Часто задаваемые вопросы

Часто задаваемые вопросы

Теперь, после того как мы обсудили всевозможные аспекты презентации, я поделюсь с вами ответами на вопросы, которые мне задают чаще всего.

1. Вопрос. Как представиться аудитории?

Рекомендации. Если вы представляете себя аудитории сами, произнесите несколько фраз, подходящих для данной аудитории. Включите в раздаточные материалы свою краткую биографию, если это уместно. Если же вас представляет другой человек, сообщите ему о том, как именно вас следует представить публике. Не предлагайте ему прочитать вашу биографию. Вполне достаточно лишь упомянуть вашу ученую степень, место работы, занимаемую должность и, возможно, еще кое-какие краткие сведения, которые могут представлять интерес для данной аудитории. Убедитесь в том, что тот, кто будет представлять вас, правильно произносит ваши имя и фамилию.

2. Вопрос. Как лучше всего начать презентацию?

Рекомендации. Постарайтесь сразу же приковать внимание аудитории к своему выступлению. Не поддавайтесь соблазну начать презентацию с расточения благодарностей направо и налево (как правило, это вызывает у слушателей приступ зевоты). Начните с изложения статистических данных, новостей, цитаты или интересной жизненной ситуации, которые могут оказаться неожиданными для аудитории и заинтересуют ее. Шутки и остроты часто помогают достичь желаемого эффекта (правда, иногда он бывает противоположным желаемому). Можно начать презентацию с какого-либо вопроса, если это позволит настроить аудиторию на нужный лад.

3. Вопрос. Как структурировать презентацию?

Рекомендации. Мне нравится следующая, проверенная временем формула: изложите то, что вы хотите сказать (то есть свою «дорожную карту»), сообщите суть своего послания и, наконец, резюмируйте изложенное. Мне, например, нравится, когда выступающий акцентирует внимание на цифрах, чтобы публика получила представление о структуре его выступления. Например, «характеризуя состояние экономики, я хотел бы подчеркнуть три важных момента: во-первых… во-вторых… и наконец, в-третьих…». Мне нравится, когда по ходу дела выступающий знакомит аудиторию с интересными случаями из практики, статистическими данными и фактами, подкрепляющими его сообщение. Обычно я предпочитаю присутствовать на интерактивных презентациях, а не на докладах. Однако у докладов есть свои достоинства. Структурируйте свою презентацию так, чтобы максимально раскрыть достоинства своего стиля и послания и оправдать ожидания аудитории.

4. Вопрос. Как использовать визуальные материалы, чтобы сделать презентацию более интересной, доходчивой и увлекательной?

Рекомендации. Схемы, диаграммы, таблицы и фотографии могут внести в презентацию определенное разнообразие и подкрепить ваше сообщение. Сказать, что прибыль компании увеличилась на 15 %, конечно, неплохо, но проиллюстрировать эти слова графиком, устремившимся вверх, – более доходчивый аргумент, который произведет гораздо большее впечатление на слушателей (особенно на тех, кто склонен в большей степени к зрительному восприятию информации). В выступлении перед относительно небольшой группой людей, не более тридцати человек, зачастую бывает эффективнее использовать лекционный плакат, обычную школьную доску (для писания мелом или цветными маркерами), чтобы подкреплять свои слова схематическими изображениями, графиками или примечаниями. В таких случаях желательно воспользоваться услугами «секретаря», который заранее развесит лекционные плакаты, будет четко и быстро выписывать на доске все необходимые примечания, цифровые данные и формулы, рисовать схемы, пока вы произносите текст своего выступления. К тому же при этом вам не придется поворачиваться спиной к аудитории. Выступая перед достаточно большой группой людей, можно воспользоваться PowerPoint – если будете следовать приведенным ниже рекомендациям.

5. Вопрос. Сколько слайдов нужно создать с помощью PowerPoint для 30-минутной презентации?

Рекомендации. Ответ на этот вопрос зависит от многих переменных, хотя в общем я рекомендую ограничиться не более чем десятью четкими и простыми слайдами, причем маркированные списки на каждом слайде должны включать не более четырех пунктов. Если же вы хотите поделиться со своей аудиторией более широкими дополнительными сведениями, можете включить их в раздаточные материалы, разослать по электронной почте до или после презентации или выложить на соответствующем сайте. Одной из самых серьезных ошибок презентаций, проводимых на основе PowerPoint, я считаю перегруженность слайдов информацией, что мешает их пониманию и даже визуальному восприятию слушателями. Запомните: проводя презентацию на основе PowerPoint, не поворачивайтесь спиной к аудитории (и лицом к проекционному экрану), когда комментируете свои слайды.

