1.1. Функции и структура современной управленческой документации

Практически любая сфера человеческой жизни связана с созданием и использованием документов. В сфере социально-экономического управления документы играют исключительно важную роль, представляя собой специфический предмет и результат управленческого труда.

Для характеристики роли документов в процессе управления, структуры и состава современной управленческой документации воспользуемся упрощенной кибернетической моделью, которая в равной мере применима к любому предприятию, корпорации, государственному учреждению и т. п. Эта модель иллюстрирует взаимодействие субъекта и объекта управления (рис. 1). В качестве субъекта управления (управляющей подсистемы) выступают соответствующие органы управления и лица, принимающие решения. Объектом социально-экономического управления (управляемой подсистемой) являются отдельные работники и коллективы (структурные подразделения или организация в целом), деятельность которых должна быть направлена на достижение поставленных целей. Социально-экономическое управление является многоцелевым, поэтому цели могут касаться как материальных процессов, происходящих в организации (например, связанных с ее производственной и сбытовой деятельностью), так и развития организации в целом, в том числе социального. Содержанием процесса социально-экономического управления является использование и сочетание различных методов управления: организационно распорядительных (административных), экономических и социальных (в том числе социально-психологических). Управленческое воздействие на объект управления осуществляется в форме принятия и реализации управленческих решений. С точки зрения технологии процесс управления представляет собой множество управленческих решений, находящихся на разных стадиях подготовки, принятия и реализации. При этом используется самая разнообразная информация, в том числе в документальной форме. Принятие и реализация значительной части управленческих решении связано с изданием соответствующих документов.

Рис. 1. Взаимодействие субъекта и объекта управления

Документы выступают в качестве средства фиксации информации о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления, включая объект, субъект и их взаимодействие, внутреннюю и внешнюю среду организации. Процесс создания и оформления документов получил название «документирование». Фиксация информации может осуществляться на различных носителях. В современной управленческой деятельности применяются не только традиционные документы на бумажном носителе, но и на других носителях, в том числе электронные. При этом электронные документы могут быть представлены не только в форме текстов (т. е. подготовлены с использованием текстовых процессоров), к ним также относятся сообщения электронной почты, электронные таблицы, базы данных, графика, мультимедиа и др.

С функцией фиксации связана функция документа как средства накопления информации, которая реализуется при сохранении документов и содержащейся в них информации (как отдельных документов, так и их массивов).

В качестве средства коммуникации документы обеспечивают прямую и обратную связь между субъектом и объектом управления (обмен информацией в системе управления, между ее органами и звеньями).

В силу многофункциональности документа существует множество его определений, в которых акцент делается на различные характеристики и функции документа (исторический источник, доказательство, средство коммуникации, средство фиксации информации и др.). В частности, ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит следующее определение: «Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [34]. В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (ст. 2) содержится определение понятия «документированная информация», под которой понимается «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». Электронный документ определяется как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [6]. В отличие от приведенных определений, акцентирующих внимание на функции документа как средства фиксации информации, ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» содержит определение, ориентированное на коммуникативную функцию. Здесь документ понимается как «объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды» [37]. При этом закреплены основные требования к документам (электронным документам): фиксированность, доступность, целостность, легитимность. Сходные требования к документам содержит принятый на основе международного стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» – это аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования [39].

Особое место среди различных форм документальной информации, используемой в процессе управления, занимают официальные документы, требования к оформлению которых достаточно строго регламентированы, поскольку от этого зависит юридическая сила документов. Упомянутый выше ГОСТ Р 51141—98 определяет официальные документы как «документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке» [34]. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему:

действующим законодательством;

компетенцией издавшего его органа;

установленным порядком оформления [34].

Современная управленческая документация разнообразна по своему содержанию и видовому составу, поскольку документы сопровождают деятельность органов государственной власти и местного самоуправления, а также всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их организационно-правовых форм.

