4.1. Нормативно-методическое обеспечение корпоративных технологий документооборота

Эффективное использование корпоративной технологии документооборота основывается на ее закреплении в регламентирующих документах, существовании «писаных правил» работы сотрудников. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют к себе вопросы нормативнометодического обеспечения [67, 82].

В начале внедрения КСЭД в российских организациях (примерно в конце 1990-х гг.) нами отмечалась некоторая недооценка необходимости закрепления новых процедур работы в организационнораспорядительных документах организации [62]. Логика рассуждений в этих случаях была примерно такая: автоматизацией занимались и раньше, но никакие документы, кроме инструкции по делопроизводству, не утверждались. Такая точка зрения не учитывала качественно новые характеристики корпоративных систем.

В дальнейшем взгляды на регламентацию применения КСЭД претерпели изменения. Можно выделить несколько точек зрения, характеризующих процесс осознания необходимости регламентации применения КСЭД:

действующую инструкцию по делопроизводству пока не пересматривать, но издать временный порядок работы в КСЭД;

пересмотреть инструкцию по делопроизводству, а все вопросы эксплуатации КСЭД и применения электронного документооборота попытаться включить в нее;

пересмотреть инструкцию с учетом внедрения КСЭД, но при этом организационно-технологические и технические вопросы использования КСЭД и электронного документооборота регламентировать отдельным документом.

В частности, высказываются предложения решать вопросы регламентации доступа сотрудников к электронным документам, включенным в корпоративные информационные ресурсы, в зависимости от выполняемых ими функций в рамках единых требований к постановке делопроизводства [134, с. 17]. По нашему мнению, такие предложения, ориентированные на ранее сложившиеся формы регулирования ДОУ, не вполне соотносятся с особенностями корпоративных технологий электронного документооборота и принципами процессного подхода. Права пользователей корпоративных информационных систем должны устанавливаться персонально в соответствии с порядком, закрепленным в организации.

Безусловно, инструкция по делопроизводству – это основной документ, определяющий организацию и технологию работ с документами, в том числе в условиях автоматизации. Вместе с тем содержание и характер работы в условиях корпоративной технологии выходят за рамки традиционного делопроизводства и традиционной инструкции по делопроизводству (например, порядок подключения пользователей к системе, ведение справочников, работа с электронными файлами и т. п.). Если подобные вопросы включать в инструкцию по делопроизводству, то можно получить многостраничный документ с разнородной информацией, название которого не будет отвечать его содержанию. Поэтому возникают нормативно-методические документы с другими названиями (например, «Инструкция по документационному обеспечению управления»), более ориентированные на особенности автоматизированных технологий документооборота.

Для конкретной автоматизированной системы ее разработчики составляют «Руководство пользователю». Однако этот документ также не может удовлетворить все потребности, связанные с регламентацией документооборота. «Руководство пользователю» выступает скорее как справочное пособие, путеводитель по системе. В нем, как правило, дается характеристика всех возможных операций, и при внесении изменений в программное обеспечение может потребоваться переработка «Руководства пользователю». Регламентация же функций конкретных категорий работников требует закрепления в организационно-распорядительных документах, в которых должны быть определены обязанности работников по выполнению конкретных функций и операций в автоматизированной системе (к примеру, вносить резолюции, делать формальные и тематические связки документов, прикреплять к электронной карточке файл документа и т. п.).

Требования подобного рода носят скорее административный характер и потому вряд ли уместны в «Руководстве пользователю».

Не всегда удобно перегружать подобными требованиями и должностные инструкции работников, поскольку некоторые требования и принципы работы могут носить единый характер для всех пользователей автоматизированной системы. К тому же есть вопросы, которые должностными инструкциями или инструкциями по делопроизводству не регламентируются.

Отсюда возникает необходимость в подготовке специального нормативно-методического документа по работе с корпоративной системой документооборота. Могут быть изданы отдельные, но взаимоувязанные по требованиям документы, регламентирующие работу службы ДОУ и структурных подразделений, поскольку функции пользователей системы будут различаться.

