5.2. Применение технологий электронного документооборота внутри организации (внутренний электронный документооборот)

В настоящее время постоянно расширяется круг организаций, использующих электронную почту, интернет-технологии, корпоративные порталы для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе использование электронной почты и других электронных каналов доведения информации еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса.

Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними), а также их метаданными, с соблюдением требований к оформлению и удостоверению документов.

Безусловно, часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота взаимосвязана и взаимообусловлена. Однако вопросы внутреннего электронного документооборота в основном относятся к сфере регулирования внутри организации, а вопросы внешнего – выходят за эти рамки и должны регулироваться государственными и межведомственными актами, соглашениями сторон, участвующих в обмене электронными документами.

Применение КСЭД обеспечивает постепенный переход к внутреннему электронному документообороту, включая стадию смешанного бумажно-электронного (или электронно-бумажного, что, по сути, одно и то же) документооборота. Далее при употреблении понятия «внутренний электронный документооборот» здесь будет подразумеваться также смешанный электронно-бумажный документооборот.

Рассмотрим ключевые вопросы, которые приходится решать при организации внутреннего электронного документооборота на основе КСЭД.

1. Для каких категорий документов использовать электронный документооборот внутри организации?

Этот вопрос относится к числу ключевых и требует самой тщательной проработки. Иными словами, в первую очередь надо проанализировать, обмен какими документами целесообразно осуществлять в электронной форме.

Файлы документов (электронные документы или электронные копии бумажных документов) включаются в базы данных корпоративных систем документооборота не только в целях передачи документов адресатам (исполнителям), но и в расчете на последующее обращение к ним в справочно-информационных целях пользователей КСЭД.

Как показывает анализ отечественной и зарубежной практики, в настоящее время существуют два основных подхода к использованию электронных файлов в корпоративных системах автоматизации документооборота:

во-первых, вводить файлы для всех категорий документов (сканировать все документы или использовать файлы, полученные при компьютерной подготовке документов);

во-вторых, вводить файлы выборочно.

Первый подход позволяет более полно использовать технологические и информационные возможности системы, однако здесь присутствуют ограничения ресурсного характера (техническое обеспечение, трудозатраты персонала). К тому же востребованность отдельных групп документов в информационно-справочной работе может быть очень низкой.

Поэтому на практике (особенно в начале внедрения и эксплуатации КСЭД) более оправданным является другой подход, основанный на классификации документов и выделении тех их видов, потребность в обращении к которым возникает наиболее часто. Прежде всего, это документы:

поступающие из вышестоящих органов власти и управления;

поступающие от корреспондентов, переписка с которыми имеет особое значение для организации (например, государственные организации или особо важные партнеры, корпоративные клиенты);

распорядительные документы организации (приказы по основной деятельности, распоряжения);

исходящая переписка (конкретные группы документов, выделяемые по корреспондентскому признаку, по уровню подписания или по конкретным вопросам) и т. п.

Электронную форму может также иметь внутренняя переписка между подразделениями организации и ее сотрудниками.

По мере внедрения внешнего электронного документооборота (эти вопросы более подробно рассматриваются ниже) можно также организовать внутренний электронный документооборот для документов, поступающих в электронной форме.

Смешанный электронно-бумажный документооборот в принципе можно применять для любых видов документов организации, но при этом следует иметь в виду необходимость соблюдать требования к обработке и хранению информации ограниченного доступа.

При решении вопросов применения не смешанного электронно-бумажного, а именно электронного документооборота для внутренних документов организации (т. е. подготовки, подписания, обращения и хранения документов, создаваемых в электронной форме без наличия их подлинника на бумажном носителе) важно учитывать установленные сроки их хранения. В настоящее время апробацию электронного документооборота рекомендуется проводить для документов с временными сроками хранения и не подлежащих передаче в государственные архивы.

2. В каких форматах создавать и хранить электронные файлы документов?

Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа. При этом вопрос о выборе формата прикрепляемого файла заслуживает самого пристального внимания. Решать этот вопрос надо с учетом состава документации организации, технической оснащенности подразделений, трудозатрат персонала на разных стадиях работы, а также специфических характеристик форматов.

