12.6. Как сломать стереотип «бухгалтерии-нахлебника»

Зачастую генеральный директор дает дополнительную работу бухгалтерии просто потому, что хочет получить хоть какую-то видимую отдачу от расходуемых на ее содержание денег. Он не чувствует многих продуктов, производимых бухгалтерией, и поэтому не верит, что в ней нет резервов времени для выполнения дополнительной работы.

Задача главного бухгалтера – показать, чем занимается бухгалтерия, и согласовать перечень, объем и качество работы с генеральным директором. При необходимости следует использовать для этого нормативы и учет рабочего времени.

Но это не самое главное. А самое главное то, что главный бухгалтер должен постоянно повышать свой авторитет в глазах генерального директора.

Я уже писал о том, что в работе любого главного бухгалтера можно найти большое количество «убийц» рабочего времени. Это и бесконечные телефонные разговоры, и совещания, и подписание документов, и другие отвлечения.

Каждая минута, потраченная на подобную суету, не оставляет практически ничего, что можно было бы вспомнить. Из минут складываются часы, из часов – дни. Целыми днями главбух крутится как белка в колесе, а вспомнить нечего. То же самое видит и генеральный директор: вроде не сидит без дела главный бухгалтер, рано приходит и поздно уходит, а где ощутимый результат?

Чтобы результаты вашей работы наконец-то стали видны, нужно строго ограничить потери времени на внешние отвлечения. А сэкономленное время начать тратить на конкретные дела.

Одновременно необходимо перестать заниматься мелкими, «копеечными» вопросами и перейти на решение проблем, действительно серьезных с точки зрения генерального директора.

Например, не тратить время на отдельного вредного поставщика, который никак не может прислать документы на общую сумму 3651 рубль 28 копеек, а заняться дебиторской задолженностью в целом и снизить ее уровень на пять миллионов рублей. Или разработать и утвердить у директора систему мотивации менеджеров за своевременную передачу документов в бухгалтерию. То есть необходимо решать не частные вопросы, а проблему в целом.

Не ругаться в течение двух недель с производственным отделом по поводу закрытия акта на 20 тысяч рублей, а лучше потратить это время на разработку новой законной схемы снижения налога на прибыль, которая позволит в будущем экономить по миллиону рублей налога ежемесячно.

Нужно, чтобы генеральный директор начал воспринимать бухгалтерию не как «центр затрат», а как «центр экономии затрат». Коммерческий отдел – молодцы, они обеспечивают выручку. Но кому эта выручка нужна, если она потом вся съедается из-за неэффективного налогообложения, высокого уровня дебиторской задолженности и нерациональных расходов?

Главный бухгалтер должен показывать генеральному директору, что выручка – это не главное, а главное – это финансовый результат, «доходы минус расходы». И как раз в формировании финансового результата правильно ориентированная бухгалтерия принимает самое непосредственное участие. И роль бухгалтерии так же важна, как и роль продавцов. Одни отвечают за оптимизацию доходов, а вторые – за оптимизацию расходов.

Повышайте ценность решаемых вами вопросов и задач. И тогда чем больше доверия возникнет у генерального директора, чем лучше он станет видеть, что его главный бухгалтер занимается не ерундой, а действительно помогает бизнесу, тем проще с ним будет общаться и решать текущие вопросы.

Например, бюджет на содержание всей бухгалтерии – 500 тысяч рублей в месяц. Если генеральный директор не понимает, чем занимается его бухгалтерия, ему будет жалко и 300 рублей в виде премии выплатить. А необходимость в любом дополнительном сотруднике придется очень долго и нудно обосновывать.

С другой стороны, если директор видит, что в результате работы бухгалтерии экономятся миллионы на налогообложении, на оптимизации дебиторской задолженности и кредитных ресурсов и т. д., то картина становится совершенно другой. Когда главный бухгалтер приходит и просит еще одну штатную единицу с окладом в 25 тысяч рублей, генеральный директор не глядя подписывает эту служебную записку со словами: «Конечно, бери, если нужно, какие могут быть вопросы?»

При этом недостаточно эффективная работа главного бухгалтера со своим коллективом очень сильно снижает его авторитет у генерального директора. Нередко он видит, что в бешеном темпе трудится только главбух, а его подчиненные явно недогружены работой.

Понятно, что отчетность все равно сдается вовремя, но встает вполне закономерный вопрос – а зачем компании столько бухгалтеров? Может быть, сократить одного-двух, распределить их работу среди остальных – и все будет в порядке?

На самом же деле бухгалтерия все успевает лишь благодаря двадцатичасовому рабочему дню главного бухгалтера, который работает буквально на износ. И чем больше у него в подчинении сотрудников, тем острее стоит проблема эффективного делегирования.

Генеральный директор хочет видеть в руководителе каждого подразделения, в том числе и бухгалтерии, прежде всего эффективного управленца. И чем виртуознее главный бухгалтер управляет своими сотрудниками, тем выше генеральный директор оценивает его профессионализм.

И еще один важный момент. Генеральный директор, как правило, человек очень занятой, поэтому многих позитивных процессов, происходящих в бухгалтерии, он просто не замечает. Главному бухгалтеру не нужно стесняться или тем более жалеть времени на то, чтобы рассказывать о своих успехах. Здоровый, ненавязчивый пиар нужен обязательно.

Одна женщина, главный бухгалтер, во время празднования дня рождения компании пригласила генерального директора на медленный танец. Во время танца она умудрилась как бы к слову сообщить ему: «Какая сегодня чудесная погода, да, кстати, вчера мы в бухгалтерии такую вещь сделали…» Это очень важно. Мы ведь никого не обманываем – просто выстраиваем эффективные рабочие взаимоотношения.