Комплекс документов, создаваемых в конкретной организации, определяется:

кругом вопросов, которые организация решает, ее компетенцией;

порядком решения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности);

объемом и характером взаимосвязей с другими организациями;

уровнем автоматизации документационных процессов.

Управленческая документация сопровождает реализацию как общих функций управления, к которым относятся целеполагание, прогнозирование, планирование, организация, координация, стимулирование (мотивация), учет, контроль и анализ, так и специальных. Специальные функции управления зависят от особенностей объекта управления и сферы его деятельности.

В зависимости от функций управления сформировались специальные системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т. п. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению [34]. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) [42]. Каждая функциональная система документации регулируется специальными нормативными актами, имеет свои тенденции развития, хотя существуют и общие закономерности.

Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. Использование ОРД связано с применением организационно-распорядительных (административных) методов управления. С точки зрения обеспечения управленческих решений эти документы служат:

в качестве нормативной базы осуществления функций управления;

в качестве источников информации о цели того или иного воздействия на объект управления;

для выработки и обоснования решений;

для фиксации самого решения и передачи его исполнителям;

для организации выполнения принятых решений, контроля, проверки исполнения и оценки полученных результатов.

В системе ОРД можно выделить организационную, распорядительную и справочно-информационную документацию.

В организационной документации реализуется такой вид управленческого воздействия, как установление норм (правил), регулирующих деятельность системы управления (в том числе организационные, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений и должностных лиц). К организационной документации относятся, например, уставы, положения, правила, инструкции.

Организационные документы устанавливают права органов управления и руководителей издавать распорядительные документы: решения, постановления, приказы, распоряжения и др. Постановления и решения принимаются коллегиальными органами. Основной формой организационно-распорядительного воздействия в условиях единоначалия является приказ. В распорядительных документах содержится прямое административное указание, которое имеет обязательный (иногда рекомендательный) характер, адресуется конкретным управляемым объектам или лицам.

Многочисленную группу ОРД составляют справочно-информационные документы: письма, докладные записки, справки, акты, заключения, доклады и т. п.

В процессе документирования используются определенные элементы документа – реквизиты, являющиеся средством идентификации документа и его оформления, придания юридической силы (например, автор документа, подпись, дата документа, регистрационный номер и т. д.). Соблюдение требований к реквизитам важно не только для оформления документов, но и на последующих этапах работы. В частности, многие реквизиты выступают в качестве поисковых признаков при внесении информации в информационно-поисковые и справочные системы, а также системы электронного документооборота.

Реквизиты документа входят в состав метаданных, под которыми, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 и ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008, подразумеваются данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов и управление ими на протяжении всего жизненного цикла документа [39, 40]. Сами по себе метаданные являются структурированной или полуструктурированной информацией, позволяющей создавать, классифицировать, обеспечивать доступ, хранение и размещение документов в соответствующих информационных ресурсах.

Обратим особое внимание на реквизит «подпись», без которого не может быть ни одного официального документа. Применительно к традиционным документам (на бумажном носителе) под подписью понимается «реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица» [34]. Автограф подписи в большинстве случаев оформления документов сочетается с наименованием должности и расшифровкой подписи (фамилия и инициалы).

Законодательно установлено, что «электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами» [6, ст. 11]. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) представляет собой реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе [3].

В зависимости от управленческих задач, с которыми связано создание документов, можно выделить документы с уникальным содержанием (относящиеся к конкретным управленческим ситуациям) и документы с повторяющимся составом информации (характерны для типовых, повторяющихся управленческих ситуаций и бизнес-процессов).

В зависимости от степени формализации содержащейся в документе информации важно различать документы с неструктурированной (слабоструктурированной) информацией и документы со структурированным, формализованным содержанием. Документы с формализованным содержанием обычно относятся к типовым, повторяющимся управленческим ситуациям и бизнес-процессам и носят массовый характер.

