4.3. Отражение особенностей документооборота организации в справочниках корпоративной системы электронного документооборота

Справочники относятся к числу важнейших элементов КСЭД. В современных программных продуктах, используемых для автоматизации документооборота, число различных справочников может быть более десяти. Состав справочников и конкретные требования к их ведению зависят от характеристик применяемого программного продукта.

Учитывая то обстоятельство, что именно справочники (их состав и вводимая в них информация) обеспечивают настройку КСЭД на особенности документооборота организации, важно рассмотреть некоторые общие подходы, позволяющие повысить эффективность использования системы [82].

В первую очередь результаты анализа структуры (состава) документооборота организации используются при разработке структуры справочника групп или видов документов для его ввода в систему автоматизации документооборота. При ведении данного справочника желательно выделять группы документов по номинальному признаку, а не по корреспондентскому или другим признакам, поскольку возможности для систематизации и поиска документов создаются и другими справочниками, используемыми в большинстве современных систем автоматизации документооборота (например, справочники корреспондентов, структуры организации, номенклатура дел и др.). Это связано, в частности, с тем, что классификация документов по номинальному признаку имеет более стабильный характер, в то время как справочник корреспондентов более подвижен вследствие создания, реорганизации и ликвидации юридических лиц. Позиции в справочнике видов документов могут выделяться также с учетом особенностей технологии работы с отдельными категориями документов и необходимости разграничения функций по их регистрации. Например, могут быть выделены отдельные права на регистрацию входящей служебной переписки, обращений граждан, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу, исходящей переписки, внутренней переписки и др.

При вводе в КСЭД справочника групп или видов документов важно также продумать правила присвоения регистрационных номеров по каждой группе документов.

К примеру, регистрационный номер входящего документа служебной переписки или писем граждан может состоять только из порядкового номера или включать индекс группы документов и порядковый номер, например Г-578. Регистрационный номер исходящего документа может включать индекс дела по номенклатуре и порядковый номер, например 12-3-7/578. Регистрационный номер приказа по основной деятельности и приказа по личному составу может включать буквенный индекс этой группы документов и порядковый номер, например ОД-55 или ЛС-283. Внутренние документы могут также иметь свой буквенный индекс (к примеру, ВН). В этом случае он может включаться в регистрационный номер, например, ВН-16/155.

Кроме того, при ведении справочника групп или видов документов важно определить, для каких групп документов используется общая (сквозная) нумерация, а где нумерация по группам документов ведется раздельно. При этом важно исключить возможность появления в пределах года документов с одинаковыми регистрационными номерами. Как показывает опыт, целесообразно применять сквозную нумерацию документов по группе «Входящие», за исключением группы «Письма, заявления и обращения граждан».

Существуют свои особенности при формировании и ведении справочника организаций (т. е. корреспондентов, с которыми ведется переписка). Структура этого справочника формируется в зависимости от отраслевой принадлежности организации и характера ее взаимосвязей с другими учреждениями, организациями и предприятиями. Внесение информации в справочник организаций особенно активно ведется на начальном этапе эксплуатации КСЭД. По мере наполнения справочника потребность вносить в него новые наименования организаций возникает все реже.

К числу основных требований к качеству этого справочника относится его гибкость. С учетом этой особенности в ходе эксплуатации КСЭД и по мере наполнения справочника организаций его структуру возможно оптимизировать. Например, в числе разделов справочника могут быть выделены:

федеральные органы власти;

органы власти субъекта Российской Федерации, на территории которого действует организация;

налоговые органы;

предприятия, акционерные общества, биржи;

кредитные организации (банки);

организации просвещения, науки, культуры; фонды.

Здесь приведены лишь некоторые позиции, так как у каждой организации могут быть свои специфические корреспонденты и партнеры. Кроме того, важно соблюдать единообразие в написании наименований организаций (т. е. включать в справочник однотипный состав информации об организациях).

Практика показывает, что многократно экономится время пользователей при поиске информации в базе данных, если в наименовании организации указывать город. К примеру, организации с названиями типа «ООО “Восход”» могут существовать в различных городах, и если переписка организации ведется с различными регионами, то соблюдение этого правила будет полезным. Кроме того, при внесении в справочник наименований организаций важно применять только общепринятые сокращения и не делать произвольных сокращений слов, поскольку потом будут возникать неудобства в пользовании справочником, в том числе при поиске документов.

Справочник способов доставки документов также важен для эффективной организации работы, особенно с учетом использования разнообразных каналов передачи информации, в том числе электронной почты. К примеру, в этот справочник могут быть включены следующие способы доставки документов: почта; почта заказная; электронная почта; факс; телеграф; курьер. Кроме того, в качестве дополнительного канала доведения информации может использоваться публикация документов в корпоративном портале, на сайте организации в Интернете. Этот справочник при необходимости может быть дополнен позициями, отражающими одновременно применение нескольких средств передачи документа.

