Первые пять шагов холакратии

Итак, вы прошли базовое обучение или пригласили квалифицированного консультанта и теперь готовы приступить к делу. Вот в каком порядке начинать переход на холакратию.

1. Принять конституцию холакратии.

2. Создать общедоступную систему для протоколов управленческого процесса.

3. Определить первичную структуру.

4. Провести первые управленческие собрания и выборы.

5. Запланировать регулярные тактические и управленческие собрания.

1. Принять конституцию холакратии

Чтобы ваша организация, команда или отдел перешли на холакратию как новую структуру власти, прежде всего нужно, чтобы формальный руководитель безоговорочно уступил свою власть «правилам игры», зафиксированным в конституции холакратии. Первый шаг в практике холакратии – это ратификация конституции прежними обладателями власти, которые признают этот документ центром власти в организации.

Кто будет ратифицировать конституцию, обусловлено существующей структурой власти в организации, и возможны разные варианты в зависимости от того, в какой степени вы намерены развернуть холакратию. Если переход осуществляется в масштабах организации, конституция принимается формальным решением совета директоров или же приказом генерального директора. Мы обычно рекомендуем второй вариант, чтобы избежать лишних сложностей на начальном этапе. Если на холакратию переходит часть организации, то конституцию ратифицирует руководитель этого подразделения, при условии что он уполномочен определять, как структурируется и осуществляется деятельность этого подразделения. Конституцию также может ратифицировать консенсус или демократическое голосование, если именно такова формальная структура власти в вашей организации, однако если вы таким способом только пытаетесь добиться поддержки в обход формальной структуры, то проблем вам не избежать.

Какой бы путь, соответствующий контексту вашей деятельности, вы ни избрали, главное – принятие конституции должно быть формальным и прозрачным. Осуществите его письменно. Генеральный директор может взять за образец декларацию принятия конституции на странице holacracy.org/constitution, подписать и довести до публичного сведения. Все должны знать, что текущий руководитель формально сложил с себя полномочия. За руководителем остается право в любой момент «перейти обратно», отказаться от холакратии и вернуться к прежней системе управления, но до этого его решения не могут противоречить конкретным конституционным правилам. Это критически важно. Чтобы холакратия реализовала свой потенциал, тот, кто осуществляет переход на эту систему, должен согласиться следовать ее правилам и признавать их верховенство, оставляя за собой только возможность «выдернуть вилку из розетки».

То, как и на каком уровне вы принимаете конституцию, определяет «якорный круг» для вашей холакратической организации. Якорный круг – это самый большой круг в новой структуре, целиком содержащий всю деятельность, которая управляется конституцией холакратии. Цель этого круга определяется как цель всей организации (или переходящей на холакратию ее части), а ее доменом автоматически считается вся собственность организации и все, что она уполномочена контролировать. Если вы принимаете конституцию приказом генерального директора, как обычно мы рекомендуем для начала, то ваш якорный круг по составу и задачам будет близок вашей прежней руководящей команде; часто его называют кругом «общая деятельность компании» (ОДК).

Конституция холакратии также может быть формально принята советом директоров или его эквивалентом и применяться для управления этим советом; в этом случае совет директоров становится якорным кругом и к нему применяются некоторые особые правила. О холакратических советах директоров мы поговорим ниже. Конституция также может быть учтена в уставе, что еще более глубоко встроит холакратию в базовую структуру власти организации. Я не рекомендую этот вариант для организаций, только начинающих свой путь в холакратии, и не советую менять устав организации без консультации с юридическими специалистами.

Независимо от способа принятия конституции вам потребуется прояснить цель организации и определить ее якорный круг, и выполнять эту задачу будет лид-линк якорного круга. Точнее, лид-линк якорного круга отвечает за «выявление и прояснение самого глубинного творческого потенциала, который организация наилучшим образом приспособлена последовательно реализовывать в мире, учитывая все действующие на нее ограничения и все, что ей доступно для этой цели, включая историю, текущие возможности, доступные ресурсы, партнеров, дух, культуру, бизнес-структуру, бренд, степень информированности на рынке и все прочие применимые ресурсы и факторы». Это формальное конституционное определение цели организации. Прежде чем вы продолжите развертывание холакратии, убедитесь, что якорный круг определил хотя бы первичную цель. Не старайтесь сразу «идеально» ее сформулировать – цель всегда можно изменить или скорректировать в дальнейшем, когда появятся напряжения, связанные с текущей формулировкой, и обусловят потребность в повышении ясности.

2. Создать общедоступную систему для протоколов управленческого процесса

Чтобы применять холакратию на практике, вам потребуется пространство для хранения актуальной управленческой (о кругах, ролях и обязанностях) и ключевой оперативной (о метриках, чек-листах и проектах) информации. Из этих протоколов сотрудники будут узнавать об ожиданиях и полномочиях каждой роли; если вы правильно пользуетесь холакратией, каждый сотрудник будет регулярно, вплоть до нескольких раз в день, обращаться к ним.

Критически важно выбрать правильную систему для хранения протоколов. Вся структура власти пострадает, если управленческие протоколы не будут ясными и легкодоступными. В некоторых компаниях пытаются перепрофилировать для этой цели приложение для управления проектами. Это может сработать, но большинство проектных приложений не приспособлены для хранения холакратических управленческих протоколов. Другие компании используют вики-решения или другие подобные варианты, и это уже более эффективно, особенно если удалось приспособить структуру, поля и разрешения на редактирование для отображения управленческих данных. Наконец, можно использовать уже упоминавшееся веб-приложение GlassFrog, специально разработанное HolacracyOne для поддержки внедрения, хранения протоколов и содействия практическому применению холакратии.