В целях сокращения числа видов и разновидностей документов, используемых в аппарате управления, повышения их качества, упрощения восприятия информации, уменьшения трудоемкости процессов их создания и обработки, в том числе при использовании современных информационных технологий, проводятся работы по унификации и стандартизации документов. Унификация может осуществляться как на уровне государственного регулирования, так и в рамках отдельной организации.

Можно выделить несколько основных направлений унификации и стандартизации управленческих документов как на бумажном носителе, так и электронных – это сами носители записи, форма, содержание и технологические процессы работы с документами (рис. 2). В связи с расширением применения электронных документов в управлении необходимо усилить внимание к унификации носителей информации и способов ее фиксации, в том числе установлению требований к форматам записи файлов и форматам передачи данных.

Рис. 2. Направления унификации и стандартизации документов

В документе выделяют следующие части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

К содержательной части относится информация о вопросе, для решения которого создан данный документ. Заголовочная часть располагается в начале бумажного документа и включает в себя наименование вида документа, код формы по общесоюзному классификатору управленческой документации, наименование и адрес организации – автора документа, адресат, гриф ограничения доступа, к документу и т. п. Большинство реквизитов оформляющей части размещается в конце документа (подписи, печать, визы и т. п.), а, к примеру, гриф утверждения – в начале. Заголовочная и оформляющая части могут содержать дополнительную информацию, используемую в процессе работы с документом, например отметку о переносе информации на машинный носитель (идентификатор электронной копии документа), фамилию исполнителя и номер его телефона.

Состав реквизитов и последовательность их расположения в электронных документах могут быть аналогичны бумажным (например, если электронная копия получена в результате сканирования бумажного документа), а могут быть и специфическими. Унификация требований к электронным управленческим документам должна быть отнесена к перспективным направлениям работы.

Основные требования к построению и оформлению документов, относящихся к унифицированным системам документации, установлены государственными стандартами. При разработке унифицированных систем управленческой документации для установления на поле документа на бумажном носителе границ частей и входящих в них зон и реквизитов (элементов документа) используется метод формуляра-образца, построенного на основе специальной конструкционной сетки. При этом устанавливаются максимальный набор реквизитов для документов данной унифицированной системы документации и порядок их расположения на листе бумаги стандартного формата.

При унификации содержательной (семантической) части документов необходимо соблюдение следующих требований: документ должен обеспечивать полноту информации для решения конкретных задач управления; реквизиты и показатели необходимо располагать в последовательности математической или логической обработки. В основе унификации содержания документов лежит выделение постоянной и переменной информации. Задача унификации ОРД является особенно сложной, поскольку сами документы отличаются большим разнообразием содержания и в основном текстовым характером представления информации.

Унификация содержания документов может проводиться на основе типовых и трафаретных текстов, таблиц, анкет, типовой структуры текста, установления общих требований к содержанию определенных видов документов. Например, в трафаретном документе постоянная информация заранее печатается на бланке документа или вносится в шаблон документа в памяти компьютера, а переменная информация, отражающая конкретную ситуацию, вносится в пробельные места. Типовой текст может быть представлен в виде отдельных фраз, абзацев или целых текстов, с использованием которых составляется текст нового документа. К примеру, типовые тексты широко используются при составлении деловых писем. При унификации сложных документов (положений, уставов, инструкций, правил и т. п.) типизируются их структура и общие требования к содержанию. Иногда в одном унифицированном тексте документа может сочетаться несколько способов унификации. Например, в положениях о структурных подразделениях могут использоваться типовая структура, типовые тексты (фразы или отдельные предложения).

Унификация процессов работы с документами связана с оптимизацией документооборота и установлением типовой технологии для отдельных категорий документов, в том числе с использованием автоматизированных систем. Организация процессов работы с управленческими документами должна учитывать ряд требований: соответствие информации полномочиям субъекта управления (органа управления или должностного лица), который ее использует; полнота, достоверность, точность, оперативность, систематизированность информации и доступность ее для восприятия; оптимизация трудозатрат на работу с документами.

