Все электронные документы сотрудников – на файл-сервер

Я уже упоминал про необходимость создания файл-сервера, то есть компьютера в сети, на котором должны храниться все рабочие файлы сотрудников компании. Для каждого подразделения на файл-сервере создается своя папка, например «Бухгалтерия» или «Юридический отдел». В каждой папке создаются папки второго уровня, например, в «Бухгалтерии» – «Инструкции на рабочие места», «Учет рабочего времени бухгалтеров», а также личные папки для каждого бухгалтера («Иванова», «Петрова» и т. д.).

Файл-сервер в современной компании просто необходим. Нет ничего хуже, чем искать нужный файл на компьютере человека, который неожиданно заболел. Пароля на вход в компьютер никто не знает, а системный администратор приходит, как обычно, не раньше середины дня. Вот и приходится беспокоить человека, у которого температура 40, чтобы узнать пароль, а потом еще несколько часов искать папку, в которой этот файл может находиться.

А сколько было случаев, когда компьютер, включая жесткий диск, выходил из строя, и вся хранящаяся на нем информация безвозвратно терялась. В случае с файл-сервером такую потерю можно исключить, если настроить ежедневное копирование всех хранящихся на нем данных на резервный сервер.

В текущей работе тоже очень удобно обмениваться файлами. Для этого не нужно использовать электронную почту, достаточно просто зайти в ту или иную папку и найти там требуемый файл.

Главное, о чем нельзя забыть при переходе на единый файл-сервер, – о распределении прав доступа сотрудников к тем или иным папкам. Если сотрудник по роду своей деятельности должен работать с какой-то информацией, то ему предоставляется доступ к папке, где она хранится. Если нет – он даже не будет знать, что такая папка существует.