Отметим основные вопросы, требующие регламентации в связи с внедрением КСЭД.

Общие положения по использованию КСЭД: назначение системы; порядок установки клиентских мест; регламентация доступа к базе данных; роль службы ДОУ в условиях применения КСЭД; основные категории пользователей КСЭД; требования к подготовке пользователей КСЭД.

Категории документов, работа с которыми осуществляется в КСЭД: классификация документов применительно к специфике организации; разграничение функций по регистрации конкретных категорий документов в КСЭД; виды документов, для которых в КСЭД вводятся электронные файлы и применяются технологии электронного документооборота; категории документов, подлежащих сканированию; требования к составу реквизитов электронных документов.

Виды работ с документами: перечень видов работ по входящим, исходящим и внутренним документам для службы ДОУ и структурных подразделений; требования к заполнению реквизитов электронных карточек документов; основные процедуры работы с документами в электронной форме и на бумажном носителе; работа исполнителей с документами; контроль за исполнением поручений.

Работа с проектами документов: порядок электронного согласования проектов документов.

Основные требования к внесению информации в КСЭД: порядок внесения информации об основных реквизитах документа и заполнения конкретных информационных полей электронных регистрационных карточек; требования к электронным файлам документов (форматы записи, порядок присвоения имен файлам); требования к внесению информации о прохождении документов и других метаданных.

Контроль за правильностью заполнения информационных полей: организация контроля за правильностью заполнения реквизитов электронных карточек документов и выполнения основных операций; порядок действий при выявлении отступлений от типовых процедур работы в автоматизированной системе (прохождение документа не соответствует принятой технологии или обнаружена неправильно введенная информация).

Ведение справочников КСЭД: организация ведения системных справочников и порядок внесения изменений (например, в справочники структуры и должностных лиц организации, корреспондентов, видов документов и т. п.); требования к заполнению информационных полей справочников.

Основные функции и права системных технологов (администраторов): настройка системы в соответствии с требованиями к организации документооборота и действующей структурой организации; ведение справочников системы; сопровождение системы и взаимодействие со службами технической поддержки; работа с пользователями; участие в организационно-методической работе; обязательность указаний системных технологов о порядке пользования системой.

Данный перечень отражает вопросы, имеющие достаточно общий характер. Практика последних лет показала устойчивость этого комплекса вопросов, с которыми сталкиваются организации различных отраслей при внедрении систем автоматизации документооборота. Вместе с тем перечень не является исчерпывающим и его конкретное наполнение зависит как от специфики организации, так и от возможностей внедряемой технологии.

Из приведенного перечня видно, что к числу наиболее существенных вопросов нормативно-методического обеспечения использования КСЭД относится также определение функций системного технолога, т. е. специалиста, выполняющего прикладное администрирование системы, ее настройку на конкретную технологию документооборота и тем самым обеспечивающего работу остальных пользователей. Без такого рода специалистов использование КСЭД невозможно. Поэтому важно, чтобы их было как минимум двое (чтобы в случае отсутствия одного из них было кому решать текущие вопросы). В организациях, в которых внедряется КСЭД, сейчас обязанности такого рода специалистов различаются.

Во-первых, обязанности системных технологов поручают как специалистам служб ДОУ, так и специалистам подразделений информатизации. На наш взгляд, возможно использовать и тот, и другой вариант или даже оба (один технолог из службы ДОУ, а другой – из подразделения информатизации). Вопрос заключается только в квалификации специалистов, причем не только в их компьютерной подготовке, но и в знании ими предметной области ДОУ.

Во-вторых, нередко функции системных технологов поручают работникам в дополнение к уже имеющимся обязанностям. Этот вариант допустим, но важно, чтобы было найдено их разумное сочетание.

