3.1. Развитие концептуальных подходов к управлению документальными коммуникациями и информационными ресурсами организации

В условиях внедрения и расширения применения современных информационных технологий появляются возможности качественно новой организации управленческой коммуникации и процессов работы с документами и информацией. В связи с этим возникает и усиливается потребность в разработке и применении на практике новых концептуальных подходов.

Влияние прогресса в сфере информационных технологий на управленческие коммуникации, в том числе документооборот, является многогранным. Поэтому основу организации и технологии работы с документами и информацией сейчас должна составлять не какая-то одна новая концепция, а целый ряд концептуальных подходов. При этом, как уже отмечалось в гл. 1, электронный документооборот необходимо рассматривать как качественно новое системное явление, связанное не только с технико-технологической, документоведческой и юридической составляющими, но и с развитием системы социально-экономического управления в целом.

В табл. 5 представлены некоторые особенности современного этапа организации работы с управленческими документами (по сути, представляющие конкретные направления работы) в сопоставлении с основными концептуальными подходами, призванными обеспечить их развитие.

Таблица 5

Основные концептуальные подходы, обеспечивающие развитие управленческого документооборота в условиях применения современных информационных технологий

Как видно из табл. 5, каждое направление работы предполагает применение нескольких подходов, их сочетание. В таблице показаны концептуальные подходы, которые, на взгляд автора, в наибольшей мере связаны с отмеченными направлениями, хотя могут и должны применяться достижения в других областях.

Выделим в первую очередь те концептуальные подходы, которые в целом уже сформировались. К ним, прежде всего, относятся базовые управленческие подходы – системный, процессный и ситуационный, а также методология управления проектами. Активно разрабатываются вопросы методологии обеспечения информационной безопасности и защиты информации, информационного менеджмента и управления документацией. Другие же направления работы приходится переосмысливать, и их развитие еще предстоит.

Характеристика ряда направлений работы в сфере управленческого документооборота и связанных с ними концептуальных подходов уже дана в предыдущих главах книги (например, концепции жизненного цикла документов, принципа сочетания государственного и корпоративного регулирования, изменения роли и критериев оценки деятельности документационной службы, а также некоторых характеристик документооборота как формы управленческой коммуникации). Вместе с тем ряд обозначенных основных концептуальных подходов требует специального внимания.

Концепция смешанного электронно-бумажного документооборота. Основные положения этого подхода, ряд практических рекомендаций и технологических процедур, разработанные автором настоящей книги, были изложены в предыдущей книге по этой проблематике [82]. Эти идеи были восприняты наиболее авторитетными российскими документоведами, в частности М.В. Лариным, который в предисловии к указанной книге отметил «авторские подходы М.П. Бобылевой к рассмотрению теории и практики электронного документа и электронного документооборота, вопросов параллельного функционирования «бумажного» и «безбумажного» документопотоков» [82, с. 7].

В настоящее время идея смешанного электронно-бумажного документооборота привлекает все большее число сторонников. Реализация этого концептуального подхода позволяет осуществлять поэтапное расширение сферы применения электронных документов. Данное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота. Кроме того, использование в обозримой перспективе смешанного электронно-бумажного документооборота позволяет принимать во внимание преимущества и недостатки бумажных и электронных носителей информации.

Вместе с тем применение смешанного документооборота не должно рассматриваться как отступление от самой идеи электронного документооборота. Приведенная в табл. 1 (§ 1.3) краткая характеристика основных функций работы с документами и существующих возможностей их автоматизации показывает, что в настоящее время даже традиционный (бумажный) управленческий документооборот немыслим без автоматизации и использования документов в электронной форме.

Поэтому с позиций инновационного менеджмента можно говорить о формировании нового технологического уклада в осуществлении процессов документооборота, в том числе осуществляемого в смешанной электронно-бумажной форме. Понятие технологического уклада включает единый технический уровень осуществления производственных (и управленческих. – М.Б.) процессов, связанных вертикальными и горизонтальными потоками однородных ресурсов, базирующихся на общих ресурсах рабочей силы и общем научнотехническом потенциале [108, с.19].

Всю совокупность управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:

документы, для которых электронная форма существования будет являться основной;

документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажном носителе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.

Поэтому эффективная организация документооборота и архива предполагает обращение документов на различных носителях информации с использованием возможностей и преимуществ электронной информационной среды. Вследствие этого понятие «делопроизводство», традиционно применяемое по отношению к работе с бумажными документами, уже не охватывает всего комплекса вопросов работы с управленческой документацией.