Документ как предмет и результат управленческого труда не статичен. В процессе управленческого взаимодействия документ проходит различные состояния, может перемещаться физически, с ним совершаются разнообразные виды работ и операции, которые выполняют соответствующие руководители и специалисты, а также вспомогательный персонал. В связи с этим возникло понятие «документооборот», которое характеризует процесс работы с документами в динамике. Это понятие, как и понятие «документ», также имеет целый спектр оттенков. К примеру, под документооборотом иногда понимают не только процесс работы с документами, но и совокупность документов, находящихся в обращении. Основные подходы к определению сущности и содержания процесса документооборота, а также формы и способы его осуществления рассматриваются в последующих главах настоящей книги.

В рамках предмета данной главы книги отметим, что процесс обработки документов, содержащих структурированную информацию, носит преимущественно формально-логический характер и достаточно легко поддается автоматизации. Для этих целей могут использоваться различные системы обработки данных, т. е. системы, ориентированные на работу с фактографической информацией.

Процесс работы с организационно-распорядительными документами отличается особой сложностью и многовариантностью технологии в зависимости от хода и результатов рассмотрения документов руководителями разного ранга, исполнения поручений (резолюций), особенностей состава исполнителей. Принятие решений по организационно-распорядительным документам часто носит индивидуальный характер. Вместе с тем наличие унифицированного состава реквизитов и возможность унификации основных процессов и процедур работы позволяет применять для документов с неформализованным содержанием, в том числе ОРД, автоматизированные технологии. При этом используются документоориентированные системы, в которых в информационную систему включается документ как объект в целом, со всеми его реквизитами и другими метаданными, а не только как составляющие его отдельные информационные компоненты. При этом фактографическая информация также может быть представлена в сочетании с информацией, характеризующей документ как объект в целом.

При анализе состава документооборота организации можно условно выделить две сферы документооборота: управленческий и технологический, соотношение между которыми в организациях разных отраслей деятельности различается. В данном контексте понятие «управленческий документооборот» применяется к документам, обеспечивающим функционирование организации в целом (прежде всего, к организационно-распорядительной документации). В широком смысле управленческий документооборот включает также «технологический» документооборот, связанный с обеспечением отдельных функций управления и обусловленный спецификой деятельности организации (например, банки, страховые компании, медицинские учреждения, предприятия торговли и т. п.). Управленческий документооборот (в отличие от технологического) в значительной мере связан с принятием решений на основе слабоструктурированной или неформализованной информации. Поэтому роль человека в процессе работы с управленческими документами заключается не только в формальнологических операциях, но и в аналитической, эвристической деятельности. В рамках конкретных бизнес-процессов процедуры управленческого и технологического документооборота могут сочетаться.

Таким образом, рассмотренные характеристики документа как предмета управленческого труда позволяют сделать ряд выводов.

1. Современная управленческая документация разнообразна по составу и содержанию, так как обеспечивает реализацию различных функций управления. Документы при этом выступают как средство фиксации и хранения информации, а также средства коммуникации.

2. В настоящее время в сфере социально-экономического управления используются документы на различных носителях информации, при этом в последние годы все более широкое применение находят электронные документы.

3. Требования к оформлению и способам представления информации, содержащейся в документах, являются объектом унификации и стандартизации.

Наличие определенного состава (конечного множества) реквизитов позволяет унифицировать процессы документирования (форму и в отдельных случаях содержание) и технологии документооборота. В свою очередь унификация и формализация создают основу для автоматизации.

4. Основу управленческого документооборота составляет организационно-распорядительная документация, так как относящиеся к ней виды и разновидности документов обеспечивают функционирование системы управления организацией в целом.

5. Различия в степени структурированности информации, задачах и способах автоматизации процессов работы с управленческими документами вызывают необходимость использования двух типов автоматизированных информационных систем: системы обработки данных (фактографической информации) и документоориентированные системы.