Графические форматы (например, TIFF) дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по файлам в графическом формате нельзя провести полнотекстовый поиск. Поэтому использование графических файлов удобно, если аннотация документа в электронной регистрационной карточке достаточно подробно описывает его содержание.

Текстовые форматы записи файлов (такие, как RTF, Microsoft Word) позволяют провести полнотекстовый поиск в базе данных. Однако при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст. Формат PDF позволяет как видеть изображение страниц документа, так и работать с его текстом (выделять нужные фрагменты, копировать в другой файл и т. п.).

Поэтому с учетом состава документооборота конкретной организации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота (или пересылаются по электронной почте), но и формат, в котором они должны быть записаны. Целесообразно проанализировать, для каких видов документов какие форматы файлов подходят больше.

К примеру, для внутренней переписки может быть удобно использовать текстовый файл, созданный исполнителем. Для отдельных категорий документов (в частности, многостраничных инструктивных документов) можно применять одновременно как графический, так и текстовый файлы (графические файлы полученных путем сканирования страниц с грифами согласования и утверждения, а также файл в текстовом формате полного текста документа). При этом варианте используются возможности КСЭД не только по обеспечению документооборота, но и справочно-информационной работы, включая контекстный поиск.

В целом можно отметить значительное разнообразие форматов файлов. Помимо названных текстовых и графических, выделяют форматы баз данных, форматы электронных таблиц, видео– и аудиоформаты, форматы разметки. Последние (называемые также языками разметки), к которым относятся XML, HTML, рассматриваются как весьма перспективные. Для задач архивного хранения электронных документов Международная организация по стандартизации рекомендует формат PDF/A [206].

Основные характеристики перечисленных типов форматов представлены в табл. 8 [150, с. 61].

Таблица 8

Наиболее распространенные форматы файлов

Исходя из состава документации организации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию (к примеру, до 15–20 страниц, до 50 страниц и т. п.). Возможно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации не характерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение.

Трудозатраты при сканировании и распознавании текстов документов с верификацией содержания файла по бумажному оригиналу могут быть существенными. Оправданы они в том случае, если на последующих этапах работы возникает экономия времени на аналитико-синтетическую обработку документов.

Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно. При этом исключается возможность пропустить трудно замечаемые погрешности в результатах распознавания текста документа (к примеру, появление или пропуск запятой в многозначной сумме). Распечатанный графический файл документа может быть, при необходимости, заверен традиционным способом (отметка о заверении копии и печать).

Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, подготовленный исполнителем документа. Однако всегда существует вероятность ошибки, что будет передана какая-то из более ранних версий документа, а не окончательная, т. е. не тот текст, который в конце концов был подписан руководителем. К тому же в тексте подлинника могут быть отдельные рукописные правки (знаки препинания, исправление отдельных букв и т. п.). Поэтому для распорядительных документов организации может оказаться более предпочтительным использование электронных копий, полученных путем сканирования подлинного документа (без последующего распознавания текста).

Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота. К примеру, могут быть предложены следующие варианты регламентации. В случае осуществления сканирования документа работник, выполняющий сканирование и распознавание текста документа, несет ответственность за идентичность текста прикрепляемого к регистрационной карточке электронного файла и бумажного документа. Если же в КСЭД вводится файл документа, подготовленный его исполнителем, то ответственность за качество подготовки текста и его соответствие бумажному подлиннику документа несет исполнитель.

3. Как регламентировать применение КСЭД и организовать своевременное получение документов в электронной форме?

С одной стороны, процедуры как традиционного, так и электронного документооборота внутри организации должны соответствовать управленческим процедурам и бизнес-процессам. Поэтому они должны опираться не некоторые общие принципы и требования.

С другой стороны, содержание и характер работы с документами в условиях корпоративной технологии выходят за рамки традиционного делопроизводства. Поэтому возникает необходимость издания специальных документов, как устанавливающих общие требования к организации применения КСЭД, так и регламентирующих вопросы внутреннего электронного документооборота (в том числе обозначенные выше вопросы о категориях документов, форматах файлов, организации сканирования документов на бумажном носителе, процедуры ввода информации в КСЭД и др.).

