Глава 4 Как делать всё просто

Глава 4

Как делать всё просто

Менеджеры должны уметь четко выражать идеи, предложения, стратегии, тактики и планы. Если вы не можете изложить свое сообщение понятным языком, то не стоит и ждать, что результат будет полностью соответствовать вашим целям.

Сколько раз вы приходили в недоумение после чтения письма, электронного сообщения, отчета или даже инструкций о политике и процедурах, принятых в компании? Как часто вы спрашивали себя: «Что хочет сказать этот человек?» Доводилось ли вам присутствовать на плохо организованных и бессистемных презентациях? Приходилось ли недоумевать: «Для чего они делают всё это?»

Часто подобные ситуации возникают просто потому, что люди склонны использовать слишком много слов при передаче своих мыслей (как в устной речи, так и на письме). Во время учебы в школе и университете нам приходилось писать эссе, изложения или курсовые работы объемом не меньше определенного количества слов или страниц. Если вы брали уроки ораторского мастерства, вы не раз задумывались над тем, что именно сказать в отведенные вам пять или десять минут. Не исключено, что такой опыт научил вас концентрироваться на количественных параметрах коммуникации – числе слов и страниц либо продолжительности времени выступления, – а не на качественных. В этой главе мы поговорим о том, как развить необходимые навыки, чтобы коммуникация стала простой и понятной.

Много лет назад мой мудрый старый босс Джек Кларк попросил меня письменно изложить идеи по улучшению работы отдела телемаркетинга. Через несколько дней документ должен был оказаться у Джека.

Удостоившись высокого внимания, я переволновался и в течение следующих двух дней работал над выполнением задания почти без перерывов. В итоге у меня получилось семистраничное послание, описывающее мои идеи вплоть до незначительных мелочей. Примерно через 30 минут после того, как я оставил документ в офисе Джека, его вернули мне. Поперек моего текста было написано от руки: «Очистить».

Я не понял, что Джек имел в виду, потому отправился к нему за разъяснениями. И то, что он мне сказал, я помню до сих пор – более того, эта фраза стала моей любимой. Он сказал: «Если вы не можете изложить свои мысли на одной стороне половинки бумажного листа – значит, вы продумали свою идею недостаточно хорошо, чтобы ее поняли другие. а следовательно, никто не станет тратить время на ознакомление с ней».

Джек Кларк был совершенно прав.

Я слышал историю о выдающемся американском композиторе и дирижере Леонарде Бернстайне. Как-то после концерта к нему подошел начинающий автор и начал рассказывать о своей идее. Бернстайн сказал: «Напишите ее на обратной стороне своей визитной карточки и дайте мне». Автор ответил: «Я не могу изложить мою идею на таком ограниченном пространстве». На это Бернстайн заявил: «Тогда в ней наверняка нет ничего интересного!»

Лучший совет, который я способен дать относительно коммуникации, – делайте ее максимально простой. Слишком часто авторы и выступающие не могут донести своего сообщения, потому что говорят слишком много. Словарное определение «четкости» гласит, что это выражение сложной мысли несколькими словами. Люди с отлично развитыми навыками общения умеют излагать мысли ясно, а следовательно, доступно.

Иногда слова не доходят до аудитории, потому что менеджеры хотят продемонстрировать, как много знают о предмете разговора, и поразить слушателей богатством своего словарного запаса и знанием терминологии. Хорошим менеджерам удается этого избегать.

Запомните правило коммуникации: используйте для выражения своей идеи одну сторону половины бумажного листа. Оно позволит вам всегда излагать свои мысли простым, ясным и четким образом – как при письменном, так и при устном общении. Чем меньше – тем лучше.

Одна сторона половины бумажного листа!

Разумеется, я вполне понимаю, что вы не всегда сможете ограничиться в деловой коммуникации половиной листа. Но это не самое главное. Просто попытайтесь использовать данное правило для упрощения всего – стратегий, идей, речей, презентаций, отчетов, руководств и т. п.