ПОДГОТОВКА ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Менеджеров проектов могут пригласить для подготовки предложений для клиентов, которые часто называют RFP (запрос предложения), или RFQ (request for quotation — запрос цитирования), или даже RFI (request for information — запрос информации). Задача часто оказывается непростой, в основном потому, что у вас недостаточно времени, чтобы пообщаться с клиентом во время подготовки предложения. Это приводит ко множеству предположений, способных повлиять на качество предложения и на будущее проекта. Цель в том, чтобы разработать выигрышное предложение проекта. Предложения — это база для начала проектов. Успешные предложения хорошо спланированы, хорошо написаны, связны и конкурентоспособны.

Предложения могут быть адресованы как внешним, так и внутренним клиентам. У любой попытки создать предложение есть команда и лидер. Учитывая временную природу такой команды, ее лидер должен быть способен быстро собрать и мотивировать людей. Он должен донести до команды разработки предложения его необходимость и важность для организации.

Предложение рассказывает потенциальному клиенту о том, как вы осуществите его требования или реализуете его потребности. Для того чтобы заключить контракт с любым предложением, потребуется целенаправленное усилие по разработке документа, подходящего потенциальному клиенту. Успешные предложения проектов развития требуют дисциплины. Самое сложное при составлении предложения — передать необходимое сообщение и обозначить свою преданность делу. Привлеките лучших специалистов из всех требующихся отраслей, чтобы приготовить предложение. Лидеры разработки предложения должны убедиться в том, что для каждого задания есть квалифицированное лицо, назначенное на свою часть работы над предложением. Разработайте расписание работы над предложением, чтобы быть уверенным, что вы укладываетесь во все важные сроки. Очень важно работать по графику, чтобы убедиться, что предложение будет доставлено клиенту вовремя. Наш опыт показывает, что в большинстве случаев на команды разработки предложений очень давят из-за нехватки времени. Это приводит к ошибкам и упущениям. Планируйте выполнение задач и оставьте время на редактуру предложения, чтобы исключить любые ошибки.

Стратегия, которой мы предлагаем следовать, чтобы заключить сделку, выглядит следующим образом.

1. Разберитесь в требованиях и нуждах клиента.

2. Узнайте и проанализируйте предложения ваших конкурентов.

3. Оцените то, что может предложить ваша организация.

4. Примите решение о том, как оформить ваше предложение, которое с наибольшей вероятностью приведет к победе.