Знание № 2. Программное обеспечение

Несмотря на то что со всех сторон слышно: «сейчас без компьютера – никуда», сотрудники по-прежнему очень плохо знают возможности как стандартного пакета офисных программ (Excel, Word, «Проводник»), так и специализированного программного обеспечения (1С, «Банк-Клиент»).

Приведу в качестве примеров несколько личных наблюдений.

Сидит бухгалтер, перед ним огромный монитор, в его левом верхнем углу две кнопки: «Провести документ» и «Удалить документ». Они очень маленькие и расположены рядом. Человек вводит накладную, затем жмет на кнопку «Провести документ» и промахивается, вернее, попадает неизвестно куда. То есть непонятно, то ли он ее провел, то ли удалил. Накладная из 100 наименований просто пропадает с экрана, и появляется шаблон для ввода следующего документа. Чтобы понять, что произошло с предыдущей накладной, нужно зайти в реестр и проверить. Если выясняется, что накладная случайно удалилась, бухгалтер что-то еле слышно говорит сквозь зубы и начинает вбивать 100 наименований по второму разу.

И все оттого, что человек просто не знает: настройки информационной системы – не откровение свыше. Можно написать техническое задание программистам, чтобы они кнопки увеличили или вообще разместили их в разных частях экрана. А еще лучше, чтобы при нажатии на кнопку «Удалить» возникало окно с запросом подтверждения операции: «Удалить документ?» И два варианта ответа: да и нет. А совсем хорошо, когда при ответе «да» всплывает другое окно: «Вы на самом деле уверены, что хотите удалить этот документ?»

Это не праздная вещь, это двойная степень защиты. Мы заинтересованы в том, чтобы брать на работу оптимистов, а они иногда автоматически нажимают кнопку «да». Поэтому нужно переспросить такого пользователя: «Ты уверен?» – «А, нет-нет-нет, конечно, нет!»

Или, например, при проведении каждого документа всплывает сообщение с рисунком в виде красного круга с двумя перекрещенными линиями внутри и текстом: «Операция проведена успешно». При этом сообщение сопровождается неприятным звуком «пи-и-ип!».

А теперь представьте человека, который вводит в день по 50–100 таких документов. Документы проводятся успешно, но перечеркнутый красный круг и резкий звук приводят к тому, что бухгалтер под конец дня начинает нервно дергаться. А ведь достаточно попросить программиста изменить картинку и сигнал. Почему он не сделал этого сразу? Да просто потому, что ему все равно. На сообщении должна быть картинка – он взял и вставил первую попавшуюся из библиотеки картинок. Должен быть звуковой сигнал – взял первый попавшийся из библиотеки звуковых сигналов.

Сотрудники не знают, как красиво отформатировать таблицу, чтобы она поместилась на одну страницу. Они не ведают, что в параметрах печати есть кнопка «Разобрать по копиям», и посылают пять экземпляров на 20 листах каждый, а потом раскладывают копии по страницам вручную.

Бухгалтеры не умеют выгружать данные из 1С в Excel, чтобы затем в течение двух минут при помощи очень простого и полезного инструмента «Сводные таблицы» сформировать из выгруженных данных красивый отчет.

Они не умеют использовать групповые обработки документов, если нужно сделать массовые исправления, например заполнить во всех документах, отфильтрованных по определенному контрагенту, справочник «Договор». Вместо этого бухгалтеры открывают каждый документ и вынуждены постоянно выбирать договор из справочника. Для справки: групповая обработка 100 документов занимает от 20 секунд до двух минут, а ручная обработка – как минимум час! Впечатляющая разница? Не в этом ли основная причина авралов и задержек после работы?

Одно из моих последних наблюдений – неумение работать с выгрузкой базы из 1С. Главный бухгалтер всегда выгружал ее на свою флешку в виде заархивированного файла. Флешка вставлялась в компьютер, запускалась процедура выгрузки и архивации, и так как путь к флешке уже был прописан, все остальное 1С делала сама. Однажды главный бухгалтер заболела. И случилось это, как обычно, в самый неподходящий момент, как раз перед сдачей отчетности. Необходимо было выгрузить базу на флешку и отвезти ее главбуху домой, чтобы дома она смогла сделать окончательные приготовления к распечатке итогового отчета. Бухгалтер, как обычно, вставила флешку в компьютер главбуха, но это была другая флешка, и компьютер отказался ее воспринимать. Такое иногда бывает – некоторые компьютеры не воспринимают определенные флешки. Иногда драйверов не хватает, а иногда – просто мистика. В результате база отказалась архивироваться, а бухгалтер впала в панику, не зная, что делать.

Пока она найдет программиста и объяснит ему, чего хочет, пройдет немало времени. Когда программист, наконец, поймет, в чем дело, он просто изменит путь к папке, куда должен выгружаться файл. Вместо флешки он укажет папку на общедоступном сервере, куда файл благополучно выгрузится. Затем он найдет компьютер, который «увидит» эту флешку, и скопирует на нее файл с сервера. Вот и все. Операция заняла у него (с учетом выгрузки базы) максимум 10 минут. А бухгалтер промучилась над решением этой задачи несколько часов! Это был уже поздний вечер, и если бы компьютерщик уже ушел домой, она бы так ничего и не сделала. Хорошо, что программисты любят поиграть по вечерам в компьютерные игры.

Все эти проблемы и связанные с ними авралы происходят от элементарного незнания возможностей программного обеспечения. Самое печальное, что низкий уровень владения возможностями программ оборачивается не только впустую потерянным временем, но и постоянными ошибками, которые иногда приводят к серьезным последствиям. А про нервы, которые не восстанавливаются, я даже и не говорю.

Поэтому главному бухгалтеру надо не только обеспечивать непрерывное совершенствование настроек бухгалтерской программы, но и следить за постоянным развитием компьютерных навыков у своих сотрудников.