Концепция управления документацией. Хотя понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются близкими, все же «документационное обеспечение управления» охватывает более широкий круг вопросов, включая работу с различными видами управленческой документации в условиях использования средств автоматизации. Вместе с тем заметим, что в настоящее время сохраняется употребление понятий «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» как синонимов [135, 172], поскольку такая трактовка вошла в ГОСТ Р 51141—98 [34].

На наш взгляд, в современных условиях применение понятия «делопроизводство» оправдано, когда речь идет в основном о нормах документирования управленческой деятельности в традиционных бумажных документах и организации работы с ними.

Понятие «документационное обеспечение управления» сформировалось в конце 1970-х гг. – примерно в то время, когда начали активно внедряться автоматизированные системы управления (АСУ). Это потребовало большей системности в решении вопросов работы с документами (унификация и стандартизация документов, использование машиночитаемых документов, появление технотронных архивов и т. д.), увязки этой работы с мероприятиями по совершенствованию системы управления [81]. Поэтому процессы работы с документами в сфере управления стали рассматриваться не только как вспомогательные («делопроизводство»), но и как составная часть управленческой технологии, обеспечивающая процессы функционирования органов и систем управления.

Еще больший акцент на сущностной управленческой работе, а не только на задачах обеспечения управленческой деятельности присущ современному термину «управление документацией». Этот термин достаточно близко соотносится с понятием «документационное обеспечение управления», но они не являются тождественными. По мнению М.В. Ларина, внесшего в российском документоведении наиболее весомый вклад в разработку этой проблематики, документационное обеспечение управления – это «…термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией» [143, с. 50]. В многочисленных трудах М.В. Ларина исследуются различные аспекты и формы работы с документами в их историческом развитии и обосновывается современное содержание деятельности по управлению документацией [149]. По его мнению, «наличие многоаспектности в проблеме управления документацией требует научного осмысления ее сущностных причинно-следственных черт и связей…» [145, с. 123].

В современных условиях управление документацией выделяется как специализированная управленческая функция, которая должна охватывать весь спектр вопросов создания, обращения, хранения и уничтожения документов, образующихся и циркулирующих в управленческой системе. На наш взгляд, важно рассматривать эту функцию не только на уровне отдельной организации [143], но и в масштабах различных управленческих систем. Развивая иерархию понятий, полагаем целесообразным рассматривать функцию управления документацией как часть функции управления информационными ресурсами (рис. 7). При этом здесь мы также можем видеть аналогичный процесс перехода от решения задач информационного обеспечения управления к управлению информационными ресурсами.

Рис. 7. Соотношение понятий «документационное обеспечение управления», «информационное обеспечение управления», «управление документацией», «управление информационными ресурсами» и «информационный менеджмент»

Вместе с тем, по нашему убеждению, не следует исключать из обращения понятия документационное и информационное обеспечение управления, так как они позволяют охарактеризовать использование документов и информации для обеспечения конкретных управленческих процессов. Управление документацией и информационными ресурсами как функция управления имеет другой диапазон, охарактеризованный выше.

Обратим также внимание на то, что наряду с понятием «управление документацией» употребляется также понятие «управление документами» (последнее нашло отражение в ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 как перевод англоязычного термина «records management»). При близости этих понятий, как нам кажется, в российской практике отличие все же имеется. В понятии «управление документацией» очевиден акцент на комплексах документов (т. е. включая различные системы документации, а также виды и разновидности документов), а при использовании второго понятия внимание может быть сфокусировано на документах как отдельных объектах.

Новые принципы документооборота. Изменение концептуальных подходов к организации работы с документами требует также внимания к принципам, лежащим в основе организации документооборота.

В гл. 1 уже обращалось внимание на то, что при решении вопросов организации работы с электронными документами нередко предпринимаются попытки уподобить электронный документ бумажному, а управленческий документооборот в электронной форме организовать на прежних принципах. По этой причине проблема выработки новых принципов управленческого документооборота в условиях применения корпоративных электронных технологий специально даже не обозначалась, что свидетельствует о ее недооценке.

По нашему мнению, признание необходимости следовать новым принципам документооборота в условиях корпоративных информационных технологий является одним из факторов принятия более действенных управленческих решений, направленных на расширение применения электронных документов.

