4.2. Комплексный анализ документооборота организации как необходимое условие его регулирования и автоматизации

Учет и анализ документооборота традиционно относятся к числу постоянных задач документационной службы. К основным задачам анализа, как правило, относят:

регламентацию создания и прохождения документов, возможное сокращение излишней переписки;

обоснование управленческих решений о структуре и штатной численности службы ДОУ;

совершенствование технического оснащения, внедрение новых информационных технологий [135].

Отметим также, что результаты анализа документооборота могут использоваться для обоснования управленческих решений по оптимизации процедур работы, совершенствованию структуры и штатной численности подразделений и отдельных участков, внедрению электронных технологий обмена конкретными видами информации, а также по другим вопросам, исходя из информационных потребностей руководства и специалистов организации.

В связи с применением корпоративных систем документооборота основные методические подходы к анализу документооборота заслуживают специального рассмотрения. С одной стороны, появляются принципиально новые возможности получения информации, а с другой – проведение многоаспектного, комплексного анализа документооборота организации является одним из непременных условий подготовки к внедрению корпоративных систем. При этом следует исходить из таких характеристик документооборота, как структура (состав), направленность и объем.

Анализ структуры документооборота заключается в определении признаков классификации документов (виды документов, носители). На этой основе должен быть подготовлен классификатор (справочник) групп или видов документов для его ввода в КСЭД. В соответствии с этим классификатором для определенных групп документов устанавливается порядок индексации и номерообразования, используемый при регистрации.

Документооборот организации охватывает входящие, исходящие и внутренние документы.

Входящие документы представляют собой, как правило, корреспонденцию, поступающую из вышестоящего органа управления, от органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации (на территории которых осуществляет деятельность организация), прочие законодательные и нормативные акты и другую служебную корреспонденцию, а также письма, заявления и обращения граждан.

К исходящим документам относятся письма в адрес вышестоящего органа управления, письма в адрес иных организаций и граждан, а также другие виды документов, издаваемых организацией в соответствии со своими задачами и функциями, установленными в учредительных документах.

К внутренним относятся документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации (протоколы коллегиальных органов, служебные записки, планы работы, акты, а также другие виды документов, используемых в процессе взаимодействия подразделений и должностных лиц).

С точки зрения направленности документооборота двойственный характер могут иметь распорядительные документы организации (приказы, распоряжения, приказы по личному составу):

если данная организация имеет подведомственные структуры, которым рассылаются названные распорядительные документы, эти документы можно относить к исходящим;

если организация не имеет подведомственных и иных структур, которым рассылаются распорядительные документы, их можно рассматривать как внутренние.

Анализ направленности движения документов связан не только с классификацией на входящие, исходящие и внутренние, но и с выявлением основных бизнес-процессов и информационных потоков, посредством которых обеспечиваются коммуникации внутри организации, а также маршрутов движения отдельных категорий документов. На этой основе могут приниматься решения по оптимизации технологии документооборота в условиях внедрения и использования КСЭД. С этой целью могут составляться оперограммы или различные технологические схемы работы с конкретными группами документов, выполнения бизнес-процессов (примеры оперограмм приводятся в гл. 5).

Существенное значение при анализе документооборота может иметь классификация носителей информации и способов передачи документов. С учетом практикуемых в организации способов доставки (почта, заказная почта, курьерская доставка, телеграф, факс, электронная почта и др.) могут вноситься соответствующие позиции в справочник видов документов либо в справочник видов доставки (при его наличии в автоматизированной системе).

Если организация ориентируется на применение элементов электронного документооборота, то важно определить виды документов, обращение которых полностью должно осуществляться в электронной форме внутри организации, виды документов, подлежащих сканированию, а также категории документов, пересылаемых адресатам в электронной форме.

Анализ структуры документооборота должен дополняться изучением содержания и функциональной принадлежности конкретных групп документов. Именно на этой основе возможно подготовить тематические рубрикаторы документов, типовые тексты, используемые как для составления самих документов, так и для их аннотирования в КСЭД (включаются в справочник типовых текстов). Наличие таких возможностей в программном продукте позволяет существенно повысить возможности системы.

Анализ документооборота по названным критериям необходим также для подготовки качественной номенклатуры дел организации, поскольку для ее разработки должна использоваться совокупность признаков классификации и систематизации документов.

