7.2. Регламентация применения системы автоматизации документооборота в Банке России

Вопросы формирования и развития нормативной методической базы по вопросам управления документацией в Банке России и использования САДД БР заслуживают самостоятельного рассмотрения. Каждый этап развития САДД ЦА, САДД ТУ и в целом САДД БР подкреплялся соответствующими нормативными, распорядительными и методическими документами. Основная часть этих документов по своему содержанию и масштабу распространения прямых аналогов не имела.

Сложившееся к настоящему времени в Банке России нормативное и методическое обеспечение по вопросам управления документацией и использования САДД БР включает пять уровней регулирования.

К первому уровню регулирования относятся нормативные акты Банка России (инструкции для центрального аппарата Банка России и для учреждений Банка России), организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, письма за подписью руководства Банка России) по вопросам ДОУ, внедрения и использования САДД БР и других смежных информационных систем и технологий, а также типовые квалификационные характеристики по должностям работников служб ДОУ.

Ко второму уровню принадлежат организационно-методические документы, инструктивные письма, подготовленные Административным департаментом Банка России (в ряде случаев – совместно с другими подразделениями). В их числе: типовые справочники САДД ТУ, рекомендации по порядку установки клиентских мест САДД БР, внедрению новых технологий документооборота и др.

В качестве третьего уровня можно выделить методические и справочно-информационные материалы по вопросам применения САДД БР, материалы по обмену опытом работы, публикуемые на соответствующем сайте в Корпоративном портале Интранета Банка России, а также материалы электронной конференции по вопросам применения САДД ТУ.

В современных условиях в Банке России использование Интранета и информационно-справочных систем стало существенным элементом информационного обеспечения сотрудников. Применение электронной конференции как формы работы дает возможность не только ответить на конкретные вопросы по организации и технологии документооборота, среагировать на возможные проблемные ситуации, но и одновременно оперативно довести эту информацию и другие методические материалы до сведения всех заинтересованных учреждений Банка России, исключить избыточную переписку по однотипным вопросам.

Четвертый уровень – это организационно-распорядительные и методические документы, издаваемые учреждениями Банка России на основе документов и материалов первого-третьего уровней, конкретизирующие процедуры применения САДД ТУ с учетом конкретных условий работы.

Пятый уровень – документы, регламентирующие выполнение конкретных бизнес-процессов. Этот уровень регулирования стал формироваться несколько позже названных выше, поскольку именно внедрение САДД БР позволило создать новые возможности оптимизации технологических процессов, обеспечивающих конкретные функции Банка России. В ряде аспектов регламентируется выполнение конкретных «сквозных» бизнес-процессов (на уровне как центрального аппарата, так и учреждений Банка России). Для этого проводится гармонизация требований к работе с документами (в том числе в электронной форме) в соответствующих нормативных и распорядительных актах.

Таким образом, существование нескольких уровней регулирования позволяет устанавливать единые для всех учреждений Банка России нормативные требования к организации документооборота в условиях использования корпоративных технологий и вместе с тем учитывать особенности организации работы в конкретных учреждениях и потребности оптимизации бизнес-процессов.

Приведем некоторые примеры, отражающие хронологию развития нормативно-методического регулирования САДД БР.

Так, весной 1997 г. были изданы документы, определившие порядок применения САДД ЦА на период внедрения системы в структурных подразделениях, которое было завершено в декабре 1997 г.

После завершения подключения всех структурных подразделений центрального аппарата Банка России к работе в САДД ЦА был утвержден регламент работы с документами в данной системе, который начал действовать в 1998 г. Одновременно была утверждена новая инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Банка России, нормативно закрепившая обязательное применение САДД ЦА для регистрации организационно-распорядительных документов.

Названный регламент имел инновационный характер. Его структура и комплекс регламентируемых вопросов (в основном методологических и организационно-технологических) вызвали значительный интерес специалистов в сфере управления документацией [69, 147]. На его основе аналогичные регламенты, учитывающие конкретные условия работы, начиная с 2000 г. разрабатывали и утверждали учреждения Банка России, в которых внедрялась САДД ТУ. Требования к применению САДД ТУ были включены также в инструкцию по документационному обеспечению управления в учреждениях Банка России.

