9.4. Как сократить количество ошибок и при этом тратить меньше времени на контроль

Как известно, самая лучшая система – та, которая работает сама. Чем меньше зависимость результатов процесса от человеческого фактора, тем лучше. Задача главного бухгалтера – постоянно эту зависимость снижать, тогда качество результата будет выше, а времени на текущий контроль будет тратиться меньше.

Например, во многих компаниях до сих пор четко не регламентирована процедура закрытия отчетного или налогового периода. Это неправильно, так как каждый раз существенно увеличивается риск возникновения критических ошибок и, соответственно, требуется пристальное внимание главного бухгалтера.

В главе, посвященной правильной автоматизации, я упоминал, что процедура заполнения налоговых регистров и деклараций обязательно должна быть автоматизирована. Это минимизирует риск возникновения случайных ошибок на многочисленных этапах группировки первичных данных и позволяет существенно облегчить функцию контроля.

Другой пример – перебивка платежных поручений вручную из бухгалтерской программы в «Банк-Клиент» и обратно. Это не только бесполезная трата времени бухгалтера (если автоматизировать данную процедуру обмена информацией, расходы на программистов за счет этого очень быстро окупятся), но и потенциальное место возникновения ошибок.

Полезно также закрыть возможность проводить расходную накладную при отсутствии достаточного сальдо на счетах учета материальных ценностей, чтобы исключить возникновение «красноты» на остатках.

Другое важное направление доработки бухгалтерской программы с целью повысить контролируемость процессов – настройка каждому бухгалтеру удобных и информативных отчетов для промежуточного самоконтроля результатов своей работы. Например, бухгалтеру, ответственному за книгу покупок, настраивается аналитический отчет по остаткам на счете 19 (который служит для того, чтобы проверить, действительно ли все, что должно было закрыться на счет 68, закрылось корректно).

Программисты (по вашему заказу) должны везде, где можно, переложить функцию контроля на бухгалтерскую программу. Тогда в бухгалтерии будет гораздо больше порядка при существенном снижении трудоемкости. И особенно важно то, что это повысит уровень спокойствия главного бухгалтера: ведь все основные участки всегда будут под контролем.