В 1990-е гг. вопросам ведения номенклатуры дел не всегда уделялось должное внимание, особенно предприятиями и организациями негосударственных форм собственности. Однако спустя примерно 10 лет со времени начала своей деятельности эти организации столкнулись с проблемой хранения образовавшихся массивов документации и выделения документов, утративших практическую и историческую ценность, для их уничтожения. Для этого необходимо продумать вопросы классификации документов, формирования дел и установления им соответствующих сроков хранения, закрепить их в номенклатуре дел организации.

Важнейшей характеристикой документооборота организации является его объем.

Данные об объеме документооборота имеют определяющее значение при расчете штатной численности и формировании структуры службы ДОУ, обосновании потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере свидетельствуют о масштабе деятельности учреждения, объеме и характере его взаимосвязей с другими организациями. Поэтому можно считать, что объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата (учреждения или подразделения), так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При отсутствии автоматизированных технологий документооборота служба ДОУ или экспедиция обычно осуществляли ежедневный учет документооборота, на основе которого готовились сводные статистические сведения за месяц, год или конкретные периоды. В условиях использования КСЭД задача получения статистических данных об объеме документооборота с учетом различных параметров решается в автоматизированном варианте. При этом возможно использовать как режимы поиска (наряду с перечнем документов система может сообщать сведения о числе документов, релевантных данному поисковому запросу, например: «найдено 286 документов»), так и специальные режимы формирования сводных статистических данных о документообороте. Эти сведения можно получать с требуемой периодичностью или по специальным запросам. Тем самым не только снижаются трудозатраты на подготовку статистических данных, но и появляются новые возможности выполнения аналитической работы.

Основываясь на знакомстве с практикой внедрения систем автоматизации документооборота в различных учреждениях и организациях, можно рекомендовать готовить статистические сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, ежемесячно, а статистические данные об объеме и составе документооборота периодически, но не реже одного раза в квартал. Служба ДОУ должна осуществлять подготовку и анализ сведений об объеме и составе документооборота по отдельным структурным подразделениям, видам документов и другим признакам.

При рассмотрении критериев оценки деятельности служб ДОУ мы уже отмечали, что нередко объемом документооборота называют как «количество зарегистрированных документов» (официальный показатель объема документооборота), так и «количество документов, включая их копии» (показатель, характеризующий объемы работы копировально-множительной службы и экспедиции). Вследствие этого можно получить разные значения показателей.

В условиях использования КСЭД становится реальной возможность получения объективной и сопоставимой информации по различным количественным параметрам документооборота на основе единой методики подсчета объема документооборота как по организации в целом, так и по отдельным подразделениям.

В суммарный показатель объема документооборота организации следует включать количество зарегистрированных документов (входящих, исходящих и внутренних). При этом учет документооборота ведется по каждой из названных категорий документов.

По мере расширения применения технологий электронного документооборота становится важным оценивать показатель «объем документооборота, осуществляемого в электронной форме». Подсчет этого показателя может вестись на основе внесенной в КСЭД информации о способе доставки для внешнего документооборота, а для внутреннего – путем подсчета количества зарегистрированных документов, файлы которых имеются в КСЭД. Этот показатель также может быть детализирован по отношению к конкретным корреспондентам и видам документов.

Данные об объеме документооборота рекомендуется использовать для расчета плотности документопотоков, под которой мы понимаем удельный объем документооборота (общий или дифференцированный по видам документов), с которым за определенный период времени (месяц, квартал, год) работали конкретные должностные лица организации, подразделения, группы сотрудников или конкретные сотрудники– пользователи системы. Данные о плотности документопотоков могут использоваться для принятия решений по ряду вопросов:

распределение работы между сотрудниками;

обоснование необходимой штатной численности на отдельных участках работы;

установление прав на регистрацию конкретных категорий документов;

децентрализация выполнения отдельных функций и др.

Например, при высокой плотности потока входящих документов на бумажном носителе, чтобы не задерживать процесс их регистрации и последующего исполнения в подразделениях организации, можно установить минимум регистрационных данных о документе, которые должна вносить в КСЭД документационная служба или экспедиция. При этом остальную содержательную информацию о документе (его аннотирование, резолюции и др.) будут вносить уполномоченные пользователи КСЭД в подразделениях.

