Как сделать так, чтобы сотрудники своевременно обновляли инструкции

Если инструкции просты, удобны в использовании и на самом деле будут помогать в работе, а вы как руководитель проявите последовательность и не станете баловать сотрудников ответами на их устные вопросы, то проблем с поддержанием рабочих инструкций в актуальном состоянии возникать не будет.

Обновлять рабочие инструкции необходимо каждый раз, когда существенно изменяются условия работы бухгалтеров. Такие изменения могут быть вызваны, например, утверждением нового регламента взаимодействия между отделами или сотрудниками, внедрением нового программного продукта или переходом на его новую версию.

В заключение нужно сказать еще вот о чем. В идеальной бухгалтерии легко можно выделить идеальные рабочие места. Например, рабочее место бухгалтера по заработной плате, бухгалтера по кассе, бухгалтера по банку, бухгалтера по расчетам с поставщиками и т. д. В реальной жизни функции бухгалтеров часто переплетаются между собой самым затейливым образом – что ни компания, то непременно найдутся какие-нибудь особенности. И все зависит от того, каких людей и с каким опытом работы мы смогли найти. Исходя из этого, как правило, и распределяются функции. Не было хорошего зарплатчика – функции по этому участку распределили между двумя другими бухгалтерами. Через некоторое время нашли подходящего специалиста – и все функции, связанные с начислением зарплаты, передали ему.

Несоответствия между идеальной и реальной бухгалтерией будут постоянно. Что в таком случае делать с инструкциями? Как их писать – ориентируясь на человека или на рабочее место? Здесь кроется третья основная ошибка при создании инструкций – руководитель просит сотрудника написать инструкцию, где он должен перечислить все, чем занимается. Если человек 40 % рабочего времени занимается основными средствами, а 60 % – расчетами с поставщиками, то не нужно все включать в один документ.

Инструкция создается на рабочее место, то есть у такого бухгалтера их должно быть две. Люди приходят и уходят, а рабочие инструкции должны оставаться. Компания может вырасти, и вместо одного бухгалтера нужно будет уже два человека: один полностью на основные средства, второй – на расчеты с поставщиками. Не переписывать же из-за этого инструкцию. Проблем с временной подменой бухгалтера на время отпуска или болезни также будет меньше. Достаточно распределить его функции между оставшимися бухгалтерами, снабдив каждого из них соответствующими инструкциями.