6. Вопрос. Насколько интерактивной должна быть презентация?

Рекомендации. Прежде всего постарайтесь ответить самому себе на вопрос о том, какой способ подачи презентации в наибольшей степени соответствует вашим ораторским способностям. Возможными способами подачи презентации являются лекция, интерактивное обсуждение темы с аудиторией, групповое обсуждение с другими докладчиками или даже обсуждение рассматриваемой темы в духе неформальной беседы с интервьюером. Несмотря на то что у нас не всегда есть возможность выбора конкретного способа подачи презентации, стоит подумать, какой подход принесет наибольшую пользу аудитории. Посоветуйтесь заранее с организаторами презентации. Возможно, они предложат вариант, наиболее подходящий именно вам. Спросите у них, какой способ подачи презентации оказывался самым удачным в прошлом и какой предпочитает аудитория. Что бы вы ни выбрали, постарайтесь в самом начале выступления изложить слушателям план и структуру своей презентации. Сказав несколько вводных фраз, сообщите слушателям, сколько времени отведено для презентации и о чем вы собираетесь рассказывать в течение этого времени. Можно также поинтересоваться у аудитории, в какой мере ваш план отвечает их интересам (если такой вопрос кажется вам уместным).

7. Вопрос. Как лучше всего закончить презентацию?

Рекомендации. Завершите ее энергично – так, чтобы слушателям стало понятно, что они не зря потратили время. Произнесите несколько заключительных фраз. Резюмируйте свое выступление. Если презентация носит интерактивный характер, предложите слушателям высказаться по поводу того, какую пользу принесла им ваша презентация. (Возможно, выслушав их высказывания, вы обнаружите, что они поняли ваше послание совсем не так, как вы рассчитывали.)

В этой главе мы рассмотрели круг вопросов, от анализа достоинств и недостатков публичных ораторов до внутренних и внешних аспектов готовности к проведению презентации. Несмотря на то что тщательная подготовка к выступлению, безусловно, необходима, наилучший способ совершенствования ораторского мастерства, конечно же, практика публичных выступлений. (Разумеется, это не означает, что у вас должен быть ангажемент в Мэдисон-сквер-гарден[24].)

Запишитесь на курсы ораторского мастерства. Начните свои выступления с небольшой аудитории (возможно, это будет одна из составляющих вашей волонтерской деятельности). Некоторые мои клиенты желают, чтобы среди слушателей оказался кто-то из их близких друзей, в доброжелательном взгляде которых они будут искать поддержку и опору. Другие предпочитают выступать перед совершенно незнакомыми людьми. Выберите вариант, подходящий именно вам, и приступайте к совершенствованию своего ораторского мастерства. Определите подходящий вам тип презентации и составьте план. Если хотите попрактиковаться перед своим первым публичным выступлением, запишитесь в местную группу Toastmasters International, станьте слушателем курсов ораторского мастерства или берите частные уроки ораторского мастерства. Приобретите видеозаписи выступлений выдающихся публичных ораторов. Такие видеозаписи, в том числе выступления на национальных съездах Демократической и Республиканской партий США, можно найти в интернете (на сайте видеоконференции TED), в Вашингтонском лекторском бюро (Washington Speakers Bureau) и YouTube. Снимайте свои презентации на видеокамеру, чтобы впоследствии анализировать их и совершенствовать свое мастерство. Предлагайте слушателям оценить качество ваших выступлений (например, посредством соответствующих форм, которые вы заранее раздадите им). Что бы вы ни делали, никогда не упускайте из виду свои достоинства (как специфически интровертные, так и самые обычные человеческие достоинства), которые делают вас хорошим оратором. Приятно заниматься тем, что особенно хорошо удается, однако еще большее удовольствие доставляет успешное решение задачи, которая всегда давалась вам с трудом.

Воспользовавшись в качестве фундамента приемы ораторского мастерства, с которыми вы познакомились в этой главе, вам, интроверту, предстоит узнать секреты успешного прохождения собеседований при приеме на работу – речь об этом пойдет в следующей главе. Даже если сейчас вы не планируете заняться поиском новой работы, в следующей главе вы найдете рекомендации, подсказки и описание методов, которые можете с успехом применять в ходе деловых встреч, собраний, совещаний и других типичных деловых мероприятий.