7.1. Структура системы автоматизации документооборота в Банке России и основные этапы ее создания

Опыт Центрального банка Российской Федерации (Банка России) является иллюстрацией успешного внедрения и применения корпоративной технологии электронного документооборота в крупной иерархической территориально распределенной организации.

Статус, цели деятельности, функции и полномочия Центрального банка Российской Федерации (Банка России) определяются Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» и другими федеральными законами.

Банк России осуществляет свои функции и полномочия независимо от других федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления.

Целями деятельности Банка России являются:

защита и обеспечение устойчивости рубля;

развитие и укрепление банковской системы Российской Федерации;

обеспечение эффективного и бесперебойного функционирования платежной системы.

Федеральным законом Российской Федерации «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (статья 83) определено, что Банк России представляет собой единую централизованную систему с вертикальной структурой управления. В систему Банка России входят центральный аппарат, территориальные учреждения, расчетно-кассовые центры, вычислительные центры, полевые учреждения, учебные заведения и другие организации, которые необходимы для осуществления деятельности Банка России [2].

По отчетным данным 2008 г. в структуру Банка России входят 1038 подразделений, в том числе центральный аппарат, 79 территориальных учреждений, 625 подразделений расчетной сети и др. [93].

Деятельность Банка России отличается широким спектром решаемых задач, большим разнообразием взаимосвязей с различными юридическими и физическими лицами и, соответственно, значительными объемами документооборота его центрального аппарата и учреждений системы.

Соответственно вопросы создания и развития корпоративной системы документооборота в Банке России следует рассматривать не только по отношению к его центральному аппарату, но и ко всей системе учреждений.

Информационно-технологическую основу корпоративной системы документооборота в Банке России составляет Система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД БР). В качестве подсистем САДД БР включает Систему автоматизации документооборота и делопроизводства центрального аппарата Банка России (САДД ЦА) и Систему автоматизации документооборота и делопроизводства территориальных учреждений и организаций Банка России (САДД ТУ). В настоящее время для всех уровней САДД БР используется единый программный продукт. САДД БР функционирует в рамках информационно-телекоммуникационный системы Банка России [178].

САДД БР в настоящее время является одним из крупнейших реализованных корпоративных проектов автоматизации документооборота. Хотя в Банке России определенный опыт применения компьютерных технологий для работы с управленческими документами и передаче их в электронной форме имелся и до использования САДД БР, именно ее внедрение стало началом качественно нового этапа организации работы с документами.

За более чем десятилетний период эксплуатации САДД БР кардинальным образом расширился диапазон используемых на практике функциональных возможностей системы, многократно увеличились масштабы ее применения. К 2007–2008 гг. САДД БР охватила порядка 900 объектов [80, с. 48]. В число пользователей системы входят не только сотрудники подразделений документационного обеспечения, но также и руководители и специалисты различных уровней управления. К началу 2010 г. число пользователей системы превысило 25 тысяч и продолжает увеличиваться по мере дальнейшего развития технологий электронного документооборота.

Наряду с применением САДД БР для организации внутреннего электронного документооборота в каждом из ее объектов в настоящее время осуществляется их взаимодействие в рамках общей корпоративной технологии, которая в Банке России имеет название «взаимоувязанный документооборот» и обеспечивает эффективное использование элементов электронного документооборота. В этой связи САДД БР интересна тем, что, с одной стороны, представляет вариант корпоративной (ведомственной) системы, а с другой – может рассматриваться в известном смысле как модель межкорпоративного электронного документооборота, поскольку осуществляется взаимодействие систем автоматизации документооборота отдельных учреждений и организаций в масштабе всей страны.

По итогам 2009 г. документооборот между центральным аппаратом и территориальными учреждениями Банка России, осуществляемый в электронной форме на основе технологии взаимоувязанного документооборота САДД БР, составил в среднем 65 %, а по ряду регионов приблизился к 80 %.

