6.5. Корпоративная система электронного документооборота и развитие самообучающейся организации

На рубеже 1980—1990-х гг. все более отчетливо стала проявляться потребность в многоаспектном решении вопросов повышения квалификации персонала. К этому периоду в зарубежном менеджменте относится появление публикаций П. Сенге, Дж. Гарднера, Д. Шона и др., в которых обосновывалась необходимость применения концепции «самообучающейся организации». При этом обращалось внимание на необходимость обеспечить готовность организации к функционированию в условиях серьезных изменений во внешней среде. Наряду с обычными формами подготовки персонала в новых условиях требуется своего рода «второй контур» обучения, обеспечивающий применение инноваций [120].

В СССР в 1980-е гг. стала формироваться созвучная в общем видении концепция «непрерывного образования», которая в значительной мере поддерживалась государственной системой подготовки и повышения квалификации кадров. В частности, эта концепция была принята к практическому применению в Институте повышения квалификации информационных работников (ИПКИР) Государственного комитета СССР по науке и технике, где в этот период довелось работать автору. Основная идея непрерывного образования для информационных работников (руководителей и специалистов органов научнотехнической информации, многие из которых первоначально не имели специальной вузовской подготовки в данной области) заключалась в предоставлении им возможности получить необходимые знания и умения в рамках последипломного образования. Самообразование специалистов и краткосрочные формы обучения в отраслевых институтах повышения квалификации, а также стажировки в период между повышением квалификации в ИПКИР (как в головном учебном, научно-методическом и координационном центре) на регулярной плановой основе (не реже 1 раза в пять лет) рассматривались как обязательная составная часть непрерывного образования [187, 199]. Использование ИПКИР различных форм повышения квалификации и вариантов учебных программ (учитывавших характерные для того времени достижения в области информационных технологий и систематически обновлявшихся), а также широкое применение активных методов обучения – все это в комплексе позволяло организациям различных отраслей экономики и регионов решать проблему обеспечения высококвалифицированными информационными специалистами. Опыт реализации концепции непрерывного образования информационных работников представляет определенный интерес в современных условиях, так как отчасти сходную задачу приходится решать в сфере применения электронного документооборота, поскольку до недавнего времени эти вопросы в вузовских учебных планах и программах отсутствовали.

В настоящий момент перспективы развития электронного документооборота во многом зависят от того, как будут решаться вопросы кадрового обеспечения этого направления работы. Как выше уже отмечалось, вопросы кадрового обеспечения и работы с персоналом находятся во взаимосвязи с другими компонентами функционирования КСЭД (см. рис. 12).

Ключевые вопросы работы с персоналом в условиях внедрения корпоративных систем и технологий электронного документооборота прежде всего связаны с признанием инновационных изменений в управлении документацией (включая информационные ресурсы, в том числе бумажные и электронные документы, программнотехническое обеспечение, технологию работы и нормативную базу), влияющих, в свою очередь, на состав работников, осуществляющих работу с документами, и на формирование новых квалификационных требований к ним, а также на необходимость систематического повышения квалификации руководителей и специалистов организации по вопросам применения корпоративных технологий электронного документооборота. Логика этой работы отражена на рис. 23.

Рис. 23. Профессиональное развитие кадров в сфере управления документацией и электронного документооборота

Значительную часть вопросов кадрового обеспечения КСЭД многим организациям сейчас приходится решать «на марше», по ходу внедрения системы. Как правило, при внедрении КСЭД с привлечением представителей разработчика ПО организуется обучение тех пользователей, которым предстоит выполнять функции, связанные с документационным обеспечением. Если в дальнейшем работа с вновь подключаемыми пользователями, в том числе специалистами структурных подразделений, не предусмотрена, то, как показывает практика, развитие КСЭД на этом остановится. Либо более опытные пользователи будут передавать свои знания новым пользователям на уровне «фольклора» с возможным сужением состава информации или даже ее искажением. По этим причинам работа с пользователями должна быть продумана на перспективу, с учетом достижения более высоких уровней зрелости КСЭД и расширения состава пользователей.

