Какие разделы важно включить в должностную инструкцию

В открытых источниках можно найти большое количество шаблонов и примеров должностных инструкций для сотрудников бухгалтерии. Поэтому я не стану перечислять все разделы, а остановлюсь лишь на тех, которые, с одной стороны, являются существенными, а с другой – нередко упускаются из виду.

Во-первых, функции бухгалтера, прописанные в должностной инструкции, так же как и в Положении о бухгалтерии, должны четко соответствовать перечню показателей системы мотивации, а именно первой ее составляющей – набору ключевых показателей эффективности конкретного сотрудника.

Во-вторых, в должностной инструкции нужно описать не только административное, но и функциональное подчинение. Например, бухгалтер, ответственный за ведение книги покупок, имеет право требовать от всех бухгалтеров, работающих на своих участках со счетами-фактурами, своевременного и правильного проведения документов. Или бухгалтер, ответственный за дебиторскую задолженность контрагентов, вправе контролировать качество работы бухгалтера, разносящего платежи. Отдельно стоит сказать о том, что функциональное подчинение может не ограничиваться только рамками бухгалтерии, а распространяться и на соседние подразделения.

В-третьих, и это очень важно, необходимо продумать и зафиксировать в должностных инструкциях систему взаимозаменяемости бухгалтеров, закрепить так называемых дублеров. Каждая инструкция должна содержать информацию о том, какую должность может замещать данный сотрудник, а также, в свою очередь, кто замещает данного сотрудника на время его отсутствия. При этом замещение может быть не полным, а частичным, что также указывается в инструкции. Например, на время отсутствия бухгалтера участка № 8 его обязанности в части формирования Книги покупок осуществляет бухгалтер участка № 3, а в части учета расчетов с поставщиками – бухгалтер участка № 5.

На всякий случай во избежание ненужных недоразумений, которые могут возникнуть с сотрудниками, не лишним будет включить в каждую должностную инструкцию пункт о том, что в случае производственной необходимости помимо перечисленных функций на сотрудника могут быть возложены по решению руководителя и иные функции.

И так же как в случае с положениями об отделах, при составлении должностных инструкций необходимо обеспечить их непротиворечивость друг другу. Если в одной инструкции указано функциональное руководство по какому-то участку, то в другой должно быть зеркально прописано функциональное подчинение. Поэтому перед тем, как писать должностные инструкции, рекомендуется сформировать сводные таблицы с кратким описанием функций всех должностей. Пример такой сводной таблицы по дублерам приведен в табл. 8.1. Сводные таблицы позволят не только ничего не упустить, но и равномернее распределить общую загрузку между отдельными бухгалтерами.