В 2006 г. был введен в действие новый регламент работы с документами в САДД ЦА. С сохранением преемственности в ряде разделов, относящихся к внутреннему документообороту центрального аппарата Банка России, в новый регламент вошли требования к применению технологий САДД ЦА при работе с документами в электронной форме как для внутреннего, так и для взаимоувязанного документооборота между учреждениями Банка России. Этот регламент послужил моделью для разработки аналогичных документов в учреждениях Банка России.

Приведем в качестве примера характеристику некоторых фрагментов структуры данного регламента.

1. Общие положения. Зафиксировано, что регламент работы с документами в САДД ЦА устанавливает общие требования к организации и технологии работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата Банка России и обязателен к исполнению. САДД ЦА обязательна к использованию во всех структурных подразделениях центрального аппарата Банка России. При изменениях организационной структуры обеспечивается подключение к САДД ЦА вновь создаваемых структурных подразделений и подразделений, входящих в их состав.

Организационно-методическое руководство и контроль за организацией документооборота в центральном аппарате Банка России в условиях применения САДД ЦА осуществляет Управление документооборота Административного департамента.

2. Организация использования САДД ЦА. Установлено, что использование САДД ЦА осуществляется фиксированным кругом лиц, включенных в число пользователей системы, с присвоением им персональных идентификаторов, паролей и прав доступа. Определены основные категории пользователей системы в соответствии с их функциональными обязанностями. Регламентирован порядок подключения пользователей.

Установлено, что ответственность за организацию использования САДД ЦА в структурном подразделении возлагается на его руководителя. Руководитель структурного подразделения назначает своим распоряжением координатора использования САДД ЦА в структурном подразделении. Определены функции координатора использования САДД ЦА в структурном подразделении.

3. Категории документов, работа с которыми осуществляется в САДД ЦА. Установлено, что САДД ЦА предназначена для работы с нормативными актами и организационно-распорядительными документами Банка России. При этом допускается регистрация в САДД ЦА и иных видов документов, образующихся в деятельности структурных подразделений центрального аппарата Банка России, технология работы с которыми соответствует функциональным возможностям САДД ЦА.

Определены общие требования к работе с документами в электронной форме. Установлено, что электронная копия зарегистрированного в САДД ЦА документа, прикрепленная к его РК с соблюдением требований регламента, считается равнозначной данному документу.

4. Основные требования к организации регистрации документов в САДД ЦА. Установлен порядок централизованной либо децентрализованной регистрации конкретных категорий документов, ввода в базу данных файлов с электронными копиями документов, выполнения работ по сканированию документов на бумажном носителе.

5. Основные виды работ, выполняемые в САДД ЦА. Определен порядок действий пользователей при работе с основными функциональными режимами, предусмотренными в САДД ЦА, а также основные процедуры работы с документами в электронной форме и на бумажном носителе.

6. Основные требования к внесению информации в регистрационные карточки САДД ЦА. Установлены требования к порядку внесения информации об основных реквизитах документа, к заполнению конкретных информационных полей, к присвоению имен электронным файлам документов, внесению информации о прохождении документов и других метаданных.

7. Особенности работы в САДД ЦА с отдельными категориями документов. САДД ЦА позволяет учитывать особенности технологии работы с отдельными категориями документов, в том числе путем внесения дополнительных реквизитов в регистрационные карточки соответствующих групп документов, оптимизации процессов и процедур.

8. Использование САДД ЦА при работе с проектами документов. Установлены общие требования к электронному согласованию и визированию проектов документов.

9. Ведение справочников САДД ЦА. Определены общий порядок ведения справочников САДД ЦА, права и ответственность системных технологов за ведение конкретных справочников [79, с. 35–37].

