РАБОТА С КАРТОЧКАМИ: ТЕХНИКА ВИЗУАЛИЗАЦИИ

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ: ТЕХНИКА ВИЗУАЛИЗАЦИИ

Теперь немного поговорим о том, как с наибольшей пользой организовать групповую работу при разработке проекта.

Как правило, проведение аналитической фазы связано с обсуждением («мозговым штурмом», «brainstorming»). Обсуждается какая-то проблема, ее формулировка, пути решения, заинтересованные стороны, а также множество других нюансов. Само понятие «обсуждения» предполагает, что имеется несколько (или много) участников, которые объединяются в группу (или несколько групп). Если ведущий такого мероприятия попытается конспектировать все, что будет высказано его участниками, но при этом последние не смогут иметь перед глазами этот конспект, то очень вероятно, что обсуждение вообще зайдет в тупик либо результаты будет тяжело воспроизвести впоследствии.

Для иллюстрации происходящего можно использовать компьютер и проектор, конспектируя высказывания и сразу выставляя их на всеобщее обозрение. Но этот способ не очень нагляден: документ, ввиду своих размеров, не будет весь присутствовать на экране. К тому же эти инструменты проведения обсуждения достаточно дороги и не всегда доступны. Можно писать на доске или на большом листе бумаги, но этот способ не очень динамичен: записи трудно или невозможно корректировать. Наиболее часто при проведении трех этапов, входящих в аналитическую фазу ЛСП (см. следующую главу), используется метод работы с цветными карточками. (Метод «Ведение совещаний» – «ModerationMethod®», зарегистрированный под одноименной торговой маркой, также известный как Метод «Метаплан» – «Metaplan Technique®»). Он отличается динамичностью, очень нагляден, дает возможность всем участникам с легкостью принимать участие в процессе обсуждения.

Этот метод заключается в том, что основные факты, предположения, мнения сразу же после их высказывания участником кратко и ясно формулируются и записываются на разноцветных карточках.

Цвет карточки увязывается с ее содержанием: например, проблемы записываются на красных, цели – на зеленых и т.д.

Карточки крепятся (магнитами, иголками, липкой лентой) на стенах, доске, могут раскладываться на полу, в общем, размещаются на поверхности, которая хорошо видна всем участникам обсуждения. В ходе дискуссии записываемые высказывания могут корректироваться, заменяться на уточняющие либо обобщающие, карточки могут удаляться либо группироваться по определенным признакам в зависимости от обсуждаемой проблемы. После окончания обсуждения прорисовываются связи между проблемами, фактами, высказываниями, изложенными на оставшихся карточках.

В целом дискуссия становится более открытой, исчезает недопонимание между участниками, легче достичь поставленной цели – ведь «все участники видят все»!

Этот прием незаменим при прохождении таких этапов ЛСП, как построение дерева проблем и дерева целей. Также, если вам необходимо будет провести SWOT либо PEST-анализ, вы оцените удобство описанного метода визуализации, (Эти виды анализа, как правило, применяются при разработке проектов стратегического планирования или организационного развития, поэтому мы не рассматривали их в настоящем руководстве. Информацию об этих видах анализа и методологии их проведения вы легко найдете в документах, указанных в приведенном списке литературы, в Интернете либо в библиотеке.)

Приведенный в разделе «Строим схему анализа заинтересованные сторон» Рисунок 2 демонстрирует то, как может выглядеть лишенная наглядности схема анализа заинтересованные сторон.

В заключение этого раздела приведем несколько рекомендаций, которые сделают работу с карточками более эффективной и менее сумбурной:

1. На карточке должно быть сформулировано только одно утверждение. Если вы хотите высказать два либо более утверждений, возьмите несколько карточек.

2. Формулировки должны быть четкими и недвусмысленными. Придерживайтесь фактов.

3. Надписи на карточках должны быть крупными, видимыми издалека, сделанными маркером (а не шариковой ручкой и тем более не карандашом), желательно избегать непонятных сокращений.

4. Не допускайте слишком общих утверждений. Все высказывания должны иметь непосредственное отношение к обсуждаемой проблеме.

5. Карточки могут заменяться, удаляться, формулировки – уточняться. Окончательная формулировка или удаление карточки производится только с согласия всех участников.

6. Цвет карточки должен быть логически увязан с содержанием: проблемы записываем на красных карточках, цели – на зеленых и т.п.

7. Не стоит выделять цветом высказывания отдельного участника.

Практичней всего крепить карточки на листе бумаги. Когда потребуется создание новой схемы или диаграммы, можно просто взять следующий лист, прикрепив первый к стене. В процессе анализа часто придется обращаться к ранее составленным из карточек схемам, поэтому желательно не «разрушать» их до завершения анализа, а если это не представляется возможным, вести своеобразный протокол: можно фотографировать диаграммы с помощью цифрового фотоаппарата в процессе разработки -до прорисовки связей, после прорисовки, на разных стадиях корректирования. Имеющийся материал впоследствии поможет восстановить процесс работы и его логику.