7.3. Организация повышения квалификации руководителей и специалистов Банка России по вопросам применения системы автоматизации документооборота

Вопросы управления персоналом составляют важную часть управления САДД БР. Ключевые вопросы работы с персоналом в условиях внедрения корпоративных систем и технологий электронного документооборота прежде всего связаны с признанием инновационных изменений в управлении документацией, влияющих, в свою очередь, на состав работников, участвующих в управленческом документообороте, формирование новых квалификационных требований к работникам, организацию повышения квалификации руководителей и специалистов по вопросам применения корпоративных технологий электронного документооборота [65].

Важно также учитывать, что в условиях корпоративных технологий, рассчитанных на применение во всех подразделениях организации (а электронный документооборот относится именно к таким технологиям), работа с персоналом должна вестись в масштабе всей организации. Кроме того, принималось во внимание, что на период внедрения САДД БР никакой базовой вузовской подготовки по этим вопросам будущие пользователи системы не имели (и не могли иметь в силу инновационности внедряемой технологии), поэтому самая первая задача заключалась в организации стартового обучения работников Банка России по этим вопросам. В дальнейшем стали использоваться и другие формы работы с персоналом, развития кадрового обеспечения САДД БР, прежде всего организация систематического повышения квалификации руководителей и специалистов.

Основные формы развития кадрового обеспечения САДД БР и повышения квалификации персонала Банка России по этой проблематике отражены на рис. 24 [79, с. 52].

Внедрению САДД БР сопутствовало утверждение в 2002–2003 гг. новых квалификационных характеристик по должностям работников и центрального аппарата, и территориальных учреждений Банка России. При этом для работников служб ДОУ и специалистов подразделений, участвующих в документационном обеспечении, наряду с требованиями знаний и умений традиционного делопроизводства и общей компьютерной подготовки, были включены позиции, предусматривающие знание основ технологии САДД БР, установленных процедур работы с документами на бумажном носителе и в электронной форме. Квалификационные характеристики были переработаны в 2007–2009 гг. В них включены новые квалификационные требования, связанные с применением технологий электронного документооборота на основе САДД БР. В настоящее время эти вопросы находят отражение в должностных инструкциях работников подразделений Банка России.

Мероприятия по повышению квалификации различных категорий работников Банка России явились составной частью поэтапного внедрения САДД ТУ в сочетании с оптимизацией документооборота. Так, только в 2000 г. было проведено 10 мероприятий, в рамках которых прошли обучение по дифференцированным программам четыре категории работников: руководители служб ДОУ, системные администраторы, системные технологи и пилотные группы пользователей всех территориальных учреждений Банка России. По сути, это был стартовый состав представителей территориальных учреждений, который, при поддержке специалистов центрального аппарата должен был обеспечить внедрение и начало эксплуатации САДД ТУ. Этим специалистам, в свою очередь, предстояло организовать ознакомление остальных пользователей САДД ТУ в их территориальных учреждениях с задачами внедрения системы и ее функциональными возможностями.

В первом цикле обучения пользователей участвовали представители разработчика программного обеспечения. С 2001 г. такие семинары проводятся силами специалистов Банка России и включаются в Каталог программ профессионального образования персонала Банка России.

Рис. 24. Основные формы работы с персоналом по вопросам применения САДДБР

Определенный приоритет имеют семинары по проблематике автоматизации документооборота, проводимые для системных технологов САДД ТУ, поскольку именно эта категория работников во многом обеспечивает сопровождение и развитие системы в территориальных учреждениях Банка России. Ежегодно проводятся два-три таких семинара, в которых участвуют представители всех территориальных учреждений Банка России. Эти семинары проводятся на базе различных образовательных учреждений Банка России, а также отдельных территориальных учреждений, чтобы участники имели дополнительные возможности для обмена опытом работы.

Содержание обучения в рамках семинаров для системных технологов САДД ТУ до последнего времени во многом носило уникальный характер. К тому же в публикациях учебно-методического характера и по вопросам внедрения КСЭД в других российских организациях эти вопросы еще не рассматривались.

Конкретная тематика занятий ежегодно актуализируется с учетом очередных задач по развитию САДД БР. В этом смысле семинары не только являются учебными мероприятиями, но и играют ключевую роль во внедрении нововведений, в согласованном и поступательном

развитии технологий автоматизации документооборота и нормативной базы Банка России по этим вопросам.

