8.2. Что такое инструкции на рабочие места и как их написать

Еще одним очень важным, но при этом очень редко используемым в работе бухгалтеров документом является инструкция на рабочее место. Сразу хочу определиться в терминах – речь сейчас пойдет уже не о должностных, а именно о рабочих инструкциях.

Таблица 8.1. Дублеры (замещение сотрудников)

Должностные инструкции составляются для того, чтобы распределить и четко зафиксировать обязанности, права и ответственность бухгалтеров и сотрудников смежных подразделений. А для объяснения того, как именно сотруднику следует выполнять текущие операции, они не предназначены. Поэтому помимо должностных инструкций бухгалтеры должны иметь еще и рабочие инструкции.

Инструкция на рабочее место – это то, что, например, пишет Марина, которая будет заменять Свету, пока она в отпуске. Наверняка вы не раз наблюдали следующую картину. Незадолго до отпуска Света зовет Марину, чтобы объяснить, что ей нужно будет делать. Марина подходит, радуясь, что сейчас можно будет «просто послушать», то есть отдохнуть. Однако, очень быстро понимая, что не получится все запомнить, она говорит Свете: «Подожди, подожди, сейчас запишу». После чего начинает судорожно искать на столе листок бумаги и ручку. Находит один листочек, который тоже быстро заканчивается, берет второй и продолжает записывать то, что ей говорит Света. Да и на мониторе у Светы свободного места нет – все в стикерах с мини-инструкциями, и под оргстеклом тоже какие-то записи для ежедневного пользования.

Наши бухгалтеры в своей текущей работе не пользуются должностными инструкциями, они пишут себе инструкции рабочие. И единственное, что нужно сделать в рамках проекта по наведению порядка в бухгалтерии, – систематизировать этот процесс. Чтобы сотрудники делали это не по принципу «кто во что горазд», а правильно.

При этом именно сам бухгалтер должен написать для себя инструкцию, так как лучше всех знает особенности своей работы. А контролировать корректность ее написания должен руководитель, так как в дальнейшем он будет контролировать правильность выполнения задач.

Очень важно, чтобы инструкции были написаны простым, понятным языком. Настоящий профессионал не усложняет, а, наоборот, все упрощает. Не надо тратить огромное количество времени на придумывание затейливого вступления или витиеватых фраз. Рабочая инструкция – это своего рода катехизис, свод ответов на вопросы в формате «что делать, если…» по каждому бухгалтерскому участку.

Отсюда рождается простая схема накопления и хранения инструкций. Представьте себе лист формата А4, на котором содержатся и вопрос, и ответ. Это уже инструкция. Два листочка – две мини-инструкции и т. д. Затем заводится папка, в которую эти листы подшиваются, на папке делается надпись «Инструкция на рабочее место бухгалтера по учету ТМЦ» – и инструкция по принципу бератора готова. Если какой-то ответ потерял свою актуальность, то устаревший лист из папки изымается, а на его место вставляется другой, с обновленным содержанием.

Меньше формализма – больше практического смысла и удобства использования.

К слову, одной из наиболее распространенных и при этом ключевых ошибок при написании инструкций является попытка сесть и описать всю свою работу сразу. Причем не только то, что есть сейчас, а еще и то, что было и может когда-нибудь повториться, а также то, чего никогда не было, но чисто теоретически вполне может произойти.

Результат такой работы, как правило, печален. Из-за постоянной текучки написание инструкций превращается в бесконечную и очень неприятную обязанность с неясными перспективами. Как и в случае с учетом рабочего времени сотрудники начинают жаловаться, ссылаться на занятость, трудное детство и нехватку витаминов.

Поэтому не надо вспоминать, что случилось за последние 120 лет существования компании, и тем более задумываться над тем, что может случиться. Иногда можно увидеть такие фантазии… Кстати, в одной высокоразвитой стране в инструкциях для полицейских и прочих оперативных служб существует раздел, посвященный высадке на Землю представителей инопланетных цивилизаций: «Если прилетят инопланетяне, то делать нужно то-то и то-то», по пунктам. Но это не наш путь. Бухгалтерия – не оперативная служба, да и невозможно предусмотреть все, что может произойти. Вот когда прилетят инопланетяне, тогда и напишем, что делать в таком случае и как это отразится на сроках сдачи налоговой отчетности. «Если в оплату продукции придет вексель третьих лиц…» Может, он никогда и не придет, а мы на это описание потратим свое время. Но если это все же произойдет, то бухгалтер придет к главному бухгалтеру и спросит, как быть, а затем добавит этот пункт в инструкцию.

Я даже могу предложить норматив на раздумья. Сели писать инструкцию – делайте это без остановки, пока мысли приходят в голову. Если задумались дольше чем на 15 минут – значит, пора заканчивать. Для первоначального варианта вы написали вполне достаточно. В процессе работы и по мере необходимости инструкция будет дополняться.