вы отправите составленную «не по правилам» заявку).

Итак, приступим.

• Сначала возьмем список действий и заданий (мероприятий), составленный при прохождении предыдущего этапа, вместе со списком ресурсов (материальных, человеческих, финансовых), необходимых для осуществления этого действия (задачи, мероприятия).

• Затем разделим все ресурсы, с которыми мы будем работать, на финансовые и нефинансовые вложения.

– Финансовые вложения – это те ресурсы, которые вы получаете в виде денег (наличные или безналичные перечисления средств в адрес вашей организации), а нефинансовые – вклады в виде имущества, времени, суммы скидок при покупке того или иного оборудования и материалов и т.п. Строго говоря, нефинансовые ресурсы также имеют стоимость, выраженную в деньгах, и мы ее будем указывать в бюджете. Однако, поскольку они предоставляются в проект в нефинансовом виде, вы не можете подтвердить факт финансовых расходов. То есть, у вас не будет счета, чека и других документов о переводе денег. Вместо этого у вас будет акт передачи или дарения имущества, указание суммы скидки на товары или услуги в договоре, выписка из книги учета основных средств о наличии в организации того или иного имущества и другие документы нефинансового характера.

– Нефинансовые вложения важно указывать в бюджете, поскольку они также используются в работе над проектом. Тем самым вы показываете, что «про них не забыли». Еще одним поводом для указания нефинансовых вкладов является тот факт, что большинство доноров требуют участия собственных средств организации в финансировании проекта, которые, как правило, ограничены (особенно в некоммерческих организациях). Указывая нефинансовые вложения, вы показываете свой вклад в проект – имуществом, временем работы волонтеров и т.д.

• В итоге бюджет можно будет представить в виде следующей таблицы:

Таблица 8. Бюджет проекта

– В колонке 1 мы указываем номер статьи бюджета, в колонке 2 – наименование статьи (на что конкретно будут потрачены средства).

– Между столбцами 3 и 5 может быть несколько столбцов соответственно количеству внешних источников (доноров или партнеров) финансового вклада в проект, а может – ни одного (исчезает столбец 4). Аналогично со столбцами 6 и 7 может быть несколько доноров, вносящих нефинансовый вклад в проект.

– Далее мы рекомендуем указать общую сумму в колонке 8 «Итого», ее вы возьмете из логико-структурной схемы.

• После этого надо определить источник для каждого из ресурсов данной бюджетной линии: какая часть будет получена в виде нефинансового вклада, какая

– в виде денег, что будет взято из собственных средств, а что вы попросите у донора. Тогда в одной или нескольких колонках появятся цифры, сумма которых должна составить сумму «Итого», указанную в колонке 8.

• Продолжая заполнять таблицу таким способом, вы перенесете в нее все расходы. В конце вы проставите сумму «Итого» по столбцам 3-7 и получите сумму, которую вкладывает каждый из источников в финансовом или нефинансовом виде, а также сумму, которую вы намереваетесь попросить у донора (колонка 3).

В результате получится простая и наглядная таблица, по которой любой заинтересованный человек сможет определить, на что пойдут деньги донора (колонка 3), сколько стоит каждый из ресурсов (колонка 8), кто еще «скидывается» на этот проект

– цифры в колонках 4-7. При этом он легко оценит свой собственный вклад в проект относительно общей суммы по колонке 3, и общую стоимость проекта – цифру в колонке 8, а также вклад других партнеров – колонки 4-7.