Если в программном продукте предусмотрен справочник способов доставки документов, то он может быть использован при составлении поисковых запросов, например для поиска документов с учетом вида доставки, подсчета количества документов по каждому способу доставки для анализа документооборота, в том числе расходов на доставку документов.

Дополнительные возможности для справочной и аналитической работы по документам создает справочник связок (или ссылок). Использование ссылок позволяет при просмотре электронной карточки одного документа увидеть регистрационные данные и файлы других документов, связанных с ним, и при необходимости их просмотреть. Документы могут быть связаны между собой тематически и формально (например, «во исполнение – исполнен», «повторный – первичный», «во изменение – изменен», «в отмену – отменен» и др.).

Справочник типовых текстов заполняется исходя из конкретного состава и тематики документации. По результатам анализа документооборота организации в этот справочник включаются наиболее часто употребляемые словосочетания и предложения, используемые для заполнения поля аннотации документа (о чем документ, заголовок к тексту) в электронной регистрационной карточке. Например: «Сводные данные по…». В дальнейшем типовые тексты могут использоваться при составлении поисковых запросов.

Кроме того, может быть справочник наиболее часто употребляемых резолюций руководства, содержащий словосочетания и предложения, используемые для заполнения поля с текстом резолюции.

Например:

Прошу рассмотреть

Примите к исполнению

Прошу доложить

Прошу подготовить ответ

Для обобщения

К сведению

На исполнение

Прошу дать предложения

Прошу принять участие

Прошу принять необходимые меры.

В число справочников КСЭД может быть также включена номенклатура дел организации. При внедрении современных систем автоматизации документооборота номенклатура дел может приобрести новое информационное качество и специфические характеристики.

Зачем же нужно в КСЭД вводить номенклатуру дел, если существует техническая возможность обратиться к электронным файлам документов?

Во-первых, факт завершения исполнения документа (в соответствии с действующими нормативными документами по делопроизводству) должен быть оформлен списанием документа в дело.

Во-вторых, при использовании КСЭД в электронной форме может осуществляться не весь, документооборот организации, а лишь его часть. Соответственно ознакомление с содержанием документов, не имеющих электронных файлов, возможно путем поиска соответствующих дел по номенклатуре.

В-третьих, в случае необходимости обратиться к подлиннику документа на бумажном носителе для ознакомления с его различными атрибутами или подготовки его заверенной копии, имеющей юридическую силу, важно обеспечить оперативный поиск документов в делах. Это также обеспечивается формированием дел в соответствии с номенклатурой.

В-четвертых, индексы номенклатуры дел используются при присвоении регистрационных номеров документам, чаще всего исходящим. При применении автоматизированных систем одним из факторов уменьшения трудозатрат является автоматическое номерообразование в соответствии с принятой в организации структурой регистрационного номера (для отдельных групп документов – с использованием необходимого индекса по номенклатуре дел).

Эти обстоятельства являются достаточно важными при применении смешанного бумажно-электронного документооборота. Особо подчеркнем, что даже в условиях масштабного использования электронного документооборота потребность в номенклатуре дел не уменьшается.

Наличие справочника номенклатуры дел при соответствующих функциональных возможностях программного продукта позволяет отобрать дела с истекшими сроками хранения для удаления списанных в них электронных документов из базы данных КСЭД. С другой стороны, документы с длительными сроками хранения аналогичным образам по номенклатуре дел также могут быть отобраны, после чего произведен экспорт включенных в эти дела документов и их учетных данных в систему архивного хранения.

По этим причинам закономерно вытекает требование к программным решениям в области автоматизации документооборота о важности включения номенклатуры дел в число справочников КСЭД.

Между тем, как показал анализ, это обстоятельство учитывалось не во всех разработках, активно рекламировавшихся на рынке программных продуктов по автоматизации делопроизводства и документооборота в конце 1990-х гг. [83]. В частности, имелись разработки, в которых в электронной регистрационной карточке предусматривалась фиксация факта списания документа в дело (проставление даты списания в дело), но внесение информации о номере дела не предполагалось. В этом случае работа с номенклатурой дел практически не отличалась от традиционной ручной технологии. В других программных продуктах систем автоматизации документооборота номенклатура дел включалась в число системных справочников, но конкретные решения относительно принципов их построения и ведения предлагались различные. В частности, известны разработки, в которых справочник номенклатуры дел содержал лишь наименования заводимых дел без указания их индексов. Понятно, что это ограничивает информационно-поисковые возможности и при большом количестве дел оперативный поиск документов будет затруднен. Иными словами, отсутствие в КСЭД качественного справочника «Номенклатура дел» приводит к тому, что поиск бумажного документа в делах осуществляется рутинным способом и не дает экономии времени и трудозатрат.

