Упрощение за счет сокращения бюрократии

Упрощение за счет сокращения бюрократии

Я всегда считал, что чем меньше у тебя сотрудников, тем лучше. При наличии слишком большого количества подчиненных объем работы расширяется естественным образом, стремясь занять всё время. Многие сотрудники не любят сидеть без дела, поэтому если им не хватает работы, они начинают сами ее создавать – новые отчеты, процедуры, корпоративную политику. Иными словами, они станут придумывать себе много новых вещей, за которые можно было бы отвечать в течение дня. Тут-то и появляется бюрократия!

Большинство сотрудников хотят заниматься хоть чем-то, поэтому и придумывают себе работу. В периоды небольшой нагрузки у многих появляется искушение заняться жалобами и обсуждениями второстепенных проблем; они находят придуманные проблемы внутри организации и начинают тратить время и силы на то, чтобы с ними разобраться. Однако если на меня работает меньше людей, то каждый из них делает свое дело более производительным образом, чувствует себя комфортнее в рамках организации и достигает лучших результатов. (Говоря о меньшем количестве людей, я не имею в виду, что сокращаю их число до того минимума, при котором затрудняется выполнение работы. Нехватка персонала приводит к совершенно другому набору проблем.)

Если на меня работает меньше людей, то каждый из них делает свое дело более производительным образом, чувствует себя комфортнее в рамках организации и достигает лучших результатов.

Как понять, есть ли в вашей организации бюрократия? Обратите внимание на эти сигналы:

• слишком большое количество утверждений и согласований;

• медленный процесс принятия решений;

• очень большое количество этапов в процессе;

• ненужная бумажная работа;

• слишком много потерь, в том числе временных;

• чрезмерное влияние отдельных сотрудников при отсутствии у них формальных полномочий.

При наличии этих факторов организация становится неуклюжей и медленной, вместо того чтобы быть подвижной и стремительной (такой, какой мы хотели бы ее видеть).

Позвольте поделиться примером бюрократии в действии. Когда я впервые оказался в Wisconsin Telephone, среди моих подчиненных было 15 человек, задача которых состояла в том, чтобы готовить и отсылать ежемесячные отчеты в корпоративный отдел персонала. Они работали над многочисленными документами (порой достаточно объемными) по таким вопросам, как причины отсутствия сотрудников, ошибки в оформлении заказов и нарушение техники безопасности на рабочем месте (показательно, что ни один из этих отчетов не был напрямую связан с четырьмя главными задачами).

Я поинтересовался, есть ли у кого-нибудь время читать все эти бумаги. Сотрудники уверили меня в том, что они не просто читают отчеты, но и помещают их в объемные папки, которые ежемесячно рассылаются всем руководителям компании. Я не мог поверить, что у кого-то из топ-менеджеров находится время, чтобы что-то делать с таким ворохом бумаги. Чтобы убедиться, говорят ли мне сотрудники правду, я позвонил вице-президентам по маркетингу и по работе сети и спросил, что они делают с папками, которые каждый месяц получают из службы персонала. Вице-президент по маркетингу сообщил мне, что не помнит, чтобы когда-либо получал нечто подобное, а вице-президент по работе сети сказал, что действительно кто-то ежемесячно присылает ему какие-то папки, однако ему некогда их открывать, поэтому его ассистент засовывает их в какой-то ящик.

В следующем месяце мы провели эксперимент: сократили количество отправляемых отчетов в два раза, а затем принялись ждать, попросит ли нас кто-нибудь прислать недостающую часть. С нами так никто и не связался. На следующий месяц мы вообще не стали ничего отправлять. Мне позвонила руководитель службы персонала и потребовала, чтобы мы немедленно представили наши отчеты. Я вежливо ответил ей, что у меня нет ни времени, ни ресурсов на подготовку нужных ей документов. Она предупредила меня, что обязательно напишет докладную записку о моем «несоответствии». Эта тема не получила дальнейшего развития, и 13 из 15 сотрудников переключились на другую работу, занявшись продажами и обслуживанием клиентов.

Если вы не совершите ряд упреждающих шагов для снижения уровня бюрократии, она будет расти и процветать.

А теперь, когда вы поняли всю важность простоты, давайте поговорим о том, каким образом нужно прививать чувство ответственности внутри организации. Этой теме будет посвящена следующая глава.