14.2. Как организовать работу с контрагентами, которые зависят от нас

Здесь все должно быть просто, понятно и стандартно. Единственное, что нужно сделать, – это создать регламентирующие документы на каждый случай взаимодействия. И обеспечить доступ контрагентам к этим документам – читайте и выполняйте.

Начать можно с самого элементарного, с установления приемных часов, например: «По всем вопросам обращаться в бухгалтерию ежедневно с 14:00 до 16:00». А для главного бухгалтера – отдельное время. Скажем, по вторникам и четвергам с 16:00 до 18:00.

Далее – график документооборота. Нужно установить комфортные для вас сроки поступления документов. Например, «ежемесячные акты об оказании услуг сдаются в бухгалтерию не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным». И обязательно четко прописать порядок приема-передачи.

Затем необходимо разработать инструкцию по правильному оформлению документов – как оформить акт, накладную, счет-фактуру. К инструкции желательно приложить образцы заполнения и донести до всех контрагентов наше строгое правило – документы, оформленные не по образцам, приниматься не будут.

И последний ключевой момент – взаиморасчеты. Устанавливаем правило, согласно которому следующий аванс не выплачивается, если предыдущий не закрыт правильно оформленными документами. Все исключения из этого правила – только со служебной запиской от курирующего подразделения с визой генерального директора или лица, им уполномоченного.

Донести эту информацию до контрагентов можно несколькими способами. Например, сделать информационный стенд перед входом в бухгалтерию. Еще лучше – создать соответствующий раздел на сайте компании и при возникновении любых вопросов не тратить время на долгие разъяснения, а рекомендовать всем читать этот раздел.

Не лишним будет создать стандартный договор и указать в нем все перечисленные выше ключевые условия, связанные с графиком документооборота и порядком взаиморасчетов. А контроль исполнения условий договоров настроить при помощи внутренних отчетов из бухгалтерской программы.