13.4. Что делать, если ничего не помогает

А что делать, если в распорядительных документах все четко прописано, менеджеры обеспечены памятками, генеральный директор поддерживает главного бухгалтера, а качество первичных документов, поступающих в бухгалтерию, все равно оставляет желать лучшего?

Даже в этом случае не стоит обострять отношения или переходить на повышенные тона.

Для начала нужно сделать «предупредительный выстрел в воздух», а именно поговорить с руководителем отдела снабжения неформально: «Слушай, а ты можешь сделать так, чтобы не было этих задержек? Что тебе мешает? Может быть, я могу тебе чем-нибудь помочь?» Вполне возможно, вы что-то не учли и это легко исправить.

Если не помогает, делаем следующий шаг – «выстрел по ногам», то есть официально проводим через канцелярию служебную записку на имя руководителя отдела снабжения. Общий смысл: «В рамках исполнения таких-то распорядительных документов прошу вас по возможности решить проблему с несвоевременной сдачей первичных документов или предоставить объяснения о причинах невыполнения». Ключевое слово – «по возможности». Не требуйте, а просите.

Если снова не помогает – тогда «выстрел на поражение». Служебная записка на имя генерального директора. Но опять-таки без эмоций и обвинений, а исключительно в конструктивной форме. Обозначаете проблему, причем обязательно в цифрах и с указанием последствий, к которым может привести отсутствие решения по данному вопросу. Пример служебной записки генеральному директору об оптимизации оборотных средств компании приведен ниже.

Генеральному директору

Иванову А. И.

От главного бухгалтера

Петровой Е. Н.

Служебная записка

Уважаемый Александр Иванович!

По данным корпоративной информационной системы 1С, за прошлый месяц из отдела материально-технического снабжения в бухгалтерию позже установленных сроков были сданы 53 счета-фактуры на общую сумму 1,18 миллиона рублей. В результате в бюджет был переплачен НДС в размере 180 тысяч рублей.

Также в прошлом месяце были представлены 24 счета-фактуры ненадлежащего качества на общую сумму 590 тысяч рублей (в том числе НДС – 90 тысяч рублей), исправление которых произошло также позже установленных сроков.

Так как данная ситуация повторяется из месяца в месяц, сумма в размере порядка 300 тысяч рублей постоянно заморожена в расчетах с бюджетом, в то время как дефицит оборотных средств приходится покрывать за счет овердрафта банка.

В случае существенности данной проблемы предлагаю провести рабочую встречу с вашим участием, а также с участием руководителя отдела материально-технического снабжения и главного бухгалтера. Цель рабочей встречи – выяснить причины задержек в предоставлении документов и рассмотреть возможные способы их устранения.

С уважением, Петрова Е. Н.

Дата, подпись

Может быть, в результате всех ваших действий ничего не изменится, но вы сделаете все, что в ваших силах, и самое главное, правильно – сберегая нервы и без претензий к вам со стороны генерального директора. Вы ведь его предупреждали.