Практика показывает, что можно выделить некоторые типовые информационные потребности по различным аспектам анализа документооборота. Учет типовых, а в ряде случаев и специфических информационных потребностей и запросов относится к числу приоритетных задач разработчиков программных продуктов, используемых для систем автоматизации документооборота. Реализация этих задач возможна на основе:

использования режима поиска (за выбранный период по определенным реквизитам или сочетанию реквизитов электронной регистрационной карточки) как по разовым, так и по типовым поисковым запросам, формулируемым конкретным пользователем;

использования специального режима подготовки сводок по документообороту по установленным формам;

разработки и использования средств, позволяющих пользователю – прикладному программисту осуществлять произвольную выборку данных из базы данных КСЭД и на этой основе формировать новые формы сводок, справок и других выходных документов; таким средством является API-интерфейс (интерфейс прикладного программирования).

На наш взгляд, к числу типовых информационных потребностей можно отнести следующие.

Статистические данные по числу входящих, исходящих и внутренних документов, зарегистрированных в системе автоматизации документооборота (как по каждой группе, так и суммарный показатель). На основе этих данных можно оценить динамику объемов документооборота за год или отдельные периоды времени.

Статистические данные по видам документов (в соответствии с классификацией документов в КСЭД). На основе этих данных можно оценить динамику по видам документов за год или отдельные периоды времени (к примеру, сколько было зарегистрировано приказов, распоряжений, обращений граждан и т. п.). В условиях начала практического использования элементов электронного документооборота желательно также иметь возможность получения сведений о количестве файлов документов, введенных в КСЭД. При этом могут представлять интерес как суммарные данные, так и по конкретным видам документов (например, приказам, письмам и др.).

Статистические данные по корреспондентам (число поступивших и отправленных документов по конкретным корреспондентам, с которыми организация ведет переписку). На основе этих данных можно оценить динамику и относительные объемы (долю от общего объема) переписки с конкретными организациями или группами организаций.

Статистические данные по подразделениям (число входящих, исходящих и внутренних документов, число документов, поставленных на контроль в службе ДОУ и в подразделении). На основе этих данных можно оценить динамику и относительные объемы (долю от общего объема) документооборота подразделения в суммарном документообороте организации, выполнить сравнительный анализ объемов документооборота подразделений организации, при необходимости сопоставить его со штатной численностью подразделения и численностью делопроизводственного персонала или числом пользователей КСЭД. Последнее обстоятельство бывает существенным при ограниченном количестве клиентских мест для их оптимального распределения.

Статистические сведения о работе конкретных должностных лиц с документами (количество резолюций, автором которых является данное лицо; количество исполненных входящих документов, в том числе по резолюциям; количество подготовленных исходящих и внутренних документов; количество подписанных подготовленных исходящих и внутренних документов). Эти сведения позволяют оценить «личный документооборот» руководителя или другого должностного лица, сделать выводы на основе оценки динамики и сопоставительных данных.

Статистические сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, в том числе по документам, исполненным с превышением срока. При этом требуются данные об исполнителях (подразделениях), а также о корреспондентах, исполнение документов которых было задержано. Эти сведения позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины (в сопоставлении с количеством документов, поставленных на контроль). Иногда могут интересовать сведения о документах, срок исполнения которых был продлен. Эти данные могут использоваться для выявления и анализа причин задержки исполнения документов.

Следует также специально отметить различие типовых информационных потребностей и прав пользователей КСЭД, работающих в службе ДОУ и в структурных подразделениях. Получать обобщающие сведения о документообороте работники должны только в рамках своих должностных полномочий. Поэтому в корпоративной системе автоматизации документооборота должны быть предусмотрены возможности соответствующего разграничения прав пользователей (права на получение обобщающих сведений по организации в целом или только по конкретному подразделению).

Достаточно широкий спектр типовых информационных потребностей в статистических данных о документообороте, различные, в том числе нестандартные, ситуации их применения свидетельствуют в пользу точки зрения, что невозможно создать «идеальную» сводку о документообороте. На основе специфических задач организации могут быть выбраны три-четыре формы сводки, дополняющие одна другую и составляемые с требуемой периодичностью. На основе анализа этих данных может проводиться дополнительное изучение различных аспектов работы с документами в организации с использованием отмеченных выше и других возможностей КСЭД.

Таким образом, в условиях внедрения и применения КСЭД вопросы комплексного анализа документооборота организации требуют значительного внимания. Результаты анализа объема и состава документооборота могут использоваться для обоснования, планирования и проведения мероприятий по различным направлениям совершенствования управления документацией, расширения применения электронного документооборота. При этом отметим, что многоаспектный анализ документооборота организации должен предшествовать разработке структуры справочников КСЭД.