Необходимость постоянной работы с пользователями связана с рядом причин:

периодической модификацией ПО (внедрением новых версий);

освоением новых функциональных возможностей системы; применением технологий электронного документооборота в рамках новых бизнес-процессов;

развития нормативной базы электронного документооборота; естественного изменения состава пользователей и др.

Часть задач работы с пользователями может решаться опять-таки с привлечением представителей разработчика или других организаций.

Кроме того, в настоящее время динамично развивается направление e-leaming, предусматривающее применение новых информационных технологий для дистанционного обучения и аттестации. Возможности e-leaming могут быть активно востребованы для информационной поддержки различных категорий пользователей КСЭД, их аттестации на предмет знания тех или иных функциональных характеристик системы и нормативных документов.

Эффективную систему информационного обеспечения пользователей КСЭД сейчас невозможно создать без специализированных корпоративных информационных ресурсов (на основе Интранет, корпоративного портала).

Но полностью проблему работы с пользователями КСЭД решить не удастся, если не взять на вооружение упомянутую выше концепцию самообучающейся организации, относящейся к новейшим тенденциям в менеджменте [96].

Черты самообучающейся организации по-прежнему дискутируются и в западном менеджменте, и в российском. Однако при этом, как правило, отмечаются следующие особенности:

способность организации адаптироваться к изменяющимся задачам и условиям;

формирование общего видения стратегии и процессов, партисипативность и обучающий подход при выработке стратегии;

организация получения новых знаний персоналом и управление знаниями (knowledge management);

систематическое повышение квалификации менеджеров всех уровней;

обучение всех категорий работников в процессе инноваций; свободный обмен информацией и опытом между членами организации.

Так, исследуя проблематику управления знаниями, российский экономист С. Насибян и ее коллеги отмечают, что обучающаяся, адаптивная организация эволюционирует в сторону роста ее эффективности. При этом «… организации, которые вкладывают средства в обучение своих сотрудников, фактически осуществляют инвестиции, которые должны приносить прибыль в виде прибавки к стоимости компании» [163, с. 82–83]. Для того чтобы эти инвестиции имели реальную отдачу, важно принимать во внимание существование двух типов знаний, накапливаемых в организации, и использовать оба типа. Проявленные знания обычно документированы и в связи с этим их передача может осуществляться в рамках формальных коммуникаций, в том числе с использованием корпоративных информационных ресурсов и системы документооборота. Скрытые, персонифицированные знания передавать другим членам коллектива более сложно, однако и эту задачу можно решить в рамках реализации концепций самообучающейся организации и управления знаниями.

На наш взгляд, одна из главных особенностей применения на практике концепции самообучающейся организации заключается в том, что развитие персонала во взаимосвязи с задачами системы управления должно рассматриваться как постоянное направление работы, функция самой организации. Иными словами, решением проблем развития персонала занимается не кто-то извне и эпизодически, а сама организация выстраивает систему информирования работников, получения ими новых знаний, поддерживает соответствующие черты корпоративной культуры, привлекает для конкретных задач, если необходимо, преподавателей или специалистов из других организаций.

Кто будет планировать и организовывать обучение персонала организации применению именно ее корпоративных технологий и поддерживать освоение новых возможностей в сочетании с развитием именно своей регламентирующей базы? Кто будет мотивировать работников к применению электронного документооборота и повышению эффективности своей работы? Кто будет определять наполнение корпоративных информационных ресурсов актуальной служебной информацией? Ответы на эти и им подобные вопросы лежат в сфере компетенции самой организации. Именно поэтому только за счет отдельных мероприятий с пользователями КСЭД, проводимых время от времени и без продуманной программы, вряд ли удастся достичь высоких уровней зрелости КСЭД, предполагающих максимально широкое использование преимуществ электронного документооборота руководителями и специалистами организации.

С другой стороны, именно работа с пользователями КСЭД дает, на наш взгляд, реальный импульс к формированию и развитию черт самообучающейся организации. Поскольку КСЭД предоставляет общий сервис для всех подразделений организации, а ее технологические возможности при этом постоянно развиваются, требуется столь же постоянная работа с пользователями системы, в число которых поэтапно входят не охваченные ранее руководители и специалисты. Тем самым повышается восприимчивость к инновациям всех сотрудников организации, которые на практике видят реальные результаты применения более эффективных технологий управленческого взаимодействия.