Анализ проекта

За время всего жизненного цикла проекта менеджер проекта собирает много информации. Иногда эти данные в дальнейшем оказываются невостребованными. Люди снова и снова изобретают колесо в последующих проектах. Многие менеджеры, менеджеры проектов и, в конечном счете, организации, которые на них полагаются, лишаются возможности чему-либо научиться, потому что не тратят время на анализ полученных результатов во время жизненного цикла проекта. Поэтому на ум приходит следующий вопрос: как нам управлять знаниями проекта?

Много лет проработав в менеджменте проектов, я (Бусеро) столкнулся с тем, что менеджеры проектов в Европе всегда страдают от одного и того же: у них нет времени, чтобы остановиться, проанализировать свой опыт и извлечь из него уроки. Когда я работал в многонациональной компании, которая продавала клиентам IT-проекты, я отвечал за определение и внедрение процесса управления знанием для консультирующих организаций. Младшие и старшие менеджеры проектов получали поддержку нашего офиса управления проектами. Все они говорили: «Мы заново изобретаем колесо с каждым новым проектом, но у нас нет возможности потратить время на то, чтобы обсудить в команде наши проекты». Эта ситуация безумна, но такова реальность.

Обучение на собственном опыте не является приоритетом во многих организациях. В бизнесе по продаже решений менеджеры наверху хотят продавать больше и больше, а учиться на основе проектов, которые они спонсируют, им, кажется, неинтересно.

Как организация, продающая решения, мы должны достигать прибыльных результатов благодаря нашим клиентским проектам. В то время результаты проектов были не очень хороши, но стратегическое направление заключалось в улучшении и достижении следующего уровня зрелости организации. Тогда я предложил внедрить улучшенный процесс, используя офис управления проектами, и получил зеленый свет от топ-менеджмента.

Мы начали с идентификации проектов в нашем портфеле и навыков и опыта менеджеров проектов в нашей организации. Затем мы, как офис управления проектами, провели презентацию для менеджеров проектов и вышестоящих менеджеров на тему, как собирать ценную информацию во время жизненного цикла проекта, учитывая бюджетные и временные ограничения организации. Итогом стало применение «кратких описаний проекта», сессий на полдня с целью выявления опыта, полученного благодаря проекту, определение полезных знаний и идентификация возможности улучшения навыков или методологии для всех заинтересованных лиц.

Каковы были цели этих сессий?

• Обсудить успехи и опыт, полученный на стадиях продажи и внедрения проекта.

• Сконцентрироваться на ключевых темах, таких как управление масштабом и проектом, общение, разрешение проблем, проблемы и успехи.

• Оценка успехов и обучение более эффективному осуществлению последовательных стадий или проектов для клиентов.

• Идентификация инструментов и передовых практик, которые можно распространить более широко.

Какова ценность таких сессий? Они создавали ценность для профессионалов, команды проекта, менеджера проекта и для всей остальной организации. Профессионалы повышали уровень работы и углубляли опыт членов команды, делясь опытом друг с другом, избегая лишней работы, убеждаясь в том, что все члены команды понимают, над чем работает каждый человек, и разрешали затруднения на ранних стадиях проекта, сделав их прозрачными и спокойными.

Команда проекта повышала уровень своего обучения и успехи текущей проектной работы, могла сбалансировать все в данном проекте для более последовательного внедрения, а также получала вместе с командой продаж лучшее понимание точки зрения клиента (если он участвовал в сессии).

Другие команды проекта узнавали, как можно повторно использовать существующие инструменты, идентифицировали команды проекта, которые завершили сходные проекты, и были способны использовать свое обучение, чтобы расширить итоги проекта и избежать дорогостоящих ошибок.

Менеджеры проекта могли оценить успехи использования определенных методологий и решений и узнавали о возможностях для продаж и предложения решений.

Организации эти сессии позволяли избавиться от ненужной работы и больше внимания уделять улучшению удовлетворения клиентов и росту продаж.