Целесообразным представляется решение, предусматривающее использование номенклатуры дел как одного из системных справочников (иерархического типа) с полным составом ее обязательных показателей (граф). При этом пользователь имеет возможность оперативно найти сведения о зарегистрированном в КСЭД документе, а также при необходимости обращения к документу на бумажном носителе получить исчерпывающую информацию о списании документа в дело (дата списания, номер дела по номенклатуре с возможностью раскрытия содержания соответствующей позиции номенклатуры). Таким образом экономится время на физический поиск документа в делах. Именно в этом случае номенклатура дел приобретает новые информационные характеристики и становится дополнительным инструментом управления документооборотом. По сути, номенклатура дел существует в двух формах – традиционной (бумажный документ со всеми свойственными номенклатуре дел атрибутами, включая гриф утверждения) и компьютерной – в качестве системного справочника, имеющего свою технологию ведения.

Какие же вопросы в первую очередь встают перед руководителями и специалистами документационной службы в связи с ведением номенклатуры дел в условиях применения КСЭД и элементов электронного документооборота?

Распределение ответственности между подразделениями или должностными лицами по составлению и ведению номенклатуры дел в традиционной и электронной формах. В организации с развитой структурой и большим объемом документооборота важно регламентировать порядок подготовки и согласования номенклатур дел подразделений и организации в целом, имея при этом в виду необходимость согласования ее не только с архивом, но и со специалистами, отвечающими за организацию документооборота в условиях КСЭД. Так, за архивом сохраняются функции организации работы по подготовке номенклатуры дел, уточнения заголовков и согласования сроков хранения дел. Однако вместе с тем важно отследить отражение в номенклатуре дел всех групп документов, регистрируемых в КСЭД, обеспечить взаимоувязку индексов номенклатуры дел с индексами справочника структурных подразделений и др.

Конкретные подходы к составлению номенклатуры дел подразделений и организации в целом. Существование номенклатуры дел не только в бумажной, но и в электронной форме определяет дополнительные возможности оптимизации состава заводимых дел с учетом потребностей повседневного использования.

Для организаций со сложной структурой и большим объемом документооборота создается реальная технологическая возможность подготовить сводную номенклатуру в качестве единого документа, а не механического объединения номенклатур дел подразделений. Необязательно включать в номенклатуры дел подразделений копии распорядительных документов данной организации (тем более, если в КСЭД имеются электронные файлы этих документов), поскольку хранение их подлинников предусмотрено в делах соответствующего подразделения. Достаточно составить номенклатуру дел, обеспечивающую однократное списание в дело зарегистрированных в системе документов. За счет этого достигаются сокращение физического объема номенклатуры и ее лучшая обозримость.

Пользование номенклатурой дел как справочником КСЭД может стимулировать новшества в такой, казалось бы, далекой от автоматизации области, как выбор заголовков дел, поскольку программой может быть предусмотрена возможность ускоренного поиска дел по номеру или по отдельным словам, входящим в заголовок дела. Для удобства просмотра номенклатуры на экране можно использовать усовершенствованную модель построения заголовков дел [83]. Вместо пространного предложения с перечислением всех признаков заведения дела удобнее использовать заголовки, состоящие из двух-трех назывных предложений (по ключевым словам). При этом состав информации, включаемой в заголовок дела, должен сохраняться. Например: «Налогообложение. Переписка с…» или «Налогообложение. Физические лица. Справки о…».

Порядок ведения справочника номенклатуры дел в КСЭД и связанные с этим программно-технические решения. Функциональные характеристики программного продукта автоматизации документооборота могут предусматривать составление проекта номенклатуры дел и его согласование в электронной форме. К примеру, новый порядок работы может быть следующим. Проекты номенклатуры дел вводятся в КСЭД уполномоченными пользователями структурных подразделений. Пользователи службы ДОУ, в чьи обязанности входит согласование проекта, при необходимости вносят в него коррективы. После утверждения номенклатура дел из статуса «проект» переходит в статус «действующая», и в соответствии с ней документы могут формироваться в дела. В течение года при необходимости внести в номенклатуру изменения или дополнения соответствующие предложения структурных подразделений после согласования со службой ДОУ вносятся в КСЭД. В результате в течение всего года в данном справочнике поддерживается полнота и актуальность информации.

Учет электронных документов и баз данных. По мере расширения применения электронных документов возникают и новые проблемы организации их учета и хранения, в том числе отражения в номенклатуре дел организации. Значительная часть этих вопросов находится пока в стадии обсуждения. В частности, предлагается отражать в номенклатуре дел те электронные документы, базы данных, информация которых отсутствует на бумажном носителе. Для обеспечения учета и сохранности баз данных, ведение которых предусмотрено распорядительными или другими документами организации, в номенклатуре дел следует указывать не только название этой базы данных, но и на каком сервере хранится информация, кем осуществляется резервное копирование.