13.1. Разъяснить, помочь и заинтересовать

Хорошая система учета помогает бизнесу. Плохая – мешает. И в этом заключается одна из главных причин взаимной нелюбви менеджеров и бухгалтеров. Бухгалтерия зачастую создает вещь в себе – учет ради учета, а потом удивляется, когда менеджеры небрежно относятся к первичным документам. Коронная фраза менеджеров: «Зачем? Нам-то что с этого? Вот нужно это бухгалтерии – пусть она этим и занимается».

Чтобы уменьшить количество проблем с первичкой, необходимо минимизировать разницу между оперативной и бухгалтерской системами учета.

Например, продукция не может быть отгружена покупателю со склада без оформления пакета сопроводительных документов. А сформировать его можно только в информационной системе, данные из которой автоматически и моментально попадают в бухгалтерскую систему. Это то, к чему нужно стремиться. В действительности же зачастую эти две системы разрозненны, а данные в бухгалтерскую программу попадают не оперативно и с ошибками.

Правильно настроенная информационная система позволит также существенно повысить контроль над движением документов.

Например, к счету 19 «Налог на добавленную стоимость» можно привязать справочник «Возможность предъявить НДС к зачету», и если счет-фактура по той или иной поставке отсутствует, выбирать статью «нет счета-фактуры», а если неправильно оформлена – статью «заменить счет-фактуру».

Одновременно к счету 19 привязывается справочник «Ответственный отдел», благодаря которому можно в любой момент сформировать отчет о суммах «зависшего» НДС по причине отсутствия первичных документов в разрезе ответственных отделов. И таким образом установить персональную ответственность за истребование документов у контрагентов.

Как вариант аналитику «Ответственный отдел» можно привязать к справочнику «Договор», так как смежные подразделения курируют те или иные договоры. А аналитику «Договор» привязать к счету 19.

В табл. 13.1 приведен пример отчета, который позволяет увидеть дебиторскую задолженность по авансам, выданным и не закрытым накладными или актами, в разрезе ответственных отделов, а также сроков возникновения задолженности.

Таблица 13.1. Пример отчета по авансам, выплаченным поставщикам (формируется на любую дату)

Трения со смежными подразделениями происходят еще и из-за того, что менеджеры не всегда могут понять, чего именно хочет от них бухгалтерия. Что ни сделаешь – все неправильно. Стоит ли удивляться, что менеджеры становятся раздражительными, а качество первичных документов остается низким!

Нужно максимально облегчить процесс работы с документами для «соседей». Полезно создать для менеджеров небольшие инструкции в виде памяток на все случаи жизни. Поехал в командировку по России – собери то-то и оформи так-то. Поехал в командировку за границу – другая памятка. Купил что-то под отчет за наличные деньги – третья. Хотим, чтобы привез правильно оформленный счет-фактуру – даем образец заполнения.

Иногда менеджерам из-за разных графиков работы неудобно привозить документы в бухгалтерию. В таком случае главному бухгалтеру имеет смысл согласовать удобное для обоих подразделений время приемки первичных документов бухгалтерией. Например, выделить дежурного бухгалтера, который приходил бы на работу попозже, чем остальные, но при этом и уходил попозже, принимая по вечерам документы от менеджеров.

Еще лучше – заинтересовать руководителей других отделов. Например, не секрет, что все менеджеры ведут оперативный учет расчетов со своими контрагентами в таблицах Excel. Такая работа отнимает много времени, и, самое главное, эти таблицы содержат много ошибок и с трудом поддаются анализу.

Главный бухгалтер может предложить: «Сколько можно мучиться со своими таблицами? Если вы будете своевременно приносить нам первичку, мы сможем распечатывать вам по первому требованию актуальные отчеты по кредиторской или дебиторской задолженности из 1С». Действительно, в течение считанных секунд можно получить информацию за несколько лет, причем в разрезе договоров и сроков возникновения задолженности.

Если менеджеры будут видеть вместо постоянных упреков искреннее желание бухгалтерии помочь, взаимоотношения станут совсем другими и, самое главное, доля неправильных документов будет существенно ниже.