Знание № 3. Юридическая грамотность

Не секрет, что бухгалтерия является носителем конфиденциальной экономической информации о компании, утечка которой может иметь очень и очень неприятные последствия. Поэтому каждый бухгалтер должен четко знать свои права и обязанности при взаимоотношениях с различными внешними контролирующими органами.

При проведении проверок налоговой инспекцией, ОБЭП или любым другим ведомством бухгалтер не обязан предоставлять никаких сведений или цифр. Любая информация подготавливается только по запросу со стороны руководителя, то есть главного бухгалтера, и ему же передается. Только так и никак иначе.

За отказ в предоставлении информации к рядовому бухгалтеру не могут быть применены ни административные, ни уголовные меры ответственности, так как при проведении проверок бухгалтер не считается субъектом правовых отношений. Официальными представителями компании являются только генеральный директор и главный бухгалтер.

Эти знания позволят также избежать случайной утечки секретной информации недобросовестным конкурентам. Бывали случаи, когда конкуренты звонили в бухгалтерию и, представляясь представителями налоговой инспекции, получали все необходимые сведения. У каждого бухгалтера должен отсутствовать страх перед налоговой инспекцией (чего ее бояться-то?) и присутствовать понимание, что никаких сведений по телефону (например, о величине выручки за второй квартал 2013 года) они давать не обязаны.

Вместо этого следует вежливо попросить направить официальный письменный запрос по такому-то адресу.

Теперь поговорим об основных бухгалтерских навыках.

Навык № 1. Читать Налоговый кодекс

Сейчас я покажу вам выдержки из Торгового устава 1885 года. Это прародитель современного законодательства в сфере учета и налогообложения. Если сравнивать с ныне действующим Налоговым кодексом, то разница огромная.

Во-первых, нет никаких пунктов, подпунктов, абзацев, подзаголовков, разделов, подразделов. Только одни статьи.

Статья 526. «Каждый торгующий, без изъятия, непременно должен поверять и считать себя по книгам своим ежегодно или по крайней мере каждые 18 месяцев, в какое время года ему удобнее. И выводить баланс, в коем обозначать: собственный свой капитал и свое имущество движимое и недвижимое, наличность денег и денежных документов, наличность товаров, долги, ему и от него к платежу следующие, долги спорные или сомнительные, расход на домашние издержки, годовую прибыль или убыток».

Во-вторых, читаешь как художественную литературу, все просто и ясно.

Статья 527. «Безнадежные долги, по коим не предполагается получения платежа, не уничтожаются безгласно, доколе не последовало по оным окончательного расчета или сделки, а ставятся на счет убытка и записываются опять на приход какою-либо малозначащею суммою. Например, векселя или долг NN на семь тысяч пятьсот рублей серебром за один рубль, дабы настоящая сумма всегда была в виду».

В одном абзаце показано, что и как нужно сделать, приведен пример и объясняется, для чего это нужно. Сейчас же требуется прочитать гору разъясняющих книг, статей, сходить на семинары типа «Изменения по налогу на прибыль за 2013 год», и все равно не будет полной уверенности, что отчетность сформирована правильно.

В-третьих, учитываются интересы не контролирующих органов, а хозяйствующих субъектов («в какое время года ему удобнее»!). Государство не мешает, а помогает развиваться бизнесу, а следовательно, экономике страны.

Вот это действительно Россия, которую мы потеряли. В наше время умение читать Налоговый кодекс – это серьезный навык: начал читать большой многосложный абзац, дошел до середины и только стал что-то понимать, как вдруг – звонок. Отвлекли, мысль потерялась, и надо все начинать читать сначала.

Навык № 2. Писать инструкции

Создавать инструкции на рабочие места – очень серьезный навык. Одно дело – знать, как пишутся инструкции, а другое – уметь их писать. Это умение приходит с практикой.

Навык № 3. Задавать вопросы и давать ответы

Казалось бы, а что тут такого сложного?

Одна сотрудница приходит к главному бухгалтеру и говорит: «Вы знаете, я с самого детства ездила отдыхать на море. Мама меня отвозила. Но мама была очень занята, вынуждена много работать, мы жили без отца, и поэтому она оставляла меня тете, и тетя со мной…»

Если вы не остановите этот словесный поток, то вам поведают всю историю жизни. Обязательно нужно уметь останавливать людей: «Подожди, подожди! Что нужно-то?» – «Отгул на завтра». – «Ну так и говори». А если главбух спросит, зачем нужен отгул, следует коротко ответить: «Еду на вокзал встречать тетю». И главному бухгалтеру этого вполне может быть достаточно. Если же он поинтересуется: «А какую такую тетю и почему это так важно?», только тогда бухгалтер должен подробно рассказать всю историю.

Если руководитель не просит, не надо нагружать его лишней информацией. Это, во-первых, раздражает, а во-вторых, отнимает огромное количество времени.

Неэффективное общение происходит и при взаимоотношениях с контрагентами.

