Транзитные счета (всю информацию – в проводку)

Очень часто в бухгалтериях установлен следующий порядок: до тех пор, пока первичный документ не будет оформлен правильно, он в информационную систему не вносится. Особенно это касается актов об оказании услуг. Вот так и теряются документы: отдали менеджеру, чтобы он отвез контрагенту исправить (например, вместо факсимиле поставить «живую» подпись), а менеджер про это забыл. Аванс поставщику уплачен, услуга оказана, все довольны, кроме бухгалтерии.

Время от времени, когда с оборотными средствами становится туго, генеральный директор вызывает главного бухгалтера и настойчиво просит объяснить, почему не уменьшается дебиторская задолженность, в том числе и по авансам выданным. И почему затраты не списываются на себестоимость, а НДС не предъявляются к зачету.

И главбуху приходится в авральном порядке, отвлекая бухгалтеров от текущей работы, готовить расшифровку: кто, за что и по какой причине должен и насколько эта задолженность просрочена.

Чтобы этого не происходило, можно завести транзитный субсчет к счету 60, на котором собирались бы подобные неправильно оформленные документы. К этому транзитному счету привязывается дополнительная аналитика: «Ответственный менеджер». И настраивается отчет, позволяющий в любой момент получить информацию о суммах зависших документов в разрезе ответственных менеджеров. Можно также установить нормативный срок исправления ошибок, например месяц. И в очередной раз, когда генеральный директор стукнет кулаком по столу, представить ему отчет только по просроченным документам.

Можно и не дожидаться гнева генерального директора, а время от времени показывать этот отчет начальникам подразделений, чтобы они сами придавали менеджерам ускорение в нужном направлении.