Хранение документов ОСС

В жилищном законодательстве перечень документации, относящейся к ОСС и подлежащей хранению, не установлен. Деятельность по хранению различных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

В настоящее время установлены сроки хранения документов, связанных с управлением МКД:

— документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) — 5 лет после выбора УО (при этом часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»);

— протоколы правления ТСЖ, ЖК — постоянно (при ликвидации организации документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов).

Таким образом, прямого указания на сроки хранения протоколов общих собраний собственников в МКД и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, в Перечне отсутствует.

Однако, с 11.01.2018 обязанность хранить в течение трех лет оригиналы решений собственников и протоколов ОСС возложена частью 1.1. статьи 46 Жилищного кодекса РФ на орган государственного жилищного надзора (ГЖИ).

Целесообразно хранить имеющие оригиналы и копии протоколов общих собраний и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, постоянно, чтобы обезопасить собственников в доме от различных неприятных ситуаций. Хранить документы общих собраний лучше всего по адресу проживания уполномоченного собственников. Управляющие организации меняются, банкротятся, и с их сменой документы могут потеряться. А они нужны, в первую очередь, для подтверждения того факта, что решения собственниками принимались.

? Важно!

Копии всех документов, связанных с проведением общего собрания и принятыми на нем решениями обязательно должны храниться в месте, определенном общим собранием.

При очно-заочной форме голосования в состав документации, подлежащей хранению, входят копии и/или оригиналы следующих документов (перечень является открытым):

— протокол заседания инициативной группы;

— реестр всех собственников;

— реестр вручения сообщений об ОСС, если ранее не принималось решение о порядке и месте размещения таких сообщений;

— сообщение о предстоящем общем собрании;

— акт о размещении сообщений о проведении ОСС;

— листы регистрации собственников на очной части собрания;

— реестр вручения бюллетеней для голосования;

— бюллетени для голосования;

— протокол счетной комиссии (не обязательно, но желательно);

— протокол решения общего собрания и полученные от собственников бюллетени;

— уведомления, информирующие собственников об итогах прошедшего голосования;

— акт о размещении уведомлений об итогах проведения ОСС.

В обязанности УО, ТСЖ, кооператива входит хранение всей документации на МКД (Правила № 491):

— технической и иной документации;

— документации, связанной с выбором (изменением) способа управления многоквартирным домом;

— документации, связанной с дальнейшим управлением этим домом и проч.

В указанную документацию входят и копии документов ОСС, связанные с процессом управления МКД.