Ближе к мероприятию

Ближе к мероприятию

• Разошлите информацию о конференции своей целевой аудитории не позже чем за шесть недель, а в идеале - за три месяца до начала мероприятия. Имейте в виду, что это нужно сделать со значительным запасом времени, но не слишком рано, чтобы ваше мероприятие не казалось слишком отдаленным по времени.

• Рассмотрите различные формы рекламы, включающие статьи в специализированных журналах, посвященных обучению и бизнесу, вставки в журналы и электронную почту. Печать материалов должна быть организована за два месяца до того, как они потребуются, чтобы уложиться в сроки. Проверьте даты готовности печатных материалов.

• Рассмотрите вопрос публикации статьи в журнале, освещающем тему вашей конференции и рекламирующем ее.

• Будьте осторожны при затратах на рекламу. Цены в этой области легко «зашкаливают».

• Активно поработайте с администрацией арендованного помещения. Определите, кто из сотрудников может помочь вам все спланировать и кто будет там в назначенный день. Разберитесь с деталями, включая получение информации о повестке дня выступающими и участниками. Обсудите с управляющим площадки возможные случайности, опыт и варианты действий администрации на случай непредвиденных обстоятельств.

• По мере того как приготовления набирают темп и событие приближается, задайтесь вопросами с позиций участника.

Почему я должен ехать сюда?

Что даст мне эта конференция?

Как содержание конференции может быть полезным для моей компании?

Оправданны ли мои инвестиции в это мероприятие? Эффективна ли организация мероприятия? Не будет ли мне сложно добраться сюда?

• Разработайте систему процесса регистрации.

• Если вы позаботились обо всех ключевых моментах, заявки на участие в программе должны начать поступать в течение месяца после первого объявления о конференции. Отработайте схему размещения участников для проживания. Будьте готовы проверить следующее.

Были ли проблемы с почтовой рассылкой?

Мы пригласили нужных людей (достаточно ли их число)?

Является ли содержание программы актуальным?

Нет ли совпадения по срокам с какой-либо другой программой?

В случае необходимости будьте готовы к обзвону участников для выяснения, есть ли у них какие-нибудь проблемы.

• Может получиться так, что придется отменять программу. Планирование всегда должно включать оценку финансовых убытков и последствий отмены мероприятия. Если отмена необходима, вы должны быть абсолютно уверены, что она будет проведена максимально профессионально.

• Работайте со своими выступающими; удостоверьтесь, что их представления о выступлении совпадают с вашими. Тщательно проинструктируйте их о месте предстоящего выступления и об ожидаемой аудитории. Будут ли они размещены на ночь? Кто встретит их, кто присоединится к ним за обедом? Вы хотите, чтобы они присутствовали в течение всей конференции? Когда будет проводиться «разбор полетов» с их участием?

• Все эти вопросы жизненно важны, если вы пригласили выступающих «со стороны», услуги которых оплачиваются. Особое значение они приобретают, если вы просите выступить руководителей вашей организации.