3. Определить первичную структуру

После того как вы ратифицировали конституцию холакратии и выработали систему для хранения управленческих протоколов и ключевых оперативных данных, вы готовы к определению первичной структуры – стартового набора определений кругов и ролей. Помните, что это именно первичная, начальная структура. Холакратия – это живая система, которая способствует эволюционному развитию организационной структуры, так что ваша первичная структура будет меняться на каждом управленческом собрании. Организационная структура наших клиентов через год после перехода на холакратию обычно не имеет почти ничего общего с их первичной структурой. Так происходит практически во всех холакратических организациях, даже небольших. Поэтому не старайтесь изначально продумать идеальную структуру – главное, чтобы было, с чего начать. Лид-линк якорного круга уполномочен определить стартовую структуру, а лид-линки всех внутренних кругов могут далее скорректировать ее в пределах своего круга до (исключительно до) первого управленческого собрания.

Типичный подход к созданию первичной структуры – назначить кругами существующие отделы или команды, а затем определить в каждом круге базовые роли, отражающие деятельность, которой они очевидно занимаются. Здесь есть одна опасность: необходимо определять первичную структуру на основании того, что действительно существует и какая работа действительно выполняется, а не ваших представлений о том, какие структуры должны существовать и какую работу выполнять. Не умничайте. Ваша цель – обеспечить каждому участнику организации хотя бы одну роль с целью или хотя бы одной обязанностью и сгруппировать эти роли в более или менее пристойные первичные круги. Придерживайтесь того, что уже есть, и не старайтесь ничего довести до совершенства.

Еще одно предупреждение для малых организаций (численностью сотрудников менее 10 человек): у вас может быть много ролей, но круг, скорее всего, только один. Если вам кажется, что кругов у вас несколько, имейте в виду, что каждый из них на самом деле может быть всего лишь ролью в общем круге ОДК, которая взаимодействует с другими ролями в этом круге. В более крупных организациях на это тоже следует обратить внимание: не следует задавать круг, когда его можно определить как роль, взаимодействующую с другими ролями (в том числе в других кругах). Часто можно увидеть, как молодая организация определяет слишком много кругов, потому что новички в холакратии зачастую думают, что круг нужен всегда, когда несколько человек работают вместе. Помните, что круг – это не «работа вместе», а одна функция (например, «маркетинг»), подразделяемая на несколько функций («блоги», «реклама», «мероприятия»), которые могут выполнять разные люди.

Определив первичную структуру, лид-линк якорного круга назначает сотрудников на различные роли в якорном круге, в том числе определяя лид-линка для каждого из подкругов; эти лид-линки, в свою очередь, делают то же самое для своих кругов. Теперь можно перейти к следующему этапу – первым управленческим собраниям и выборам.

4. Провести первые управленческие собрания и выборы

Обычно управленческие собрания назначает избранный секретарь круга, но, пока в круге не прошли выборы, запланировать первое управленческое собрание должен лид-линк каждого круга. Лид-линк может по умолчанию выступить фасилитатором этого собрания или же поручить это кому-то другому, в том числе внешнему консультанту/фасилитатору или прошедшему обучение на фасилитатора сотруднику компании, даже если он не входит в этот круг.

На первом управленческом собрании лид-линк должен поставить в повестку дня пункт «выборы секретаря и реп-линка». Лид-линк может также предложить выбрать фасилитатора, хотя в случае, если круг располагает более опытным или обученным внешним фасилитатором, обычно рекомендуется отложить выборы внутреннего фасилитатора до тех пор, пока участники круга не освоятся с правилами игры и процессом фасилитации. На первом собрании воспользуйтесь интегративным процессом выборов (он подробно описан в конституции), чтобы назначить людей на выборные роли. Теперь ваш круг готов к практическому применению холакратии.

5. Запланировать регулярные тактические и управленческие собрания

Секретарь каждого круга теперь должен назначить периодические тактические и управленческие собрания для своего круга. Как правило, тактические собрания проводятся еженедельно или один раз в две недели, а управленческие собрания – один раз в две недели или ежемесячно; на начальной стадии лучше проводить их чаще, чем реже.

Этот шаг кажется очевидным, но потенциальным практикам холакратии рекомендуется обратить на него пристальное внимание. Мой опыт показывает, что главным образом холакратию не удается внедрить потому, что компания просто не планирует или не проводит ключевые собрания. Инерция – мощная сила, и когда команда привыкла совещаться и принимать решения старым способом, очень легко отойти от новых холакратических методик и скатиться к прежним и привычным. Перестройка привычек и перенаправление силы инерции возможно только с опытом регулярных холакратических тактических и управленческих собраний… а для этого нужно, чтобы каждый секретарь регулярно и постоянно назначал такие собрания.

Если вы выполните эти шаги, то при помощи хорошей фасилитации скоро выйдете на путь работы в новой холакратической парадигме и структуре власти. Не беспокойтесь, если поначалу система кажется вам некомфортной, медленной и громоздкой, – это нормально, более того, если вы не испытываете дискомфорта, скорее всего, вы что-то делаете неправильно. Это похоже на ощущения от перехода на новую версию операционной системы на компьютере: у вас уйдет какое-то время на то, чтобы освоить новый интерфейс и функционал, но когда вы с ними свыкнетесь, то оцените, насколько быстрее и лучше теперь выполняются задачи. Точно так же и при успешном применении холакратии собрания проходят гораздо быстрее и комфортнее, но до этого вам предстоит процесс обучения, не всегда легкий и приятный. Как почти все новое, холакратия со временем и с опытом дается легче, если вы терпеливо и дисциплинированно ее придерживаетесь и, возможно, обращаетесь за поддержкой.