Примеры рабочих инструкций

Ниже приведен пример первоначального варианта инструкции.

1. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

Как видите, первоначальный вариант может состоять всего лишь из одной фразы. И это уже инструкция. И кладовщикам, и бухгалтеру ясно, что делать.

И так они живут месяц, другой, третий, пока не случается «страшное». Пятое число попадает на субботу. Что делать? Самодеятельный бухгалтер сам примет решение – или ограничит крайний срок пятницей, или перенесет его на понедельник. И тем самым превысит свои полномочия. Бухгалтер инициативный посоветуется с руководителем. Он может понимать, что правильнее – до пятницы, а не до понедельника, но принимать решение – не в его компетенции. Сотрудник должен прийти к главному бухгалтеру не только с вопросом, но и с вариантами ответа. А высший пилотаж – это когда из нескольких вариантов правильный, по мнению бухгалтера, ответ обведен кружком.

Когда сотрудники приходят с вариантами ответа, это означает, что они предварительно все обдумали, возможно, даже почитали соответствующую литературу. Это отличная возможность повысить свой профессиональный уровень, ведь мы хотим, чтобы они были настоящими бухгалтерами, а не операторами по вводу данных.

В этом случае бухгалтер приносит варианты ответа – понедельник и пятница. Пятница обведена кружком. «Почему пятница?» – спрашивает главный бухгалтер. «Ну как почему? – говорит сотрудник. – Я-то и до понедельника подожду, а Наташе уже будет тяжело на следующем участке свои сроки выдержать, ведь до 20-го числа надо уже весь отчет сдать». – «Молодец, Маша! Все правильно понимаешь. Я твой ответ утверждаю».

Важно отметить, что вопрос обязательно должен оформляться письменно. С одной стороны, его можно сразу подшить в папку-бератор, а с другой – когда вопрос фиксируется на бумаге, его формулировка становится более четкой. Задавая устный вопрос, человек сам иногда до конца не понимает, о чем именно спрашивает. А вот руководитель должен дать именно устный ответ. Сотрудник его записывает, а главбух проверяет, правильно ли тот все понял. Если все верно, руководитель утверждает эти дополнения для инструкции на рабочее место.

Итак, мы дополняем инструкцию, делая вторую редакцию.

2. Если число, указанное в п. 1, попадает на выходной или праздничный день, то все ПСО сдаются не позднее последнего предвыходного или предпраздничного дня.

При этом обобщаем ее на аналогичные случаи, так как 5-е число может выпасть не только на выходной, но и на праздничный день.

Очень важно во второй редакции то, что в пункте 2 дается ссылка на пункт 1, вместо того чтобы повторно писать «5-е число». Использовать гиперссылки очень удобно, так как это позволяет минимизировать затраты времени и сил на корректировку инструкций. Пятое число может быть заменено, например, четвертым. И гиперссылки позволяют не искать по всему тексту места, где оно используется, а найти самое первое упоминание этого числа и исправить его. Все остальные ссылки на него исправлять не понадобится.

И снова бухгалтер и кладовщики живут душа в душу, пока не происходит «самое страшное». Один из кладовщиков принес в срок не все документы, часть их он передал бухгалтеру позднее 5-го числа. Что делать? Принимать или давать от ворот поворот? Опять-таки не нужно самодеятельности, необходимо снова согласовать этот вопрос с главным бухгалтером.

После согласования появляется третья редакция инструкции, в которой дается еще два рабочих дня, чтобы принимать опаздывающие документы.

3. Если ПСО принесены позже сроков, указанных в пп. 1 и 2 настоящей инструкции, то такие документы принимаются от кладовщиков только вместе с объяснительной запиской на имя главного бухгалтера:

– до числа, указанного в пп. 1 и 2, плюс 2 рабочих дня включительно, принимаются бухгалтером к учету в отчетном месяце;

– после числа, указанного в пп. 1 и 2, плюс 2 рабочих дня включительно, принимаются к учету в следующем за отчетным месяце.

Но здесь есть нюанс. Документы, передаваемые 6-го и 7-го, обязательно должны сопровождаться объяснительной запиской кладовщика о том, по какой причине произошла задержка.

Почему мы даем два дополнительных дня? Потому что как люди ответственные хотим максимально зачесть затраты текущего месяца и снизить налоги. Но без объяснительной не обойтись. Если кладовщикам дать волю, они 90 % документов будут приносить в самый последний момент, а это означает ежемесячные авралы, при которых придется работать с документами на этом участке и по ночам.

Оформление объяснительных записок позволит дисциплинировать кладовщиков (надо ведь указать уважительную причину, а если ее нет – кладовщик постарается успеть все вовремя, чтобы не оказаться виноватым), а также поможет разобраться в причинах возникновения подобных ситуаций. Возможно, какие-то действительно объективные обстоятельства мешают им выполнять свою работу в срок. Можно будет устранять эти причины, постепенно выстраивая весь бизнес-процесс.

Таким образом, сколько вопросов возникнет, столько и указывается в инструкции. Причем понятным языком, так как вторая по распространенности и по значимости ошибка при написании инструкций – попытка придумать мудреные фразы. Как будто люди опасаются, что если они напишут инструкции простыми словами, то это будет выглядеть несолидно, непрофессионально. Повторюсь, не надо усложнять. Чем проще стиль изложения, тем легче использовать эти рабочие инструкции.

Другой пример – инструкция бухгалтеру по расчету заработной платы.

1. Не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, получить от всех подразделений и отделов компании табели учета рабочего времени (перечень подразделений и отделов смотреть в документе «Организационно-функциональная структура (ОФС)»).

2. Если число, указанное в п. 1, выпадает на выходной или праздничный день, получить табели не позднее дня, следующего за выходным или праздничным днем.

3. Если в сроки, указанные в пп. 1–2, табели не представлены какими-то отделами, то до 12 часов дня, следующего за днем истечения срока, передать главному бухгалтеру служебную записку с перечнем отделов, не представивших табели.

4. Приступать к расчету заработной платы только при наличии всех табелей учета рабочего времени,

5. Начислить заработную плату в течение 24 часов с момента получения последнего табеля.

Здесь все то же самое, только кроме ссылок на дату есть еще ссылка на документ «Организационно-функциональная структура» (ОФС), за который несет ответственность другое подразделение – отдел кадров.

Организационно-функциональная структура в компании, как правило, часто меняется, и если мы будем перечислять в инструкции бухгалтера все названия подразделений, нам придется постоянно ее обновлять. Это неэффективно и неправильно – работа по своевременному внесению изменений в ОФС входит в обязанности отдела кадров. Но при этом бухгалтер при начислении зарплаты не должен ни о ком забывать. Поэтому файл «Организационно-функциональная структура» размещается в доступном для бухгалтера месте, а в инструкции на него делается гиперссылка.

Отдел кадров вносит свои изменения, а бухгалтер, рассчитывая зарплату, открывает этот документ и видит актуальный список подразделений. И если в компании появился отдел стратегического развития, а бухгалтер не начислил его сотрудникам зарплату, значит, отдел кадров вовремя не внес в ОФС необходимые изменения.

Идеальное место для хранения файлов, имеющих свойство постоянно обновляться и при этом используемых разными сотрудниками, – файл-сервер. Это компьютер в сети, к которому есть доступ у всех пользователей. При необходимости можно настроить доступ определенных сотрудников только к строго определенным папкам. В то время как хранение важных файлов на локальных компьютерах и отсутствие файл-сервера заметно осложняет эффективную совместную работу.