Нас пугают, а мы боимся

Бояться, что Налоговая служба доначислит вам НДФЛ или страховые взносы, не стоит. Было время, Налоговая служба просила удерживать НДФЛ с подотчётных сумм. Об этом, например, говорилось в письмах УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28–11/097861 и от 27.03.2006 № 28–11/23487. Но сейчас это все как-то заглохло.

Итак, что мы с вами имеем сегодня? До тех пор, пока организация не списала выданные под отчёт средства в свой убыток, обязательства уплаты каких-либо налогов, вроде бы, не возникают.

Обратите внимание: в этой ситуации нельзя говорить и о материальной выгоде. Условием её возникновения является заключение письменного договора между организацией и физическим лицом, но Положением такой способ выдачи денег под отчёт не предусмотрен. Поэтому нет никаких оснований начислять материальную выгоду в виде экономии на процентах. Невозврат подотчетных сумм приводит лишь к одному – у сотрудника возникает задолженность по возврату полученных от организации под отчет денежных средств. Все! И получение сотрудником денег в такой ситуации не может автоматически считаться его доходом. Таким образом, вы можете «подвесить» ситуацию при условии, что ни организация, ни физическое лицо никаких действий предпринимать не станут.

Как долго может сохраняться этот status quo? До тех пор, пока организация не спишет выданную под отчёт сумму в расходы (п.п.2 п.2 статьи 265 НК РФ) по истечении установленного срока исковой давности (3 года). Кое-кто старается этот срок продлевать путём бумажной переписки или возвратом части сумм до бесконечности, но сейчас законодатель ограничил общий срок исковой давности десятью годами (п. 2 ст. 196 ГИ РФ). Так что через 10 лет вам всё равно придётся списывать эти средства. Ну да ничего. 10 лет – очень большой срок. Как в той сказке: что-то за это время наверняка случится. Или падишах скончается, или ходжа Насреддин помрёт, или ишак сдохнет… То есть: изменится законодательство, будет реорганизовано юридическое лицо или получатель подотчётных средств уедет за границу – сказочное количество вариантов.

Но если организация простит долг работнику и спишет его, то она будет обязана исчислить НДФЛ и страховые взносы (Минфин России в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Если вы не желаете платить НДФЛ и страховые взносы, то этого делать не нужно, так как доход сотрудника возникает в момент списания.