Поскольку с самого начала внедрения САДД БР имелось в виду применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной технологии, практически одновременно с внедрением САДД ТУ была начата разработка документа, регламентирующего апробацию и внедрение взаимоувязанного документооборота. Надо отметить, что и до этого времени Банк России применял обмен документами в электронной форме с использованием других средств передачи электронных сообщений. Однако именно технология взаимоувязанного документооборота на основе САДД БР позволила впоследствии на новом качественном уровне организовать управление этими процессами. Началу этой работы послужил изданный еще в ноябре 2000 г. временный порядок взаимоувязанного документооборота на основе САДД БР.

В данном документе было записано, что под взаимоувязанным документооборотом понимается технология обеспечения взаимодействия САДД ЦА и САДД ТУ при регистрации документов и их передаче в электронной форме. При этом взаимоувязанный документооборот ориентирован на автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по каналам электронной связи, что обеспечивает оперативное доведение документов до адресатов, экономию трудозатрат при регистрации и справочно-информационной работе, а также возможность использования преимуществ непосредственного обращения к файлу документа. На начальном этапе апробация технологии проводилась с досылкой экземпляра документа на бумажном носителе для более четкого контроля правильности действий пользователей в территориальных учреждениях Банка России при отправке электронных копий документов. Названный временный порядок регламентировал также требования к организации приема и отправки электронных копий документов; категории документов, передаваемых в форме электронных копий; форматы файлов и другие вопросы.

Апробация новой технологии сопровождалась дальнейшим развитием функциональных возможностей САДД БР и поэтапным расширением состава участников взаимоувязанного документооборота. Это позволило весной 2003 г. перейти к применению данной технологии для рассылки электронных копий приказов и распоряжений Банка России как в учреждения Банка России, так и в подразделения центрального аппарата. На следующих этапах перечень категорий документов, рассылаемых в электронной форме, расширялся, что соответствующим образом регламентировалось.

В результате этой работы к 2006 г. были регламентированы основные вопросы применения технологии взаимоувязанного документооборота САДД БР как основного способа передачи документов в электронной форме, а также применения резервных и дополнительных средств доставки (электронные почтовые службы и Корпоративный портал Интранет Банка России). В частности, были установлены: требования к электронным адресам участников взаимоувязанного документооборота и порядок их использования;

требования к оформлению электронных копий документов и форматам записи файлов (как общие, так и конкретные для отдельных видов документов с учетом состава их реквизитов и технологии последующей работы с этими документами);

порядок приема и отправки документов в электронной форме с использованием САДД БР;

требования к использованию средств аутентификации и контроля целостности электронных документов;

основания для отказа в регистрации поступивших электронных копий документов (в случае нарушения требований к их оформлению, а также отрицательных результатов аутентификации и контроля целостности);

другие организационно-технологические требования.

С учетом возможностей технологий электронного документооборота и масштабов их применения в Банке России были переработаны ранее действовавшие и изданы новые инструкции по документационному обеспечению управления для центрального аппарата Банка России (2004–2008 гг.) и для учреждений Банка России (2009 г.). Эти инструкции базируются на концепции смешанного электроннобумажного документооборота и отличаются значительной новизной ряда положений (учитывая при этом положения государственных стандартов, в том числе ГОСТ Р ИСО 15489—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие положения»). В зависимости от уровня зрелости использования САДД ТУ в учреждениях Банка России предусмотрены различные формы внутреннего электронного документооборота как при работе с официальными документами, так и с проектами документов, что предоставляет возможность продвигаться к более высоким уровням освоения и применения новых информационных технологий [80, с. 52].

Таким образом, в Банке России сформирована нормативная основа применения элементов не только внутреннего электронного документооборота (в пределах САДД ЦА, а также каждого учреждения Банка России в рамках одной базы данных САДД ТУ), но и между САДД ЦА и разными базами данных САДД ТУ. По сути, на практике это позволило реализовать целостную технологию электронного документооборота между учреждениями Банка России в масштабе всей страны.