В частности, для обеспечения своевременного исполнения поручений необходимо в организации установить порядок, предусматривающий регулярный контроль со стороны сотрудников, участвующих в электронном документообороте, поступления рассылаемых в электронной форме документов (к примеру, не реже одного раза в 1 час или каждые 30 минут в течение рабочего дня).

4. Как сочетать использование электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота?

Необходимость сочетания элементов электронного и традиционного делопроизводства и документооборота, т. е. применения смешанного электронно-бумажного документооборота, обусловлена двумя обстоятельствами:

во-первых, часть документов сохранит в обозримом будущем бумажную форму существования;

во-вторых, неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий.

Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота. Рассмотрим возможные варианты технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Технология работы с входящими документами. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то для обеспечения возможности работы с его электронной копией необходимо выполнить сканирование документа (с распознаванием или без распознавания текста), а затем прикрепить электронный файл к регистрационной карточке документа в КСЭД.

После регистрации поступивших документов и ввода их электронных копий в корпоративную систему документооборота возможны различные варианты технологии дальнейшей работы.

А. Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий. Электронная копия документа, введенная в КСЭД, является средством оперативного оповещения и используется в основном для справочно-информационной и аналитической работы, уменьшения необходимости снятия бумажных копий с документа. Работа же главным образом основном осуществляется с документом на бумажном носителе (рассмотрение и исполнение документа, а также делопроизводственные операции). При этом в базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции на документах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в систему автоматизации документооборота. Число пользователей автоматизированной системы относительно невелико.

Подобную технологию, представляющую собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе, скорее можно назвать не электронно-бумажным, а автоматизированным документооборотом.

Б. Работа преимущественно с электронными файлами документов. После ввода электронной копии документа в КСЭД бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в документационной службе и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа руководителей и специалистов, являющихся пользователями КСЭД, ведется с электронными файлами этих документов. В КСЭД при этом по мере «движения документа» пользователями КСЭД вносится необходимая информация о результатах рассмотрения и исполнения документа. При этом варианте работы основная часть сотрудников организации, а не только делопроизводственный персонал, являются пользователями КСЭД.

В принципе при внедрении КСЭД организации стремятся именно к этому варианту технологии работы, который уже можно считать внутренним электронным или электронно-бумажным документооборотом (с учетом того, что имеется подлинник поступившего в организацию документооборотом документа на бумажном носителе).

Рис. 17. Вариант схемы работы с документами, поступившими на бумажном носителе и адресованными структурному подразделению организации, с использованием КСЭД и элементов электронного документооборота

Рисунок 17 иллюстрирует возможный вариант технологического процесса использования КСЭД, предусматривающий работу с электронными файлами, полученными в результате сканирования документов, поступивших в организацию на бумажном носителе. Руководителями и специалистами работа может вестись с документом как на бумажном, так и на электронном носителе. На схеме отражена возможность одновременной работы с файлом документа нескольких сотрудников.

Вместе с тем доводилось наблюдать, в том числе и в зарубежных организациях, некоторые «переходные» варианты технологии. Например, работа ведется с электронными файлами, но параллельное хождение имеет своеобразный «бегунок», на котором пишутся резолюции и делаются отметки об исполнении (сотрудники расписываются в выполнении своей части работы). После завершения исполнения документа этот «бегунок» присоединяется к бумажному оригиналу и подшивается в дело вместе с ним. Хотя полностью электронным такой документооборот назвать нельзя, использование подобных технологий позволяет соблюдать некоторые значимые для организации формальности.

В. Практически вся работа с документами осуществляется в электронной форме. Это наиболее развитой, но пока еще достаточно редко встречающийся вариант технологии, когда вся работа ведется с электронными файлами документов, и даже руководители сами вносят свои резолюции в корпоративную систему документооборота. Соответственно на поступившем в организацию документе (бумажном или электронном) резолюции и делопроизводственные пометы отсутствуют. Такая ситуация требует нормативного регулирования. В частности, соответствующие корпоративные нормы должны быть предусмотрены в инструкции по делопроизводству или другом регламентирующем документе.