На рис. 25 в качестве примера приведена схема, иллюстрирующая организацию взаимодействия Административного департамента Банка России и Межрегионального учебного центра Банка России в период подготовки и проведения тематических семинаров «Автоматизация документооборота» [84].

Учитывая большое значение знания новой нормативной базы в области организации и автоматизации документооборота, а также освоения новых функциональных возможностей САДД БР, в первый день семинара проводится тестирование слушателей (входной контроль) по вопросам, предполагающим выборочный ответ. Тестирование должно показать возможные пробелы в знаниях участников семинара. Для более полной реализации информационных потребностей слушателей и эффективной организации учебного процесса в начале семинаров также проводится проблематизация. Существенным психологическим моментом является то, что при проведении проблема-тизации каждому слушателю предлагается не только сформулировать наиболее актуальные для него вопросы, но и рассказать участникам семинара о положительных результатах применения САДД ТУ за истекший год. Такая форма занятий позволяет повысить мотивацию слушателей, донести до них информацию о реальных успехах учреждений Банка России по внедрению новых технологий документооборота на основе САДД БР и масштабах этой работы.

Анализ результатов тестирования и проблематизации позволяет преподавателям своевременно вносить соответствующие коррективы в изложение учебного материала и более подробно рассматривать проблемы, имеющие для участников семинара особую актуальность.

За последние годы в условиях применения технологий электронного документооборота САДД БР сформировались основные тематические блоки проводимых семинаров «Автоматизация документооборота» (40 ч):

развитие нормативной базы управления документацией (на государственном уровне и документы Банка России);

анализ и обобщение практики применения САДД БР;

технологические процедуры документооборота;

изучение новых версий ПО;

вопросы применения криптографических средств в электронном документообороте;

вопросы развития информационно-телекоммуникационной системы Банка России;

организационно-методическое обеспечение автоматизации документооборота и функции системных технологов САДД БР.

Рис. 25. Схема информационного взаимодействия Административного департамента Банка России и Межрегионального учебного центра Банка России

Кроме традиционных форм лекционных и практических занятий используются анализ конкретных ситуаций, «мозговой штурм», «круглые столы» по обмену опытом работы, в ходе которых наряду с рассмотрением специальных вопросов отрабатываются также коммуникационные умения и навыки специалистов – системных технологов. В качестве примера приводится краткое описание методики проведения «мозгового штурма» по проблемам электронного документооборота (см. приложение к настоящей книге).

Таким образом, помимо учебных целей, проведение семинаров по автоматизации документооборота, в том числе использование различных форм занятий, является одним из каналов «обратной связи», условием успешного внедрения новых информационных технологий, уникальной возможностью анализа проблемных ситуаций и обмена опытом. В целом для Банка России как для крупной иерархической организации эту форму работы с системными технологами САДД ТУ можно рассматривать как один из инструментов управления развитием САДД БР.

Важным элементом кадрового обеспечения САДД ЦА и САДД ТУ является подготовка пользователей системы, осуществляемая в двух формах:

стартовое обучение, выполняемое при подключении к работе с системой;

последующие инструктажи и информирование, проводимые при внедрении новых версий программного обеспечения [79].

О значении этой работы дает представление уже упоминавшееся общее число пользователей САДД БР (более 25 тыс. человек по данным на начало 2010 г.). Организация работы с пользователями основывается на сочетании обучения основным функциональным возможностям САДД БР (т. е. компьютерной технологии) с повышением квалификации по вопросам организации документооборота в Банке России, развития нормативной базы электронного документооборота. Такая форма работы содействует оптимизации бизнес-процессов с учетом новых функциональных возможностей САДД БР.

По мере расширения применения технологий электронного документооборота при работе с пользователями рассматривается все более широкий круг вопросов по работе с документами в электронной форме.

Задачи подготовки пользователей в основном решают системные технологи САДД ЦА (в рамках центрального аппарата) и САДД ТУ (в рамках отдельных учреждений Банка России) во взаимодействии с другими специалистами и учебными центрами банка России. В настоящее время ведется работа по созданию специальной автоматизированной тренинговой системы, позволяющей вновь подключаемым пользователям овладевать базовыми знаниями по использованию функциональных возможностей САДД БР. С учетом возрастающего числа пользователей САДД БР и соответственно необходимости использовать новые формы работы создание такой системы (сочетающей возможности информационного ресурса, обучающей программы и контроля знаний) представляется перспективным.

Таковы основные аспекты кадрового обеспечения САДД БР, являющиеся важной составляющей ее эффективного функционирования.