2.2. Современные средства коммуникации и их влияние на управленческий документооборот

В настоящее время в информационной сфере происходят радикальные изменения, которые не могут не сказаться на различных аспектах управленческой деятельности, включая все формы управленческой коммуникации и документооборот. Эти изменения, связанные с применением все более совершенных информационно-коммуникационных технологий, носят глобальный характер и рассматриваются как проявления современной информационной революции.

В качестве предшествующих информационных революций можно выделить:

первую – изобретение письменности (т. е. создание самой возможности документирования);

вторую – изобретение книгопечатания, давшее возможности тиражирования письменной информации; апогеем этой революции, начавшейся еще в эпоху Возрождения, стало появление печатных средств массовой информации;

третью – началась во второй половине XIX в. и продолжилась в ХХ в., когда были изобретены и стали распространяться новые средства передачи информации: телефон, радио, телеграф, а также печатающие машинки и средства копирования документов;

четвертую – началась в середине ХХ в. с изобретением и началом применения компьютерной техники; особо бурное развитие получила после начала массового промышленного производства персональных компьютеров, вследствие чего сфера их применения в настоящее время стала почти всеобъемлющей [101, 126].

Характерными чертами современной, пятой, информационной революции являются развитие Интернета, создание глобальных телекоммуникационных сетей, разработка новых технологий в сфере фиксации, обработки, хранения и передачи информации, развитие рынка услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий [111].

Социальные последствия современной информационной революции являются столь многогранными, что для их рассмотрения и решения возникающих проблем приходится оперировать категориями «информационное общество» и «информационная глобализация».

Обратимся к любопытным примерам, приведенным в фундаментальной работе А.И. Смирнова [180, с. 8–9]. Так, по некоторым оценкам за 50 тысяч лет существования человечества сменилось порядка 1600 поколений. Из них последние 800 применяют огонь, 150 осуществляют связь поколений с использованием письменности (в том числе 12 – через печатное слово), 2 владеют атомной энергией, телевидением, лазерами, антибиотиками. И только одно, нынешнее поколение применяет персональные компьютеры, космические технологии, телекоммуникацию.

Добавим к этому, что именно нынешнему поколению довелось на практике решать задачу внедрения и применения электронного документооборота.

Значение автоматизации документооборота в комплексе перспективных задач совершенствования управленческой деятельности отмечалось еще академиком В.М. Глушковым, идеи которого об автоматизации процессов управления предвосхитили будущее [92]. В начале 1980-х гг. предполагаемые компоненты «электронного офиса» («электронного учреждения») обсуждались зарубежными и отечественными специалистами [86]. Вместе с тем уровень развития современных информационных технологий создает гораздо большие, чем это виделось прежде, возможности для совершенствования управленческих коммуникаций и системы управления в целом.

Возможности современных информационно-коммуникационных технологий могут быть проиллюстрированы следующим примером [180, с. 20]. Полвека назад для того, чтобы переслать 30 страниц текста на расстояние 5000 км потребовалось бы примерно 10 дней, оплата услуг почтовой связи при этом составила бы около 30 долларов. Двадцать лет тому назад выполнение этой задачи с использованием телефакса заняло бы около часа и стоило бы 50 долларов. При использовании современных высококачественных сетей передачи данных на это потребуется около 3 секунд, а затраты составят около 3 центов.

Один из основоположников теории информационного общества О. Тоффлер отмечал, что в новых условиях уменьшается необходимость в столь высокой концентрации производства, какая была свойственна индустриальному обществу, а люди могут полноправно участвовать в производственных процессах, находясь в физическом удалении от крупных экономических центров [186]. Эту же мысль развивает теоретик менеджмента П. Друкер: «Значение информации будет возрастать по мере уменьшения необходимости всем сотрудникам работать в одном здании, в соседних кабинетах и видеть друг друга сто раз на дню. Чем шире предприятия станут вводить у себя системы трудовых отношений, при которых сотрудники трудятся совместно, но не вместе, – другими словами, чем шире в организации будут применяться информационные технологии, – тем острее будет стоять вопрос адекватного информирования всех и каждого служащего» [101, с. 127]. В книге российского экономиста И.А. Стрелец высказано мнение, что «в информационном обществе снижается значение бюрократического управления, и работники при выполнении своих основных функций становятся более самостоятельными, а каждая организационная единица представляет собой отдельный модуль, направленный на решение конкретной задачи или задач» [185, с. 17].