На рис. 18 представлен вариант схемы прохождения документов, поступивших в организацию по электронным каналам связи и адресованных структурному подразделению организации. В рассматриваемом случае работа ведется преимущественно с электронными файлами документов, причем поступление и отправка документов в электронной форме осуществляются с одного электронного адреса. На схеме отражена возможность одновременной работы с файлом документа нескольких сотрудников.

Технология работы с исходящими документами. Организация работы с исходящими документами в электронной форме связана как с проблемами внешнего электронного документооборота, так и внутреннего.

С одной стороны, возможности и преимущества работы с исходящими документами (например, письмами) в электронной форме проявляются тогда, когда есть возможность направить их адресатам по электронным каналам связи. При этом могут использоваться варианты отправки с досылкой бумажного экземпляра или без досылки (т. е. именно в электронной форме).

Рис. 18. Вариант технологической схемы работы с документами с применением элементов внутреннего электронного документооборота

С другой стороны, работа с исходящими документами в электронной форме связана также и с внутренним электронным документооборотом, поскольку существует необходимость регулярного обращения сотрудников к ранее подготовленным и отправленным документам. Кроме того, часть исходящих документов может рассылаться также внутри организации по ее подразделениям.

Особую роль играют распорядительные документы (приказы, распоряжения), которые в зависимости от специфики деятельности организации могут рассматриваться и как внутренние, и как исходящие (если рассылаются подчиненным организациям, филиалам и т. п.).

При работе с исходящими и распорядительными документами организации в рамках внутреннего электронного документооборота можно вводить в корпоративную систему файлы документов в справочно-информационных целях. При этом целесообразно применять систему ссылок, благодаря чему можно будет просмотреть всю цепочку предыдущей переписки с адресатами, включая и входящие, и ранее направленные исходящие документы. К регистрационной карточке документа в КСЭД может прикрепляться как текстовый файл (для контекстного поиска), так и графический файл с изображением внешних атрибутов бумажного документа.

Подготовке исходящих и распорядительных документов могут предшествовать процедуры электронного документооборота внутренних документов, а также электронного согласования проектов документов (рис. 18).

Технология работы с внутренними документами. В нормативных и методических документах по вопросам делопроизводства, издававшихся 10–15 и более лет назад, обычно содержалось положение о том, что внутренняя переписка в организации не должна регистрироваться и следует принимать меры по ее сокращению. Такое требование было обусловлено сложившейся практикой, а также задачами повышения оперативности работы и снижения трудозатрат на изготовление документов и их регистрацию. В реальности во многих крупных организациях внутренняя переписка не просто существует, но и играет при этом достаточно важную роль в обосновании принимаемых решений и в осуществлении основных бизнес-процессов.

В современных условиях работа с внутренними документами в корпоративной системе документооборота, включая их регистрацию, уже не может рассматриваться как проявление излишней бюрократизации. Напротив, применение новых информационных технологий и связанных с ними возможностей управления документацией и контроля за исполнением поручений, использование элементов электронного документооборота способствуют большей четкости и оперативности в решении вопросов.

Электронный или смешанный электронно-бумажный документооборот внутренних документов в принципе можно осуществлять аналогично технологии работы с входящими документами (см. рассмотренные выше варианты А, Б, В). Но при работе с внутренней документацией возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Так, например, процедуры сканирования с распознаванием или без распознавания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, при ведении внутренней переписки могут быть исключены. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа (эти вопросы должны быть регламентированы с учетом специфики организации). К примеру, служебная записка может изначально создаваться и подписываться в электронной форме, регистрироваться в корпоративной системе документооборота и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатки на бумажном носителе.

Электронное согласование проектов документов. Более сложными выглядят процессы электронного документооборота внутри организации при согласовании и визировании проектов документов на стадии их подготовки. Здесь также возможно сосуществование бумажных и электронных версий документов. Довольно тщательной проработки требуют вопросы организации совместной работы над проектами, определение последовательности рассмотрения и согласования проекта, а также связанные с этим управленческие процедуры.

