Планирование

Планирование

· Оставьте в своем расписании свободное место и за пару дней до отъезда попробуйте разобраться с несрочными задачами (о чем сделайте запись в этом свободном месте) с тем, чтобы на все оставшееся до отъезда время сконцентрироваться на тех задачах, выполнение которых должно быть завершено до вашего возвращения. При этом на это мероприятие вам, как правило, надо выделять больше времени, чем оно, с вашей точки зрения, того заслуживает.

· Постарайтесь предусмотреть все вопросы, которые могут возникнуть в офисе во время вашего отсутствия. На время своего отсутствия назначьте человека, который мог бы проверять вашу почту, решать мелкие критические ситуации и мог бы разобраться в вашей системе файлов на компьютере. Еще раз проверьте, правильные ли номера контактных телефонов вы оставили.

· Проверьте и перепроверьте, все ли необходимое для поездки вы захватили. Не делайте глупостей, не берите с собой много бумажных документов в тщетной надежде поработать с ними во время поездки. Будьте уверены, в любом случае, по возвращении у вас будет больше документов, чем вы берете с собой.

· Заранее подготовьте свой канцелярский набор для поездок. Он должен содержать ежедневно используемые принадлежности, такие как: конверты, скоросшиватель, ручки, калькулятор и т.д. Держите его под рукой с тем, чтобы, получив команду на командировку, вы могли забросить его в чемодан и забыть о нем.

· Если в командировке вам предстоит посетить несколько мест, спланируйте все таким образом, чтобы, по возможности, сократить время на передвижения из одного места в другое. В данном случае для облегчения планирования поездки вы можете воспользоваться программным обеспечением, специально предназначенным для путешественников.

· Еще раз проверьте, как вы справляетесь с малознакомыми задачами, такими как: дистанционное получение вашей голосовой почты, получение электронной почты, отсылка факсов с помощью переносного компьютера или получения доступа к сети вашей компании в процессе передвижения. Обязательно попробуйте сделать все это практически, не полагаясь только на объяснения других лиц. Нет ничего хуже, чем полагать, что вы способны связаться с другими и обнаружить, что вы этого делать не умеете.

· Самое главное, убедитесь, что вы обладаете паролями доступа ко всем вышеперечисленным коммуникационным средствам.

· В голосовой почте оставьте сообщение о своем отсутствии и укажите дату прибытия, чтобы корреспонденты без толку не тратили время, пытаясь связаться с вами. Если считаете нужным, оставьте в сообщении номер мобильного телефона. По прибытии не забудьте переписать ваше сообщение.

· Проверьте, все ли необходимое программное обеспечение установлено на вашем портативном компьютере. Здесь я имею в виду все необходимые программы, справочные материалы и контактную информацию. Возможности современных портативных компьютеров позволяют вам поддерживать такой же уровень осведомленности, как и стационарные компьютеры. Старайтесь, чтобы вы имели возможность легко синхронизировать данные между вашим портативным и стационарным компьютером. Для этого воспользуйтесь средством «портфель» «Microsoft Windows» или другой синхронизирующей прикладной программой.

· Если в командировке вы пользуетесь общественным транспортом, заранее пометьте для себя ряд задач, работу по выполнению которых удобно осуществлять во время переездов. К такой категории относятся задачи, не имеющие прямого отношения к вашему основному бумаготворчеству. Задачи, выполнение которых можно переносить на другие сроки, не боясь перерывов в работе.

· Если ваша поездка связана с путешествием заграницу, перед отъездом проверьте наличие соответствующего адаптера для подсоединения вашего модема к местным телефонным линиям. Такие поставщики, как TeUadapi (www.teleadapt.com) могут снабдить вас адаптером для любой страны. Кроме того, перед отъездом следует убедиться в том, что вы знаете, как зарегистрировать ваш мобильный телефон для получения звонков в странах вашего предполагаемого пребывания.

· Некоторые Интернет-провайдеры предлагают доступ в Интернет по местным телефонным тарифам. Если вы такого предложения не получили или если, уезжая за границу, вы не берете с собой свой портативный компьютер, советую вам зарегистрировать бесплатный адрес электронной почты в одном из основных сайтов Интернета, как-то: Yahoo (www.yahoo.com) или Hotmail (www.hotmail.com). Это позволит вам как получать, так и отправлять корреспонденцию по электронной почте с любого подсоединенного к Интернету компьютера.