В настоящее время осуществляется эксплуатация САДД БР (САДД ЦА и САДД ТУ) в центральном аппарате Банка России (с 1997 г.), в Московском главном территориальном управлении (с 1997 г.) и во всех остальных территориальных учреждениях Банка России (в 2000 г. внедрена в 78 главных управлениях и национальных банках), а также в 10 организациях при Банке России и в нескольких сотнях расчетно-кассовых центров, а также в ряде других учреждений. С 2004 г. осуществлялось подключение к новой технологии расчетно-кассовых центров. В каждом из территориальных учреждений САДД ТУ в начальный период эксплуатации функционировала автономно. При этом был установлен контроль за соблюдением единых нормативных требований (обеспечивающих однотипность управленческих процедур, единство методических принципов организации и технологии работы с управленческими документами как в центральном аппарате Банка России, так и в его территориальных учреждениях) и применение типовых справочников.

К настоящему времени сложились следующие организационнотехнологические формы использования САДД ТУ в учреждениях Банка России:

автономные базы данных САДД ТУ в территориальном учреждении, в подчиненных ему расчетно-кассовых центрах и других организациях;

общая база данных САДД ТУ территориального учреждения и подчиненных ему расчетно-кассовых центров, а также других организаций;

подключение к общей базе данных САДД ТУ территориального учреждения части подчиненных ему расчетно-кассовых центров или других организаций, при этом в остальных расчетно-кассовых центрах или других организациях используются автономные базы данных САДД ТУ.

Как в центральном аппарате, так и в учреждениях и организациях Банка России внедрение системы автоматизации документооборота проходило в три стадии:

1. Решение вопросов организации внедрения САДД ЦА и САДД ТУ, регламентация использования системы, обучение сотрудников, оптимизация и унификация документооборота, поэтапное подключение всех подразделений организации, накопление необходимого опыта работы подразделений в условиях корпоративной технологии по сопровождению бумажного документооборота.

2. Начало использования элементов электронного документооборота для конкретных видов документов в рамках корпоративной технологии САДД БР.

3. Масштабное использование функциональных возможностей САДД БР для внутреннего электронного документооборота (в том числе освоение технологии электронного согласования проектов документов) и для взаимодействия с другими учреждениями Банка России (т. е. применение технологий внешнего электронного документооборота).

На каждой из указанных стадий продолжалось дальнейшее совершенствование процедур работы с документами с учетом развития функциональных возможностей системы. При этом многие предложения, возникавшие в ходе эксплуатации САДД БР, были учтены разработчиком системы и затем реализованы в «коробочном» программном продукте.

Хронология развития САДД БР укрупненно может быть представлена следующим образом [79, с. 25–30].

1995–1996 гг. – подготовка к внедрению системы автоматизации документооборота. Проводилось предпроектное обследование организации управленческого документооборота в центральном аппарате Банка России и проектирование системы.

1997–1998 гг. – внедрение системы в центральном аппарате Банка России и в Московском ГТУ; издание документов, регламентирующих ее использование, оптимизация документооборота и унификация процедур работы с документами.

Практическая работа по поэтапному внедрению САДД ЦА в подразделениях центрального аппарата Банка России осуществлялась в течение 1997 г.

Комплекс мероприятий по внедрению включал: предварительное обследование Административным департаментом документооборота в каждом подразделении на момент внедрения САДД ЦА; подготовку рекомендаций по оптимизации документооборота и настройку системы в соответствии с общими принципами и спецификой работы; обучение пользователей представителями разработчика системы;

инструктаж для руководителей и специалистов подразделений по вопросам применения системы с момента начала ее эксплуатации.

1999–2000 гг. – поэтапное внедрение САДД ТУ во всех территориальных учреждениях Банка России, создание условий для перехода от традиционной организации работы с документами к корпоративной информационной технологии.

Внедрение САДД ТУ осуществлялось в период с декабря 1999 по декабрь 2000 г. в соответствии с утвержденным руководством Банка России специальным планом-графиком, учитывающим степень готовности территориальных учреждений к внедрению системы. Для обеспечения соблюдения единых апробированных в Банке России подходов были подготовлены специальный пакет нормативно-методических документов и типовые требования к настройке системы и ведению системных справочников.