К примеру, одним из «краеугольных камней» традиционного делопроизводства и документооборота в отечественных организациях на протяжении целого столетия было отделение технических операций по подготовке документов (например, печатание документов в машинописных бюро) и делопроизводственному обслуживанию от процессов работы с документами «исполнителей». В современных условиях машинописные бюро уже ушли в прошлое, так как процедуры подготовки и оформления документов осуществляются на персональных компьютерах. Но по-прежнему сохраняется стереотип в отношении к процедурам работы с документами: они все еще воспринимаются как «инородная» функция. Вместе с тем расширение применения электронных документов немыслимо без участия в процессах электронного документооборота работников не только документационной службы, но и остальных подразделений организации. Прием и отправка электронных документов не обязательно должны выполняться централизованно в документационной службе, требуется также обоснованная децентрализация этих функций с предоставлением полномочий на их осуществление пользователям КСЭД. При этом изменяются функции документационных служб: на первый план выступают организационные, контрольные и методические функции, а не только регистрация документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства. Тем самым происходит реализация на практике новых задач управления документацией.

Новые особенности организации документооборота (по мере их формирования) рассматривались в ряде предыдущих публикаций автора [66–70, 75, 76, 80]. Сейчас мы можем уже говорить об изменении основной парадигмы управленческого документооборота. Если раньше управленческий документооборот рассматривался как одна из основных делопроизводственных функций по обеспечению процессов работы с документами в организации, то теперь управленческий документооборот представляет собой управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой. Модель взаимодействия участников документооборота рассматривается в § 3.2.

Сравнение прежних и новых принципов управленческого документооборота отражает табл. 6. Выделенные нами принципы электронного документооборота не отрицают базовые принципы традиционного бумажного документооборота, а представляют результат их развития и трансформации.

Методология информационного менеджмента. В последнее время в связи с внедрением новых информационных технологий получает распространение понятие «информационный менеджмент», которое охватывает весь комплекс вопросов работы с информацией и использования современных информационных технологий в организации.

Безусловно, основы комплексного и системного подхода к совершенствованию делопроизводства и документооборота закладывались в предшествующий период [117, 179]. Однако применение новых информационных технологий, охватывающее практически все стороны деятельности организации и создающее невиданные ранее возможности обработки и передачи информации, потребовало еще более высокого уровня системности и интеграции в вопросах информационного и документационного обеспечения, в работе с различными видами информации и документации. Проявление этой закономерности отражает концептуальный подход, получивший название «информационный менеджмент».

Таблица 6

Сопоставление принципов традиционного и электронного документооборота

Более того, в целом в развитии менеджмента как науки продолжается процесс дифференциации и появляются новые информационные «ответвления». Например, в сфере информационных технологий наряду с понятием информационного менеджмента употребляются понятия «управление информационными системами», «ИТ-менеджмент», «менеджмент программных продуктов» и др. [112, 154, 188], в сфере маркетинговых коммуникаций – понятия «коммуникационный менеджмент» (в узком смысле, применительно к связям с общественностью), «PR-менеджмент» и «рекламный менеджмент» [77, 107]. Возрастание роли управления коммуникациями отмечают и российские, и зарубежные специалисты. Ими предлагаются следующие определения коммуникационного менеджмента – это «профессиональная деятельность, направленная на достижение эффективной коммуникации как внутри организации, так и между организацией и ее внешней средой», «деятельность по управлению коммуникационными проблемами организации» [107, с. 51]. Обосновывается также необходимость введения должности «директора по коммуникациям», который должен отвечать «… за потоки информации в организации и за решение коммуникационных проблем» [152, с. 35].

В связи с этим важно провести грань между различными информационными «ответвлениями» менеджмента, чтобы не «девальвировать» употребляемые понятия и стимулировать развитие этой сферы деятельности. С другой стороны, на новом витке развития, вероятно, усилится потребность в интеграции некоторых из таких «ответвлений».

На наш взгляд, формирование концепции информационного менеджмента (ИМ) и ее дальнейшее развитие связаны с двумя группами факторов.

С одной стороны, формирование концепции ИМ обусловлено необходимостью повысить эффективность решений в сфере информатизации, внедрения новых информационных технологий.

С другой стороны, возрастает сложность принятия управленческих решений в условиях растущих объемов информации и при этом довольно высокой неопределенности информации, отражающей особенности рыночной экономической среды и развития социальнополитических и других общественных процессов. Поэтому повышаются требования к профессиональной организации процессов работы со всеми видами управленческой информации (как при создании информации, так и при ее обработке и потреблении).

Обе названные группы факторов действуют одновременно. Это свидетельствует о сложности задач управления информацией как одним из важнейших ресурсов любого предприятия, учреждения или организации, независимо от формы собственности.

Информационный менеджмент становится междисциплинарным понятием. В последние годы по специальности «информационный менеджмент» в нашей стране осуществляется подготовка специалистов с высшим образованием. Вместе с тем пока единой трактовки информационного менеджмента еще не сложилось, что свидетельствует о бурном его развитии.

Различные специалисты, как правило, делают акцент на различных аспектах ИМ, к примеру, информационных, технических, программно-технологических, финансовых [113, 131, 145, 175].