При работе с проектами документов важно различать два вида информационного взаимодействия:

при подготовке (составлении) проекта документа (могут реализовываться технологии совместной работы над проектами документов в электронной форме, межперсональный обмен проектами документов и замечаниями по ним с использованием электронной почты и другие варианты совместной авторской работы);

при визировании и подписании подготовленного проекта документа (для этого используются возможности КСЭД, позволяющие осуществлять работу в рамках всего жизненного цикла официального документа).

Функциональные характеристики применяемой корпоративной системы электронного документооборота должны предусматривать возможность работы с версиями проекта, различные варианты его рассылки на согласования (одновременно всем визирующим или последовательно по мере визирования либо комбинированный вариант), автоматизацию процедуры регистрации подписанного (утвержденного) проекта с заполнением соответствующих полей электронной регистрационной карточки.

После регистрации проектов документов и ввода их электронных файлов в КСЭД возможные варианты технологии дальнейшей работы должны быть закреплены в регламентирующих документах организации.

Электронное согласование проектов документов носит предварительный характер. В данном случае технология электронного согласования применяется как средство повышения оперативности работы и учета мнений лиц, участвующих в визировании, по имеющемуся проекту.

На практике встречаются ситуации, когда руководители рассматривают проект, распечатанный на бумаге, а отметка о визировании проектов документов в КСЭД проставляется уполномоченными сотрудниками (по поручению соответствующих должностных лиц). В таком случае она носит лишь технологический характер. На заключительной стадии при подготовке согласованного проекта к подписанию на бумажном носителе на нем проставляются визы должностных лиц в традиционной форме.

Визирование документов осуществляется в электронной форме. Процедуры электронного согласования выполняются в КСЭД, при этом лица, рассматривающие и визирующие проект, собственноручно проставляют в электронной форме отметки о визировании или о наличии замечаний.

На заключительной стадии при передаче согласованного проекта к подписанию на бумажном носителе визы уже в традиционной форме не собираются, а распечатывается из КСЭД лист визирования с необходимой информацией. Этот лист визирования может быть заверен уполномоченным лицом (например, сотрудником службы ДОУ) и затем подшит в дело вместе с бумажным подлинником документа.

Согласование проекта и подписание документа осуществляются в электронной форме. В данном случае процесс согласования и проставления виз, а также подписание определенных категорий документов должностными лицами осуществляются в электронной форме (возможно даже без бумажного подлинника). Дальнейшая работа с подписанным таким образом (с использованием электронного аналога подписи) документом также осуществляется в электронной форме. Здесь уже можно говорить о переходе к юридически значимому электронному документообороту.

Для такого технологического варианта работы требуются соответствующая нормативная база и достаточная степень зрелости в применении технологий внутреннего электронного документооборота. При этом целесообразно типизировать и стандартизировать процессы согласования и визирования конкретных категорий документов организации (например, в административных регламентах, технологических картах, описаниях бизнес-процессов). Согласование и визирование документов, не относящихся к типовым процессам, могут осуществляться в электронной форме в рамках общего порядка, установленного в организации.

Самостоятельное значение имеет достаточно сложный вопрос об использовании средств подтверждения целостности и аутентификации документов во внутреннем электронном документообороте. Нами уже высказывалось мнение о том, что если программным обеспечением КСЭД предусмотрены средства идентификации пользователей и развитая система протоколирования действий пользователей (т. е. всегда можно установить по протоколу системы, кто зарегистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию, отметку о визировании и т. п.), то электронную цифровую подпись (ЭЦП) не обязательно использовать на всех этапах работы с документом в электронной форме. Вместе с тем в ряде ситуаций согласования проектов документов и перехода к юридически значимому электронному документообороту (как внутреннему, так и внешнему) использование ЭЦП является обязательным [61, 82].

В настоящее время подобный подход нашел нормативное закрепление в утвержденных в 2009 г. Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. В п. 39 указанных Правил записано: «При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется» [20].