По мере достижения новых уровней зрелости корпоративной системы документооборота (подробнее об этом в гл. 6) сфера деятельности системного технолога также расширяется. Ниже приводится примерный перечень функций системного технолога, который может быть использован при распределении конкретных обязанностей между работниками.

Системный технолог КСЭД:

1. Во взаимодействии с руководителем документационной службы выполняет настройку КСЭД на актуальную структуру организации и технологию документооборота.

2. Осуществляет ведение справочников КСЭД, в том числе:

ведение справочника пользователей (подключение новых пользователей к работе в системе, отключение выбывших пользователей);

ведение системных справочников (организаций, подразделений и должностных лиц, групп документов и других, предусмотренных в КСЭД).

3. Ведет учет клиентских мест КСЭД.

4. Контролирует применение КСЭД в подразделениях.

Систематически осуществляет контроль за соблюдением технологической дисциплины при внесении информации в базу данных КСЭД; при необходимости дает указания по устранению ошибок пользователям системы.

5. Координирует и контролирует применение личных настроек пользователей.

6. Совместно с подразделением информатизации осуществляет работу по переходу на новые версии программного продукта, используемого для КСЭД.

Изучает новые версии программного обеспечения и организует доведение информации о новых функциональных возможностях и изменениях в технологии до пользователей КСЭД.

7. Совместно с подразделением информатизации осуществляет учет случаев сбоя в работе КСЭД, при выявлении ошибок в работе программного обеспечения информирует об этом разработчика ПО.

8. При необходимости совместно с руководителем документационной службы и подразделением информатизации готовит предложения по совершенствованию программного продукта.

9. Совместно с руководителем документационной службы и подразделением информационной безопасности и защиты информации организует использование криптографических средств, применяемых в рамках КСЭД.

10. Совместно с руководителем документационной службы и подразделением информатизации осуществляет разработку документов, регламентирующих работу пользователей КСЭД, при необходимости осуществляет актуализацию содержания регламентирующих документов.

11. Участвует в проводимых документационной службой проверках организации работы с документами и использования КСЭД в подразделениях.

12. Участвует в проводимых документационной службой мероприятиях, направленных на расширение применения технологий электронного документооборота.

13. Консультирует пользователей КСЭД по вопросам функционирования системы.

14. Участвует в обучении новых пользователей КСЭД.

15. При необходимости взаимодействует с руководителями подразделений организации по вопросам использования КСЭД.

Поскольку КСЭД предоставляет общий сервис для всех подразделений организации и может использоваться для поддержки различных административных и бизнес-процессов, регламентация ее применения в настоящее время включает:

во-первых, документы, непосредственно относящиеся к внедрению и применению КСЭД (например, приказ о внедрении КСЭД; график подключения подразделений в период внедрения КСЭД; временный порядок работы на период опытной эксплуатации КСЭД; порядок (регламент) работы с документами после внедрения КСЭД в постоянную эксплуатацию; инструкция по документационному обеспечению и др.);

во-вторых, документы, в которых вопросы применения КСЭД затрагиваются в связи с регламентацией других вопросов деятельности организации (например, административные регламенты, корпоративные стандарты, а также документы, касающиеся осуществления конкретных функций и бизнес-процессов).

Вместе с тем регламентация работы с документами должна исходить из принципа «необходимости и достаточности», поскольку излишняя формализация может затруднить работу. Система ДОУ должна поддерживаться также корпоративной культурой организации, которая может дополнять или, в отдельных случаях, заменять использование административных форм управленческого воздействия.

Следует подчеркнуть, что в современных условиях использование интернет-технологий и информационно-справочных систем становится существенным элементом информационного обеспечения сотрудников по вопросам ДОУ и корпоративной системы документооборота. При этом можно разместить в корпоративных информационных ресурсах информационно-методические и справочные материалы, типовые компьютерные формы, шаблоны документов [68]. При использовании электронных конференций представляется возможность не только ответить на конкретные вопросы по организации и технологии документооборота, но и одновременно оперативно довести эту информацию до сведения всех заинтересованных пользователей.