Принцип существенности

Часто сотрудники ленятся задавать вопрос письменно и говорят руководителю: «Да ладно, что тебе, трудно ответить, что ли? Минутный вопрос, а ты меня заставляешь инструкцию писать!» Это в корне неправильно. Существенность вопроса определяется не скоростью его озвучивания, а другими параметрами.

Если из-за отсутствия в инструкции какого-либо разъяснения снижается эффективность работы или качество изготавливаемого продукта, то это существенно и должно быть обязательно описано. Например, если сшивать счета-фактуры по горизонтали сверху, то часто вне зоны видимости оказывается важная часть шапки и с этой пачкой документов становится очень неудобно работать. Поэтому мы пишем в инструкции, что счета-фактуры сшиваются в пачки только по вертикали. Если это несущественно – пишем просто: «нужно сшивать». А как именно сшивать – оставляем на усмотрение бухгалтера.

Что же касается главного аргумента сотрудников – времени, то на устные разговоры его тратится гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Три минуты руководитель потратил на ответ одному сотруднику, а назавтра пришел другой и задал тот же самый вопрос. Десять сотрудников – уже 30 минут. А два подобных «маленьких» вопроса – уже час. И самое главное, что один и тот же сотрудник, как правило, через некоторое время забывает суть ответа и снова задает тот же самый вопрос. Время утекает как песок сквозь пальцы. Разговоров много, а результата практически нет.

В данном случае главный бухгалтер должен быть непреклонен: «хотите получать от меня ответы на свои вопросы – пишите инструкции».