Итак, нами рассмотрен ряд основных вариантов сочетания элементов электронного и бумажного документооборота внутри организации с учетом этапов перехода к электронному документообороту. В практике работы организаций можно встретить различные варианты их комбинации. Оптимальные технологические процедуры поможет выбрать практика применения элементов электронного документооборота.

Наряду с рассмотренными выше вопросами технологии внутреннего электронного документооборота, отметим также ряд аспектов, относящихся к сфере управленческих отношений и организации управленческого труда.

Как мы уже отмечали, в российских управленческих традициях функции регистрации документов, внесения информации в базу данных выполняет не сам руководитель или исполнитель, а кто-то другой (сотрудники службы ДОУ, секретари, помощники и др.). Из-за того, что это обстоятельство недостаточно учитывается, можно наблюдать не всегда успешные попытки введения официального управленческого электронного документооборота.

Допустим, определена в основных чертах схема работы с документами в электронной форме в рамках КСЭД. При этом возникает практический вопрос: готовы ли руководители среднего и высшего уровня сами работать с документами, вносить свои резолюции, отметки об электронном согласовании (не говоря уже о подписании документов в электронной форме)? Вопрос не только в психологической готовности и компьютерной грамотности. Нужно учитывать специфику работы организации, состав документации, количество документов, поступающих на рассмотрение руководителю, и характер принимаемых решений. Возможно, руководителю действительно может требоваться помощник (референт). К примеру, помощнику могут быть поручены предварительное рассмотрение поступивших электронных документов, подготовка проектов резолюций руководителя и маршрутизация документов, не требующих на данном этапе рассмотрения руководством. Но эти формы взаимодействия руководителя и его помощника при использовании КСЭД должны быть в организации регламентированы (при этом работа от имени руководителя с применением его средств аутентификации является недопустимой).

Практика показывает, что по мере расширения применения КСЭД появляется возможность большего структурирования документооборота в увязке с основными бизнес-процессами. На этой основе можно развивать делегирование полномочий, предоставляя права рассмотрения документов (в том числе проектов документов) руководителям и исполнителям более низкого уровня, в компетенцию которых входит непосредственное решение вопросов, содержащихся в документах. С использованием функциональных возможностей КСЭД руководитель или его помощник всегда сможет проконтролировать ход исполнения документов либо дать оценку действиям исполнителя при подписании подготовленных проектов документов.

Эти рекомендации вполне соотносятся с зарубежной практикой работы с документами, о чем уже говорилось выше. Если же не использовать эти возможности корпоративных технологий документооборота, то применение смешанного бумажно-электронного документооборота сохранится еще на длительное время, а внутренние резервы организации по ускорению принятия решений по документам останутся неиспользованными.

В целях более эффективного использования рабочего времени руководителя, работающего с электронными документами, можно также регламентировать, когда руководитель рассматривает поступающие документы, а когда выполняет электронное согласование или подписание проектов. Из практики известны примеры, когда руководителю достаточно высокого ранга удобно выделить время (допустим, с 16.00 до 18.00 ч) на работу с проектами документов в электронной форме, их согласование или подписание, а в остальное время выполняя свои другие функции.

Нерешенность вопросов участия руководителей в использовании КСЭД, делегирования полномочий исполнителям, а также особенности корпоративной культуры (восприятие работы с документами как инородной функции) могут сдерживать применение технологий электронного согласования в организации. Примечательно, что использование электронного согласования не связано с дополнительными трудозатратами руководителей и специалистов (объем трудозатрат сопоставим с отправкой сообщения по электронной почте). В таком случае необходимо разъяснять преимущества новой технологии, предоставляющей возможность корректно выстроить и контролировать процесс согласования проекта и его версии, осуществлять информационно-поисковую и аналитическую работу, а в конечном счете, выстроить официальный электронный документооборот.

Кроме рассмотренных аспектов внедрение внутреннего электронного документооборота соприкасается также с достаточно сложными вопросами организации ведомственного архивного хранения и использования электронных документов и электронных копий бумажных документов. Решение многих из этих вопросов еще предстоит.