Задачами ИМ в более узком понимании являются: формирование и обеспечение функционирования информационных систем на основе использования оптимальных для организации информационных технологий;

переход от «лоскутной» автоматизации к комплексной; стратегическое и оперативное планирование развития информационных систем, использования программно-технических средств; повышение эффективности капиталовложений в эту сферу; защита информационных ресурсов.

Второй подход позволяет увидеть, наряду с перечисленными, также значительное число проблем организационного и методологического характера, без решения которых невозможно повысить эффективность работы с информацией и документацией в сфере управления.

Более широкое понимание ИМ связано с вопросами анализа информационных потребностей, совершенствованием массивов информации, информационных потоков, информационных технологий и технического обеспечения на основе системного подхода, координации работ и формирования единого информационного пространства организации.

На наш взгляд, важнейшими компонентами информационного менеджмента являются документированная информация (информационные ресурсы), персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов (рис. 8) [82]. Каждый из названных четырех компонентов взаимосвязан с остальными и оказывает на них влияние.

Рис. 8. Основные компоненты информационного менеджмента

Так, например, характеристики технического и программного обеспечения отчасти определяют возможности формирования и качество информационных ресурсов, требования к подготовке персонала, процедурам и правилам работы. С другой стороны, эти же компоненты влияют на формулирование требований к программному и техническому обеспечению. Далее, необходимость соблюдения некоторых нормативно установленных требований к работе с информацией и документами (допустим, порядка работы с информацией ограниченного распространения) обусловливает соответствующие задачи перед техническим и программным обеспечением системы, ответственность персонала и влияет на структуру информационных ресурсов. При этом сами процедуры работы устанавливаются с учетом взаимовлияния всех названных компонентов. В свою очередь, характеристики информационных ресурсов предъявляют требования к структуре и квалификации кадров, влияют на выбор технического и программного обеспечения, установление процедур работы и т. п. Одновременно требования к работе персонала включают знание структуры и принципов формирования информационных ресурсов, правил и процедур работы, а также умения и навыки использования программных и технических средств.

Значимые для управленческого документооборота основные направления совершенствования информационных ресурсов представлены на рис. 9. К ним относятся совершенствование массивов информации и информационных потоков, развитие информационных технологий и технического обеспечения информационных процессов.

Рис. 9. Совершенствование информационных ресурсов

Методология информационного менеджмента предполагает сочетание системного, процессного и ситуационного подходов в управлении.

Развитие системного и процессного подходов в управлении не связано непосредственно с задачами документооборота, но без их применения на практике решение любых управленческих проблем и внедрение новых информационных технологий невозможны.

Применение системного подхода в управлении основано на положениях общей теории систем (системного анализа) и кибернетики и является необходимым условием анализа систем управления и информационных систем, а также их проектирования. Системный подход позволяет рассматривать организацию и ее информационную среду как открытую иерархическую многоцелевую систему, состоящую из взаимосвязанных элементов. При этом имеется в виду, что последствия принимаемых управленческих решений сказываются на различных элементах системы управления. Поскольку документооборот связывает между собой все подразделения организации, рассматривать его элементы и воздействие на систему управления необходимо также с позиций системного подхода.

Процессный подход дополняет системный подход, рассматривая процессы управления и другие деловые процессы в организации как взаимосвязанные действия. Процессный подход необходим для рассмотрения документооборота в динамике, с учетом всех выполняемых с документами видов работ, операций и процедур.

Необходимо применять также ситуационный подход, позволяющий учитывать особенности конкретных управленческих ситуаций (например, связанных с внедрением инноваций или кризисными явлениями), специфику и стадии развития организации, а также особенности организации ее документооборота, его состав, объем и другие характеристики, а также этапы развития системы электронного документооборота.

К рассмотренным концептуальным подходам добавим, не останавливаясь на этом подробно, необходимость принимать во внимание методологические основы управления проектами, а также возрастающую значимость вопросов информационной безопасности, сочетание организационных и технических мер защиты информации.

Поскольку внедрение новых информационных технологий, в том числе корпоративных систем электронного документооборота, можно рассматривать как сложные комплексные проекты, применение современных подходов к управлению проектами (включая их организационное обеспечение, финансирование, этапы реализации, контроль и др.) является необходимым условием их успеха.

Проблематика защиты информации и информационных ресурсов, а также использования криптографических средств для целей электронного документооборота, в том числе обеспечения его юридической значимости, представляет собой достаточно специализированную область и исследуется в настоящее время очень активно. Результаты разработки этих проблем рассматриваются в многочисленных публикациях и находят отражение в документах, регламентирующих эту сферу.