Сегодня функционирование практически любой организации или предприятия осуществляется с применением компьютерных информационных технологий. Перечень внедряемых новых информационных технологий и возможностей их применения в практике управления может быть почти безграничным. Однако важно подчеркнуть, что качественный скачок в использовании информационных технологий связан с корпоративными информационными системами (КИС), функционирующими на основе компьютерной сети и объединяющих информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений. При этом пользователями (участниками) КИС «может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы» [3]. Создание и расширение применения КИС стало реальностью на практике в середине 1990-х гг. и в нашей стране особенно активизировалось в последние годы.

Следует заметить, что информационные технологии, прежде использовавшиеся в аппарате управления, как правило, не затрагивали сами управленческие процедуры и процессы работы (что в определенной мере сказывалось на эффективности их применения). При этом сами программы, создававшиеся для автоматизации обработки информации в подразделениях на ранних этапах информатизации, не были рассчитаны на обмен информацией с другими элементами и звеньями системы управления организацией. В частности, системы, предназначенные для автоматизации делопроизводства, были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций (например, при регистрации и контроле исполнения документов).

Качественно новые возможности для информационного обеспечения управления стали появляться с решением задач автоматизации передачи информации и применения корпоративных информационных систем и технологий. Для этих целей применяются: электронная почта и Web-технологии (в том числе Интранет и корпоративные порталы), корпоративные системы электронного документооборота (КСЭД), корпоративные системы хранения и поиска документов и фактографической информации, системы управления потоками работ (Workflow, т. е. автоматизация алгоритмов обработки информации и маршрутов движения документов применительно к конкретным бизнес-процессам), системы совместной (групповой) работы над проектами документов, информационно-справочные системы, корпоративные системы управления ресурсами предприятия (ERP-системы), а также другие специализированные системы (в том числе по отраслям деятельности – банковские операции, страхование, дистанционное обучение и аттестация персонала и др.) и комплексные технологии.

Сейчас спектр корпоративных информационных технологий достаточно широк. С одной стороны, это связано с многообразием подходов к автоматизации процессов управления в предшествующий период. С другой – отражает новые тенденции применения корпоративных технологий: охват ими новых сфер деятельности, а также ориентация не только на автоматизацию обработки данных, но и на работу с неструктурированной информацией, создание систем управления корпоративными информационными ресурсами на основе Интранет и корпоративных порталов.

Именно теперь с применением Интранет и широких возможностей корпоративных технологий становится реализуемой задача создания информационной системы организации, соответствующей реальной сложности управленческих и производственных процессов в их взаимосвязи. Более того, в условиях корпоративных информационных технологий появляется возможность оптимизировать или даже полностью перестроить существующие процессы и процедуры работы. Анализируя значение Интранет и корпоративных порталов, а также вклад С. Теллина как одного из основателей использования Web-технологий во внутренней среде организации в начале 1990-х гг., Л. Черняк отмечает, что пока не было Интранет, не было и технической возможности создать информационную систему, адекватную по сложности бизнес-системам [196]. По образному выражению Б. Гейтса, благодаря корпоративным информационным системам формируется «электронная нервная система» организации [91, с. 77].

Однако при этом, на наш взгляд, следует иметь в виду, что Интранет и современные корпоративные системы прежде всего создают технологическую возможность строить многовариантные информационные связи в процессе управления. На основе этих возможностей в организации с учетом ее специфики должны быть установлены (при необходимости стандартизированы) конкретные требования к применению соответствующих корпоративных информационных технологий и регламентировано их использование, в том числе порядок доступа к определенным информационным ресурсам и защиты информации, т. е. корпоративные информационные технологии позволяют обеспечить управляемую, регулируемую коммуникацию в рамках задач, решаемых подразделениями, группами работников и конкретными лицами.

Применение современных информационно-коммуникационных технологий порождает новые черты и особенности в осуществлении практически во всех основных функций работы с документами, включая документирование и процессы документооборота. Что касается документирования, то здесь речь идет не только о применении электронных документов в различных формах, но и о трансформации ранее применявшихся видов документов (например, телефонограммы в факсограмму или SMS-сообщение) или сокращении сферы их применения (например, телеграмм при использовании технологий электронного документооборота). В современных условиях развитие средств коммуникации привело к выходу документооборота за рамки отдельно взятой организации и появлению внешнего электронного документооборота.

Автоматизация процессов работы с документами, использование элементов электронного документооборота оказывают существенное влияние на организацию управленческого труда, появление новых особенностей в работе руководителей и специалистов, вызывают появление новых организационных и технологических форм документооборота.