Задокументировано – как зацементировано

Письменные доказательства, особенно в строгой документарной форме, требуются не только в суде.

Наличие таких источников способно снять самые сложные вопросы при общении заказчика и исполнителя в таких областях, как аудит и консультационные услуги.

Пакет документов должен включать в себя копии контракта, технического задания, платёжный поручений и коммерческого предложения. Кроме того, в пакет следует включить отчёты ответственных лиц (аудиторов и консультантов), а также всю деловую переписку с ними.

При реализации проекта следует назначить сотрудника, отвечающего за документирование проекта. Он должен собирать и отвечать за хранение не только все вышеуказанных документов, но и заниматься документированием всех ключевых совещаний и переговоров.

В фирме ФБКА используется практика: наши аудиторы и консультанты фиксируют в бумажной форме все договорённости, а затем копии направляются заказчику. Рекомендую.

Напоследок маленький совет. Не стоит пренебрегать организационными «мелочами». Аудиторы – тоже люди. Если вы обеспечите их удобной рабочей комнатой, позаботитесь о транспорте и гостинице– работа пойдёт веселее. И эффективней.

16.01.2012