Звонит контрагент: «Когда будут документы?» Бухгалтер говорит: «Вы знаете, у нас два курьера, один из них заболел, а у другого очень много клиентов, поэтому документы будут у вас не ранее шести вечера». Сколько здесь лишних слов? Практически все. Что нужно было ответить? «После шести вечера». Если ему этого достаточно – все, так мы экономим и его, и свое время. А если он спросит, почему так поздно, то нужно дать комментарий, но только тогда, когда он сам об этом попросит. Нет ничего более раздражающего, чем задавать конкретный вопрос и не получать на него конкретного ответа.

Моя жена, работающая заместителем главного бухгалтера, как-то попросила меня: «Помоги написать письмо контрагенту. Мы им переплатили, и теперь они должны вернуть нам часть денег. Счет-фактура на одну сумму, а платежное поручение – на двести рублей больше. Как составить письмо?» Я отвечаю: «Да так и составляй. Верните нам, пожалуйста, двести рублей переплаты по такому-то договору. Счет-фактура такая-то, платежное поручение такое-то». Как она потом рассказывала, весь ее офис был потрясен: «Как это так? Никогда так быстро деньги не возвращали, а тут раз – и на следующий же день прислали!»

На самом деле ничего удивительного. Человек сразу понял, чего от него хотят, и вернул. Есть даже такая народная мудрость: «Меньше слов – дешевле телеграмма». Не надо усложнять, надо упрощать.

Некоторые говорят: «Это же деловое письмо, нужны витиеватые фразы, иначе несолидно». Затем садятся за стол и полдня вымучивают «красивый» текст: «Уважаемый господин N! Во исполнение договоренностей между нашими компаниями, достигнутых в результате телефонных переговоров наших генеральных директоров…» Лишнее это все, никому не нужное.

Иногда доходит до смешного. Для выполнения одного из проектов мы приехали в командировку втроем. Нас поселили в заводском профилактории и там же кормили обедами. Но однажды сказали: «Сегодня нам отключают горячую воду, поэтому накормить вас мы не сможем. Поищите где можно пообедать в городе, в каком-нибудь ресторане». Я своей помощнице говорю: «Оля, сейчас приедем на работу, ты, пожалуйста, реши этот вопрос». Она отвечает: «Хорошо». Надо отдать ей должное, она не забыла, сразу по приезде на завод позвонила в ресторан. Но что она при этом спросила! Она задала вопрос: «Здравствуйте, есть ли у вас горячая вода?» Представьте, что должен был подумать администратор ресторана! Помыться к ним кто-то хочет прийти, что ли? Какой вопрос нужно было задать? Правильно: «Покормите?» И получить ответ: «Да, покормим». И все.

Надо постоянно учить сотрудников говорить коротко и по существу. Если каждый раз главный бухгалтер будет обращать на это внимание подчиненных, то постепенно этот навык отработается у всех.

Конечно, никогда не стоит впадать в крайности. Одна женщина, главный бухгалтер, рассказала, как ей на работу позвонила мама и начала что-то долго рассказывать. Главный бухгалтер, загруженная работой, по инерции сказала: «Так, мама, короче, что нужно-то?» – «Доченька, я ж просто по тебе соскучилась, поговорить хочу». – «Ой, мама, прости, да-да, конечно, давай поговорим».

Нельзя бесконечно «строить» своих сотрудников. Иногда главный бухгалтер может и по душам с кем-нибудь поговорить. Но этот процесс все равно должен быть управляемым и иметь определенный смысл. Сейчас же зачастую неэффективное общение носит абсолютно неуправляемый характер, что негативно сказывается на результатах работы бухгалтерии.

Навык № 4. Расставлять приоритеты

Главный бухгалтер может в течение дня дать сотруднику столько распоряжений, что выполнить их за один день невозможно. Надо уметь расставлять приоритеты – что важнее, а что подождет. Бухгалтер должен задуматься и составить план своих действий. Если возникают сомнения – можно уточнить у руководителя.

Навык № 5. В нужную минуту обращаться к руководителю

Это тоже очень серьезный навык. Иногда бухгалтеры начинают напоминать зомби, которые идут, вообще отключив голову, а когда упираются в стену, ударяются об нее, но опять идут и опять ударяются.

Главный бухгалтер, проходя мимо одного из подчиненных, замечает, что тот находится в растерянности, не знает, что делать. А на вопрос «Какие у тебя трудности?» отвечает: «Да вот никак не могу отправить платежку по “Банку-Клиенту”, потому что не понимаю, как правильно указывать код бюджетной классификации». – «Так чего же ты сидишь-то и три часа медитируешь? Оттого, что ты будешь высиживать, знаний не прибавится. Подойди и спроси, если забыла».

Надо приучать своих сотрудников в случае сомнений сразу обращаться к руководителю. Если не согласны с инструкцией – тоже задавайте вопрос. Если уточнение правильное – изменим инструкцию, все в наших руках. Но ни в коем случае не тратьте впустую драгоценное рабочее время.