Управленческие собрания

Когда я начинаю рассказывать о холакратии на тренингах, я не уделяю много времени объяснению совещательных процессов. Вместо этого я разбиваю участников на группы, назначаю им роли в воображаемой фирме, и они при моем содействии моделируют разные собрания. В процессе у них естественным образом возникают вопросы – и находят ответы, а главное, участники понимают на собственном опыте, какие возможности дают структура и правила. В этой главе я постараюсь, насколько это возможно в формате книги, дать вам и общее представление о холакратическом управленческом собрании, и испытать его на практике. Я назначу вам роль и проведу по всем этапам собрания. Конечно, личного участия ничто не заменит, но я надеюсь, что эта демоверсия разбудит у вас интерес к практическому эксперименту.

Описание роли фасилитатора

Цель: ведение управленческого процесса в круге, соответствие операционной деятельности конституции холакратии

Обязанности:

• председательство на собраниях круга, обусловленных конституцией;

• ревизия собраний и документации подкругов по мере необходимости и запуск определенного конституцией восстановительного процесса в случае обнаружения поломки процесса.

Из двух сфер, которыми занимается холакратия – управленческой и операционной деятельности, – я начну с управления, поскольку вся операционная деятельность организации опирается на структуру, созданную в ходе управленческого процесса. Управленческий процесс имеет фундаментальное значение; это средоточие власти в организации, и все полномочия и ожидания проистекают из этого процесса. Правила управленческого собрания строги, со множеством нюансов, и поначалу особенно трудны в исполнении. Но они критически важны. Управленческий процесс разрешает глубочайшие проблемы посредством «интегративного» процесса, который собирает и учитывает личный вклад каждого, не опираясь на суждения какого-либо одного лидера; и для того, чтобы этот процесс функционировал, требуется особый формат. Управленческие собрания проходят в любом круге, как правило, раз в месяц, чтобы уточнить рабочую структуру круга.

Описание роли секретаря

Цель: вести и поддерживать в стабильном состоянии формальную документацию и другую отчетность круга

Домены: вся требуемая по конституции документация круга

Обязанности:

• планирование предусмотренных конституцией собраний в круге и оповещение всех ключевых членов круга о месте и времени их проведения;

• фиксация результатов, предусмотренных конституцией собраний круга, компиляция сведений об актуальных и прошлых результатах управленческого процесса, контрольных списках и метриках;

• разъяснение управленческого процесса и конституции по запросам коллег.

Функции управленческих собраний конкретны и подробно оговорены; конституция четко ограничивает допустимые «результаты» управленческого собрания – что на нем может быть сделано и какие решения могут быть приняты. Если фасилитатор не понимает и не придерживается этих ограничений, это сводит на нет всю холакратическую систему. Итак, допустимые действия на управленческом собрании следующие:

• создание, корректировка или устранение ролей в круге;

• создание, корректировка или устранение регламентов, регулирующих область действия круга;

• выбор членов круга на выборные роли (фасилитатора, секретаря и реп-линка);

• создание, корректировка или расформирование подкругов.

С опытом члены круга усвоят, какие виды проблем лучше всего решать посредством управленческих изменений. Если ключевая задача регулярно остается без внимания и становится ясно, что ее нужно добавить к обязанностям конкретной роли, этот вопрос заслуживает рассмотрения на управленческом собрании. Если между двумя ролями нечеткие взаимоотношения, что приводит к напряженности и проблемам коммуникации, эти отношения можно прояснить на управленческом собрании. Если человек, исполняющий ту или иную роль, желает приобрести полномочия для принятия определенных решений или же ограничить полномочия других ролей, это также можно обсудить на управленческом собрании. На управленческом собрании не обсуждаются маркетинговая стратегия, ассортимент продукции на будущий год или любые другие стоящие перед командой вопросы, ориентированные на исполнение. Это вопросы операционной деятельности, и они должны решаться в ходе повседневной работы, вне собраний, либо, в некоторых случаях, на тактических собраниях. О них я расскажу позже.