7. Подготовка

Зачем готовить сани летом?

КПСЦ может применяться как при реализации крупного проекта по преобразованию потока, так и в небольших улучшениях, к примеру, в текущей работе производственных менеджеров. Как уже говорилось, в большинстве случаев различные участки одного потока создания ценности управляются несколькими менеджерами. Так как проблемы, выявляемые в ходе работы, как правило, разноплановые и относятся к различным сферам компетенций в организации, работа должна производиться межфункциональными группами. Состав межфункциональной группы (МФГ) может быть различным в зависимости от специфики рассматриваемого процесса и принятых целей. В процессе формирования КПСЦ, сбора и анализа информации могут понадобиться определённые знания и полномочия, о которых надо задуматься сразу после формулировки цели. В зависимости от специфики организационной структуры названия структурных единиц (цехов, служб, отделов) будут различаться, поэтому внимание необходимо обращать на функции и компетенции участников МФГ.

Ответьте на следующие вопросы:

Все ли представители хозяев участков потока (менеджеров цехов, отделов, служб), задействованных в потоке, входят в состав МФГ?

Какие данные от вспомогательных служб могут понадобиться?

Кто ещё необходим для сбора информации?

Представители каких служб будут задействованы на стадии стандартизации результатов?

Обязательно участие в МФГ представителей менеджеров различных участков потока, представителей службы качества, технологической службы и службы, осуществляющей логистические функции в рассматриваемом процессе. Часто появляется необходимость в подключении к работе представителей службы охраны труда – при изменении стандартов рабочих мест и в случаях особо опасного производства. Представитель экономической службы нужен для расчёта экономических потенциалов и эффектов от реализации мероприятий. Представитель службы персонала – при изменении штатного расписания и расстановке, а также при предполагаемой необходимости обучения и ротации персонала. Представитель службы механика (электрика, энергетика и т. п.) – при заведомом изменении в системе работы и обслуживания соответствующего оборудования, его ликвидации, модернизации и т. п. Представитель службы по обеспечению – при предполагаемом изменении системы поставок сырья, материалов, инструмента и т. д. Этот список можно продолжать очень долго, ограничивая его лишь набором знаний различных функций и собственной фантазией. Но если для достижения определённых целей и выполнения определённой работы набирается межфункциональная группа, то каждый её участник должен понимать свою роль и ответственность. Идеальный вариант – закрепление роли, ответственности, степени участия в работе МФГ (например, отвлечённости от основной работы) в каком-либо распорядительном документе. Более того, каждый член МФГ должен обладать соответствующими компетенциями для соблюдения закреплённой за ним роли и ответственности. Например, если в МФГ участвует представитель экономической службы, то он обязан уметь рассчитать экономический потенциал и эффект от реализации улучшения и уметь переводить различные виды потерь в рубли. Представитель производственного участка, соответственно, должен прекрасно разбираться в процессах, структуре и технологии своего участка.

Наиболее эффективной, так же как и наиболее управляемой, считается команда, состоящая из 5-10 (по некоторым источникам 6-11) человек. Оптимальное количество участников позволяет успешнее взаимодействовать, добиваться синергетического эффекта[6], уменьшать потери времени и внимания группы и руководителя. Соответственно, МФГ должна иметь руководителя, организующего и руководящего проведением работ, инициирующего процесс изменения и оценивающего промежуточные результаты. Дополнительная, но не менее важная задача руководителя МФГ – быть лидером, «прокачивать» команду, поддерживать высокий моральный дух и уровень мотивации, вести группу за собой. Из конкретных моментов, на которые стоит обращать внимание руководителю, стоит выделить контроль морального духа: не допускать скептического и пессимистического настроя в команде, пресекать такие выражения как «мы это уже делали», «всё равно ничего не получится», «зачем нам это» и т. п. (см. приложение 5). Руководитель должен помнить сам и постоянно напоминать другим о принятых целях, о том, что необходимо пробовать и не предполагать заранее неудовлетворительного результата. Единственное, о чём ещё не упомянули – о том, что для постоянной работы МФГ и визуализации (размещения) соответствующих материалов необходимо определённое выделенное место (обеа[7]).

После того, как участники определены и собраны, необходимо составить план работ, содержащий ответы на вопросы что, где, когда, как и в какой последовательности будет делать команда. За основу плана можно принять предлагаемый алгоритм картирования потока, начиная с постановки цели и заканчивая формирования целевого состояния КПСЦ, дополняя его специфическими для рассматриваемого процесса моментами и расширяя до границ его зон охвата. Далее для перехода в целевое состояние понадобится разработка другого подробного плана на основании сформированной КПСЦ «как будет». Логично, что на этапе подготовки без собранных данных и результатов анализа мы такой план вряд ли сможем даже представить. Разработка плана должна осуществляться МФГ путём проведения мозгового штурма.

Можно выделить основные правила проведения мозгового штурма:

– Не допускайте критики и обсуждения (только генерация идей, критическая оценка будет производиться на следующем этапе);

– Высказывайте как можно больше идей по очереди;

– Мотивируйте коллег и подхватывайте их идеи;

– Соблюдайте равенство, не должно быть приоритетных точек зрения;

– Назначьте время окончания мозгового штурма и остановитесь в это время, подведя черту.

По окончании мозгового штурма оцените список решений и ответьте на вопросы:

– Все ли решения, возникшие в процессе мозгового штурма, целесообразны?

– Какие решения стоит исключить по причине явной нецелесообразности?

– Какие решения в списке по сути одни и те же, только сформулированы по разному?

Для проверки идеи попробуйте провести эксперимент: моделирование результата или апробирование решения на пилотной площадке. На этапе проверки в решение вносятся коррективы, что минимизирует количество ошибок и доработок в процессе полномасштабной реализации.

При необходимости к разработке плана подключаются необходимые участники, не входящие в состав МФГ. Планирование необходимо для детальной проработки действий, удобства контроля и самоконтроля при реализации мероприятий и для формального закрепления сроков и ответственности. Оно помогает избежать излишних затрат как материальных ресурсов, так и ресурсов времени МФГ за счёт синхронизации работ по продолжительности и ответственностям. Качественно и детально проработанный план, подкреплённый необходимыми ресурсами и визуализированный, – стартовая точка применения инструмента КПСЦ.

Общий алгоритм этапа подготовки представлен на схеме (см. рисунок 7.1).

Рис. 7.1