В этот период не только проводились региональные мероприятия по внедрению, но и систематически отслеживался ход внедрения и использования САДД ТУ в каждом территориальном учреждении. При этом был установлен контроль за соблюдением единых требований к организации и технологии работы с управленческими документами, а также к ведению системных справочников. Внедрение САДД ТУ сочеталось с оптимизацией основных информационных потоков и управленческих процедур.

Таким образом, к 2001 г. был завершен важный этап создания корпоративной системы документооборота в Банке России, связанный с решением комплекса вопросов (методологических, организационно-технологических, социально-психологических, кадровых) внедрения не только САДД ЦА, но и САДД ТУ, регламентацией ее использования, а также обучением персонала работе в условиях корпоративной технологии.

2001–2004 гг. – в основном решались вопросы развития функциональных возможностей САДД ЦА и САДД ТУ, обеспечивалось их взаимодействие, а также решались задачи по интеграции с автоматизированными системами архивного хранения и экспедирования документов.

В этот период одним из ключевых направлений развития корпоративной системы документооборота стало освоение и расширение применения технологии взаимоувязанного документооборота, поэтапное подключение к данной технологии всех территориальных учреждений Банка России с постоянным расширением видового состава и количества документов, пересылаемых в электронной форме.

2005–2006 гг. – завершен важный этап: с учетом достигнутых масштабов работы обновлена нормативная база по основным вопросам применения САДД БР и технологий электронного документооборота в Банке России. САДД БР определена как базовая технология для передачи документов в электронной форме.

2007–2008 гг. – практическое массовое применение технологий электронного документооборота на основе САДД БР, постоянное увеличение объемов документов, передаваемых в электронной форме.

В течение 2007 г. велась практическая работа по переходу к использованию типового программного продукта в рамках всей САДД БР (как для САДД ЦА, так и для САДД ТУ). В центральном аппарате Банка России после десяти лет эксплуатации системы в ноябре 2007 г. состоялся перевод САДД ЦА на новое программное обеспечение с портацией накопленной базы данных. Реализация подобных проектов сама по себе может быть предметом обстоятельного рассмотрения. Здесь отметим лишь то, что выполнение этой сложной задачи сопровождалось многоаспектной организационной и методической работой, в том числе проведением инструктажа и консультаций для большого числа пользователей системы.

В настоящее время развитие САДД БР продолжается в направлении достижения все более высоких уровней зрелости системы как в Банке России в целом, так и в отдельных его учреждениях и подразделениях продолжается. При этом решаются вопросы:

дальнейшего расширения применения технологий электронного документооборота, синхронизации требований к работе с документами в соответствующих нормативных и иных актах Банка России;

оптимизации документационных процессов, обеспечивающих конкретные функции Банка России, на основе возможностей новых информационных технологий;

интеграции САДД БР с другими корпоративными информационными системами, что позволит обеспечить применение комплексных технологий и проводить дальнейшую оптимизацию бизнес-процессов;

комплексного развития систем электронного документооборота и хранения документов.

Можно сказать, что история создания и применения САДД БР в целом отражает основные этапы развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота в нашей стране: автоматизация процессов работы службы ДОУ; автоматизации документооборота в рамках организации в целом; применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориально-распределенной системе учреждений;

взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме;

создание комплексных корпоративных технологий работы с документами и информацией.

Развитие САДД БР осуществляется с учетом достижений в области автоматизации процессов работы с документами, в том числе демонстрировавшихся на ежегодных конференциях-выставках «Docflow», а также опыта применения подобных технологий другими крупными организациями в России и за рубежом, в том числе центральными банками других государств [204].

Применение и развитие САДД БР неразрывно связано с разработкой и изданием соответствующих нормативных и других документов Банка России, а также решением вопросов управления персоналом. Более подробному рассмотрению этих аспектов посвящены последующие разделы данной главы книги.